Предоплата от покупателя и поставщику в 1С 8.3: документы, зачёт, НДС и возврат

Чтобы сформировать аванс в 1С:Бухгалтерии 3.0, отдельного документа «Аванс» создавать не нужно. Аванс появляется сам, когда оплата пришла раньше отгрузки: проведите поступление с видом операции «Оплата от покупателя», и программа отнесёт сумму на счёт 62.02 «Расчёты по авансам полученным». Аванс поставщику — это списание с видом «Оплата поставщику», сумма уходит на 60.02.

Дальше работает пошаговая логика: при отгрузке или поступлении товаров аванс зачитывается автоматически, а для НДС нужен счёт-фактура на аванс.

Какой документ в 1С выбрать для аванса

Главное правило: программа сама решает, аванс это или погашение долга. Она смотрит на остаток расчётов по договору на дату платежа. Нет долга — сумма становится авансом. Есть долг — сначала гасится он, а излишек уходит в аванс.

Документы банка находятся в разделе Банк и касса → Банковские выписки, кассовые — в Банк и касса → Кассовые документы.

Пошагово: как оформить аванс от покупателя

Пример: ООО «Восток» по договору поставки перечислило 122 000 ₽, в том числе НДС 22% — 22 000 ₽. Отгрузки ещё не было.

Шаг 1. Создайте поступление

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите Поступление. Если выписки загружаются из клиент-банка, документ уже создан — откройте его.
3. Укажите вид операции «Оплата от покупателя».
4. Заполните плательщика, сумму 122 000 и договор.

Шаг 2. Проверьте расшифровку платежа

В табличной части проверьте договор и счета расчётов. Для аванса программа подставляет 62.01 для зачёта и 62.02 для авансов. Поле «Погашение задолженности» оставьте «Автоматически».

Ставка НДС в строке — 22%, сумма НДС 22 000 ₽. Она нужна для счёта-фактуры на аванс.

Шаг 3. Проведите и посмотрите движения

Кнопка ДтКт в форме документа покажет проводку:

• Дт 51 Кт 62.02 — 122 000 ₽, аванс получен.

Если у покупателя был долг, например 20 000 ₽, проводок будет две: Дт 51 Кт 62.01 на 20 000 и Дт 51 Кт 62.02 на 102 000.

Шаг 4. Выпишите счёт-фактуру на аванс

По НК РФ счёт-фактуру на аванс выставляют не позднее 5 календарных дней после получения оплаты. Варианты в БП 3.0:

• 🧾 По одной оплате — внизу формы поступления есть ссылка «Выписать счёт-фактуру». Документ создаётся и проводится сразу.
• 📦 Пакетом — обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс». Её запускают из списка счетов-фактур выданных (раздел Продажи), она собирает все незачтённые авансы за период.

Проводка счёта-фактуры: Дт 76.АВ Кт 68.02 — 22 000 ₽ (122 000 × 22 / 122).

Настройка: когда регистрировать счета-фактуры на аванс

Порядок задаётся в Главное → Налоги и отчёты → НДС. Есть варианты: регистрировать всегда, не регистрировать в течение 5 дней, не регистрировать на авансы, зачтённые до конца месяца или до конца налогового периода.

Вариант «до конца налогового периода» законен только при длительном цикле производства или при согласии всех покупателей — согласуйте его с налоговым консультантом. Безопаснее всего «регистрировать всегда» или «в течение 5 дней».

Предоплата поставщику: как сформировать аванс выданный

Пример: перечисляем поставщику 61 000 ₽, НДС 22% — 11 000 ₽.

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции «Оплата поставщику».
3. Получатель, договор, сумма 61 000 ₽, ставка НДС 22%.
4. Счета расчётов: 60.01 и 60.02, погашение — «Автоматически».
5. Проведите. Проводка: Дт 60.02 Кт 51 — 61 000 ₽.

Обычно сначала создают «Платёжное поручение», а из него — списание. Само платёжное поручение проводок не делает, его можно и не вести, если платежи формируются в клиент-банке.

НДС с аванса выданного

Принимать НДС с перечисленного аванса к вычету — право покупателя, а не обязанность. Для вычета нужны счёт-фактура поставщика на аванс и условие о предоплате в договоре.

• Зарегистрируйте полученный счёт-фактуру: в форме списания есть ссылка для ввода счёта-фактуры поставщика. Укажите его номер и дату.
• Вычет делается документом «Формирование записей книги покупок» в разделе Операции → Регламентные операции НДС: Дт 68.02 Кт 76.ВА — 11 000 ₽.
• После поступления товаров НДС восстанавливают документом «Формирование записей книги продаж»: Дт 76.ВА Кт 68.02.

Автоматический зачёт аванса при отгрузке и поступлении

Зачёт выполняет сам документ реализации или поступления. Внизу формы есть ссылка «Расчёты» — в ней задаются счета и способ погашения.

Что происходит при зачёте в нашем примере:

1. Отгрузка на 91 500 ₽ проводится, программа видит аванс 122 000 ₽ по тому же договору.
2. Формируется Дт 62.02 Кт 62.01 — 91 500 ₽.
3. На 62.02 остаётся 30 500 ₽ незачтённого аванса.
4. При закрытии квартала «Формирование записей книги покупок» предложит вычет 16 500 ₽ (91 500 × 22 / 122). Остаток НДС с аванса — 5 500 ₽ — ждёт следующей отгрузки.

Проверка: 16 500 + 5 500 = 22 000 ₽, весь НДС с аванса учтён.

Для поставщика всё зеркально: «Поступление (акт, накладная)» с погашением «Автоматически» делает Дт 60.01 Кт 60.02.

Если аванс получен по одному договору, а отгрузка — по другому

Автоматический зачёт работает только внутри одного договора. Чтобы перенести аванс, используйте документ «Корректировка долга» (раздел Продажи или Покупки) с видом операции «Перенос задолженности». Укажите договор-источник со счётом 62.02 и договор-получатель.

Частые ошибки при зачёте аванса и как их исправить

Авансы в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 нет плана счетов и проводок. Аванс — это остаток расчётов в пользу клиента по объекту расчётов. Счета 62.02 и 60.02 появятся только в бухгалтерской программе после синхронизации.

Как зафиксировать аванс от клиента

• 📌 Условие о предоплате задаётся в заказе клиента или в соглашении: вариант оплаты и этапы графика (предоплата до отгрузки, аванс до обеспечения, кредит после отгрузки).
• 📌 Сам платёж вводится в разделе Казначейство документом поступления безналичных денежных средств с хозяйственной операцией «Поступление оплаты от клиента». Для кассы — приходный кассовый ордер с той же операцией.
• 📌 В расшифровке платежа укажите объект расчётов: заказ, договор или накладную — зависит от порядка расчётов, выбранного в соглашении или договоре.

Если платёж привязан к заказу, а отгрузка оформлена по этому же заказу, зачёт пройдёт без ручных действий. Окончательное распределение оплат и отгрузок УТ 11 выполняет при закрытии месяца.

Чем УТ 11 отличается от БП 3.0

Как отразить возврат аванса

Возврат делается документом банка или кассы с отдельным видом операции. Списание с видом «Прочее списание» здесь не подходит — он не закроет расчёты.

Возвращаем аванс покупателю

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции «Возврат покупателю».
3. Покупатель, договор, сумма. Пусть возвращаем остаток 30 500 ₽.
4. Проводка: Дт 62.02 Кт 51 — 30 500 ₽.

НДС, начисленный с этой суммы (5 500 ₽), можно принять к вычету. Условия по НК РФ: договор изменён или расторгнут, деньги реально возвращены, прошло не больше года с момента возврата. В 1С вычет отражается тем же «Формированием записей книги покупок» — в нём есть отдельная вкладка для возвращённых авансов. Проводка: Дт 68.02 Кт 76.АВ — 5 500 ₽.

Поставщик вернул наш аванс

1. Банк и касса → Банковские выписки → Поступление.
2. Вид операции «Возврат от поставщика».
3. Проводка: Дт 51 Кт 60.02.

Если НДС с аванса выданного принимали к вычету, его нужно восстановить. Это делает «Формирование записей книги продаж» за квартал возврата: Дт 76.ВА Кт 68.02.

Отчёты для контроля авансов

Сверяйте авансы минимум раз в квартал, до формирования декларации по НДС.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Включите группировку по контрагентам и договорам. Одновременный остаток по Дт 62.01 и Кт 62.02 у одного договора — признак незачтённого аванса.
• 📊 ОСВ по счёту 60 — та же проверка для поставщиков на 60.01 и 60.02.
• 📊 ОСВ по счетам 76.АВ и 76.ВА. Сальдо 76.АВ должно совпадать с суммой НДС с незачтённых авансов: в примере 30 500 × 22 / 122 = 5 500 ₽.
• 📊 Акт сверки взаиморасчётов (Продажи → Акты сверки расчётов) — для подтверждения остатков с контрагентом.
• 📊 Анализ субконто по контрагенту — показывает все счета расчётов одной таблицей.

В УТ 11 используйте отчёты по задолженности и ведомость расчётов с клиентами из раздела Продажи, для поставщиков — аналогичные отчёты из Закупок.

Частые вопросы