Заказ клиента в 1С: от справочника до отгрузки
Содержание
Заказ клиента в 1С
:Управление торговлей делают через раздел Продажи → Заказы клиентов кнопкой «Создать». Документ фиксирует, что и по какой цене клиент собирается купить, резервирует под него товар и становится основанием для счёта и отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного заказа нет — его роль играет «Счёт покупателю» (Продажи → Счета покупателям), а в 1С:Управление нашей фирмой — «Заказ покупателя».
Чтобы сделать заказ в 1С по-настоящему рабочим, нужны три вещи: включённая опция заказов в настройках, заполненные справочники (клиент, номенклатура, цены) и решение по остатку — отгрузить сразу, зарезервировать на складе или поставить под заказ поставщику . Ниже — весь путь на примере УТ 11, с отличиями для Бухгалтерии и УНФ.
Что подготовить до оформления заказа
Заказ собирается из уже существующих справочников. Если их не заполнить заранее, оформление застопорится на первой же строке. Понадобятся:
- 👤 Клиент (партнёр и контрагент). В УТ 11 это две разные сущности: партнёр — компания или человек как участник отношений, контрагент — юрлицо или ИП, с которым заключён договор. Заводятся в
НСИ и администрирование → Партнёры (клиенты). - 📦 Номенклатура. Карточки товаров и услуг —
НСИ и администрирование → Номенклатура. У каждой позиции должна быть единица измерения и, если ведёте НДС, ставка налога. - 💱 Вид цены. По нему цена подставится в заказ автоматически. Виды цен задаются в
CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен. В Бухгалтерии аналог называется иначе — типы цен номенклатуры, не путайте термины. - 📑 Соглашение или договор. В соглашении с клиентом хранятся условия по умолчанию: вид цены, склад, валюта, порядок оплаты. Подставив соглашение в заказ, вы заполните половину шапки одним выбором.
- 🏬 Склад. Тот, с которого планируется отгрузка. Остатки по нему и будут проверяться при резервировании.
Если клиент новый, не обязательно выходить из заказа — карточку партнёра и контрагента можно создать прямо из поля «Клиент» по кнопке «+». Главное, не плодить дубли: сначала проверьте, нет ли уже такой компании по ИНН.
Где создать заказ и как включить заказы в настройках
Если раздела Продажи → Заказы клиентов в меню нет, значит функциональная опция выключена. Включается она в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, блок «Оптовые продажи», флажок «Заказы клиентов». Там же выбирается вариант использования заказов — это ключевая развилка:
- Заказ как счёт — заказ только печатает счёт и ни на что не влияет: ни резерва, ни статусов. Подходит для простой схемы «выставили — отгрузили».
- Заказ со склада — под заказ резервируется товар, который уже есть на складе.
- Заказ со склада и под заказ — можно резервировать имеющееся и одновременно заказывать недостающее у поставщика. Самый полный режим, в нём появляются статусы и обеспечение.
Выбирайте вариант под реальную схему работы: лишние возможности усложняют оформление, а их нехватка потом заставит переделывать настройку.
Сам документ создаётся кнопкой «Создать» в списке заказов. В шапке укажите клиента, соглашение (оно подтянет склад и вид цены), при необходимости поправьте дату и организацию. В разных конфигурациях документ и путь отличаются:
| Конфигурация | Документ | Где создать |
|---|---|---|
| УТ 11, ERP, КА 2 | Заказ клиента | Продажи → Заказы клиентов |
| Бухгалтерия 3.0 | Счёт покупателю | Продажи → Счета покупателям |
| УНФ | Заказ покупателя | Продажи → Заказы покупателей |
В Бухгалтерии 3.0 «Счёт покупателю» не резервирует товар и не управляет обеспечением — это платёжно-печатный документ. Если нужны резервы и контроль исполнения, полноценные заказы ведут в УТ или ERP, а Бухгалтерию используют для учёта по факту отгрузки.
Как добавить товары и подставить цены
Товары заносятся в табличную часть «Товары». Три способа заполнения:
- Построчно — кнопка «Добавить», выбор позиции из справочника. Годится, когда строк немного.
- Через подбор — кнопка «Подбор» (или «Заполнить → Подобрать товары») открывает форму с остатками и ценами, где можно отметить сразу десятки позиций и указать количество.
- Загрузкой из файла — если клиент прислал спецификацию в таблице, строки переносят через буфер обмена или загрузку из внешнего файла.
Цена подставляется по виду цены из соглашения. Если цены не заполнились или вы меняли вид цены вручную, нажмите «Заполнить цены» — система пересчитает строки по действующему прайсу. Проверьте колонку «Цена» и итог: если видите нули, значит для товара в этом виде цены цена не установлена.
Автоматические скидки (по объёму, по сегменту клиента, акционные) рассчитываются при проведении, если они настроены в маркетинге. Разовую скидку на конкретную строку можно задать вручную в колонке «% скидки».
Два момента, из-за которых потом расходятся суммы:
- Валюта. Она берётся из соглашения. Если ведёте расчёты в валюте, курс подтянется на дату документа — проверьте, что он загружен, иначе сумма посчитается по нулю или по старому курсу.
- НДС в цене. В соглашении указано, включает цена налог или нет. От этого зависит, прибавится НДС к сумме сверху или выделится из неё. Перепутанная настройка даёт расхождение ровно на ставку налога.
Единица измерения в заказе берётся из карточки номенклатуры. Если продаёте в упаковках, а учёт ведёте в штуках, заведите в карточке упаковку с коэффициентом — тогда в заказе выберете «упаковка», а резерв и отгрузка пересчитаются в штуки сами.
Резервирование товара и контроль обеспеченности
В варианте «Заказ со склада и под заказ» у каждой строки есть колонка «Действие» (в части релизов — «Вариант обеспечения»). Она и решает судьбу позиции:
- Отгрузить — товар есть и уйдёт клиенту сразу.
- Резервировать по складу — товар есть, его бронируют под этот заказ, чужие отгрузки его уже не заберут.
- К обеспечению — товара не хватает, строка попадёт в потребность для закупки у поставщика.
- Не обеспечивать — строка висит без резерва и без заказа поставщику.
Заполнять построчно долго, поэтому есть кнопка «Обеспечение» → «Заполнить обеспечение»: она разом проставит действия по текущим остаткам — что можно, зарезервирует, остальное отправит в потребность. После этого видно, какая часть заказа готова к отгрузке, а какая ждёт поставки.
Резерв считается от доступного остатка, а не от физического. На складе может лежать сто единиц товара, но если восемьдесят уже забронированы под другие заказы, под ваш система зарезервирует только двадцать, а остальное предложит поставить под заказ поставщику. Поэтому ориентируйтесь не на то, что лежит на полке, а на свободный к продаже остаток — его и показывает форма обеспечения.
Резерв блокирует товар на складе для всех остальных заказов и отгрузок. Если набронировать позиции и забыть про них, склад покажет нехватку там, где физически товар лежит. Снимайте резервы по отменённым и зависшим заказам.
Если нужно забронировать товар жёстко под конкретный заказ, чтобы его не забрала ни одна другая отгрузка, используется обособленное обеспечение (действие «Отгрузить обособленно»). Это уместно для позиций под конкретного клиента — например, товара с индивидуальными характеристиками. Для обычной розницы со склада хватает простого резерва.
Как проследить оплату по заказу
Порядок оплаты задаётся на отдельной вкладке заказа — этапы оплаты. Каждый этап это условие: аванс, предоплата или кредит (оплата после отгрузки), с процентом суммы и датой. Типовые схемы:
- Полная предоплата — один этап «Предоплата (до обеспечения)» на 100%. Резерв и отгрузка — только после денег.
- Аванс + остаток — два этапа: аванс при заказе, остаток по факту отгрузки.
- Отсрочка — этап «Кредит» с датой, до которой клиент должен рассчитаться.
Этапы оплаты влияют и на резерв: при условии «оплата до обеспечения» товар не бронируется, пока не поступит аванс. Это удобный предохранитель против резервов под неплательщиков.
Текущий долг по заказу виден прямо в списке заказов, если вывести колонку состояния оплаты, и в отчётах по взаиморасчётам с клиентами. Прежде чем закрывать заказ с незакрытым авансом, решите, что с деньгами: возврат клиенту или зачёт в счёт другой поставки — само закрытие заказа долг не гасит.
Печать счёта и отправка клиенту
Из проведённого заказа печатают нужный документ через кнопку «Печать»:
- Счёт на оплату — для перечисления денег. Реквизиты организации и банка подтягиваются из настроек.
- Коммерческое предложение — если заказ ещё на стадии согласования цены.
- Печатная форма заказа — спецификация позиций и сумм для клиента.
Готовую форму отправляют клиенту двумя путями. Первый — кнопка сохранения в файл: форму выгружают в PDF или Excel и прикрепляют к письму. Второй — отправка прямо из 1С по кнопке с конвертом, если в программе настроена учётная запись электронной почты (НСИ и администрирование → Органайзер → Почта).
Чтобы в счёте стояли подпись и печать, загрузите их картинками в карточку организации (НСИ и администрирование → Реквизиты организации, вкладка с логотипом и печатью). Тогда клиент получит счёт, готовый к оплате без досылки скана.
Проведение, статусы и контроль исполнения
Заказ нужно провести — кнопка «Провести и закрыть» или «Провести». Непроведённый документ резерв не ставит и в отчётах не участвует.
Если включён вариант с обеспечением, у заказа появляется статус, который вы меняете вручную:
Отдельно от статуса программа сама считает текущее состояние заказа: готов к отгрузке, частично отгружен, ожидается оплата. Его менять руками не нужно — это подсказка по факту движений.
Отмена и закрытие. Чтобы прекратить заказ, который клиент отменил, переведите его в статус «Закрыт» и выберите причину из списка (её можно пополнять). Не удаляйте заказ, по которому уже были отгрузки или оплаты — удаление оставит движения без документа-основания. Закрытие с причиной корректнее: история сохранится, а резерв снимется.
Когда товар оплачен и готов к отгрузке, реализацию вводят прямо из заказа: кнопка «Создать на основании → Реализация товаров и услуг». Позиции, количество и резервы перенесутся в новый документ, вам останется проверить склад и провести. Именно реализация списывает товар и снимает резерв — сам заказ остаток склада не трогает.
Контролируют исполнение из списка заказов. Включите в нём отбор по статусу и колонку состояния — сразу видно, какие заказы ждут оплаты, какие готовы к отгрузке, а какие зависли. По частично отгруженным заказам остаток легко дособрать повторной отгрузкой на основании того же документа: программа предложит к отгрузке только незакрытый остаток.