Как сформировать справку о доходах 2-НДФЛ в программе 1С

Справку формируют в разделе Отчётность, справки → 2-НДФЛ для сотрудников (в 1С:ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → 2-НДФЛ для сотрудников (в 1С:Бухгалтерии 3.0). Нажимаете Создать, выбираете организацию, сотрудника и год, жмёте Заполнить — программа подтягивает доходы, вычеты и удержанный налог из расчётов. Остаётся проверить суммы и напечатать.

Если вы пришли по запросу «форма 127», речь идёт о той же справке о доходах и суммах налога физического лица — так её обозначают в части источников. Официально с отчётности за 2021 год отдельной справки 2-НДФЛ в налоговую больше нет: сведения по каждому работнику входят в годовой расчёт 6-НДФЛ. А вот справку для самого работника выдают как раньше — по его заявлению, в день обращения.

Дальше — где её взять в разных конфигурациях, как заполнить без пустых сумм и чем сверить результат.

Что такое справка 2-НДФЛ и кому её выдают

Полное название документа — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Это выписка по одному сотруднику за календарный год: сколько начислено, какие применены вычеты, сколько НДФЛ исчислено, удержано и перечислено.

Справку запрашивают в типичных ситуациях:

• 🏦 для банка — при оформлении кредита или ипотеки;
• 🏢 на новое место работы — чтобы учесть доходы с начала года и правильно посчитать вычеты;
• 👶 для пособий и субсидий — в соцзащиту или МФЦ;
• ✈️ в посольство — для визы;
• 🧾 при увольнении — её выдают вместе с другими документами в последний рабочий день.

Выдать справку работодатель обязан по письменному заявлению работника — это прямая норма налогового и трудового законодательства. Отдельный срок для справки о доходах не установлен, но ориентир безопасный: не дольше трёх рабочих дней со дня заявления, а при увольнении — в день расчёта.

Сотрудник получает справку в удобном ему виде — распечатанной с подписью или файлом. Банки и госорганы, как правило, принимают оба варианта; уточнять формат имеет смысл только у конкретного получателя, если он задаёт особые требования к заверению.

Где в 1С найти справку и что подготовить заранее

Путь к документу зависит от конфигурации. Он стабилен, запоминать поиск по формам не нужно.

В рознице, в «Управлении торговлей» и в базовой «Бухгалтерии» без блока зарплаты этого документа нет — там кадры и НДФЛ не считаются.

Перед формированием имеет смысл закрыть несколько хвостов, иначе суммы в справке «поедут». Отметьте по списку, что готово:

Самая частая причина нулей и расхождений — непроведённые межрасчётные документы: больничный или премию начислили, а в учёт НДФЛ они ещё не попали.

Пошаговое формирование справки в 1С:ЗУП

Разберём на примере 1С:ЗУП 3.1 — в «Бухгалтерии» всё то же самое, отличается только вход.

1. Откройте Отчётность, справки → 2-НДФЛ для сотрудников и нажмите Создать.
2. В шапке выберите организацию (если их несколько) и год. Для справки за текущий год оставьте текущий.
3. В поле сотрудника выберите нужного человека из справочника физических лиц.
4. Нажмите Заполнить. Программа соберёт доходы по кодам, вычеты и суммы налога из регистров учёта НДФЛ.
5. Проверьте табличную часть: помесячные доходы с кодами (оклад — 2000, отпуск — 2012, больничный — 2300, премия — 2002 или 2003), ниже — вычеты и итоговые суммы налога.
6. Сверьте строки «Исчислено», «Удержано» и «Перечислено». В норме для закрытого периода они совпадают.
7. Нажмите Печать и выберите форму для выдачи сотруднику, либо Выгрузить — чтобы сохранить файл .

После печати или выгрузки документ лучше записать и провести — тогда выданная справка останется в базе, и к ней можно будет вернуться.

Как выбрать правильный год и период

Справку всегда формируют за календарный год целиком — в ней нет произвольного периода «с марта по июль». Если сотруднику нужны доходы за часть года, он всё равно получает годовую справку, где видны нужные месяцы. Для данных за прошлые годы просто меняйте год в шапке — старые периоды хранятся в базе, пока их не свернули.

Как проверить справку перед выдачей

Главный принцип — не доверять автозаполнению вслепую. Три отчёта в разделе Налоги и взносы (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате (в Бухгалтерии) закрывают почти все вопросы.

• «Анализ НДФЛ по месяцам» — показывает исчисленный, удержанный и перечисленный налог помесячно. Удобно ловить месяц, где возникло расхождение.
• «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — раскладка по одному человеку: доходы, вычеты, налог по датам. Сверяйте с табличной частью справки строка в строку.
• «Регистр налогового учёта по НДФЛ» — первичный регистр, из которого и собирается справка. Если сумма в справке кажется странной, причина видна здесь.

Отдельно проверьте вычеты. Если у сотрудника есть дети, а в справке блок вычетов пуст, значит заявление на стандартный вычет не внесено или введено не на тот период. Детский вычет перестаёт применяться с месяца, в котором доход с начала года превысил лимит, — это нормальное поведение, а не ошибка.

Полезная сверка на глаз: итог доходов в справке должен совпасть с суммой начислений по расчётным листкам за год. Если человек жалуется, что «в справке меньше, чем я получил», обычно речь о путанице начисленного и суммы на руки — в справку идёт начисленный доход до удержания НДФЛ, а не выплата. Покажите расчётный листок за любой месяц: графа «Начислено» и есть то, что попадает в справку.

Куда уходит справка: сотруднику и в составе 6-НДФЛ

Здесь важно развести два адреса, потому что их часто путают.

Сотруднику справку отдают на руки — в бумажном виде с подписью и печатью (если организация её использует) или файлом. Это та самая справка «2-НДФЛ», которую у вас просят для банка или нового работодателя.

В налоговую отдельную справку 2-НДФЛ больше не сдают. Сведения о доходах каждого работника за год входят в годовой расчёт 6-НДФЛ как Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Формируется оно в 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты, в самом расчёте 6-НДФЛ за год, и уходит в ФНС вместе с ним.

Что из этого следует на практике:

• Чтобы выдать справку человеку — формируете документ 2-НДФЛ для сотрудников.
• Чтобы отчитаться перед инспекцией — заполняете годовой 6-НДФЛ, приложения по сотрудникам заполнятся автоматически из тех же данных.
• Выгрузка в файл для сотрудника делается кнопкой Выгрузить прямо из документа справки; отправка в ФНС — только через 6-НДФЛ.

Если год уже сдан в ФНС, а потом нашлась ошибка в доходах или налоге сотрудника, исправляют не отдельную справку, а подают корректировку 6-НДФЛ за этот год с уточнённым приложением по нему. Сотруднику при этом выдают новую справку с верными суммами. Отдельной «корректирующей 2-НДФЛ» в налоговую, как это было до 2021 года, больше не существует — всё идёт через корректировку годового расчёта.

Частые ошибки и как их исправить

Почти все проблемы со справкой — это не сбой программы, а незакрытые данные в учёте. Найдите свой симптом.

Отдельно про коды доходов: если в справке оклад попал под кодом 4800 («иные доходы») вместо 2000, значит начисление настроено без привязки к нужному коду — поправьте вид расчёта в его настройке, а не вручную в справке.

Массовое формирование справок в крупной компании

Создавать справку на каждого из сотен сотрудников вручную не нужно. В документе 2-НДФЛ для сотрудников можно оставить поле сотрудника пустым и заполнить справки сразу по всем — тогда в один документ попадут строки по каждому физлицу за выбранный год.

Для потока запросов это даёт три рабочих приёма:

1. Групповое заполнение — один документ на организацию и год, внутри все сотрудники. Печатаете из него справку на любого по кнопке выбора.
2. Печать пачкой — из списка выделяете нужных людей и отправляете на печать разом, не открывая каждого.
3. Выгрузка файлов — сохраняете справки файлами для рассылки, если организация обменивается документами с работниками электронно.

Для стабильности в большой базе полезно формировать справки после того, как закрыт месяц и проведены все перечисления НДФЛ. Тогда данные не меняются «под руками», и повторные запросы не дают разных сумм по одному и тому же человеку.

Выданные справки стоит проводить, а не просто печатать из незаписанного документа. Проведённые документы остаются в списке 2-НДФЛ для сотрудников — это и есть журнал того, кому и за какой год вы выдавали справку. Когда человек через полгода просит «такую же, как в марте», вы открываете прежний документ, а не собираете данные заново. Для разных сотрудников за один год можно держать как общий документ, так и отдельные — на поиск и печать это не влияет.

Частые вопросы