Бюджет движения денежных средств в 1С: от статей до план-факта

Настроить и сформировать БДДС в 1С можно в конфигурациях с подсистемой бюджетирования: 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексная автоматизация 2. Порядок такой: включить бюджетирование в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Бюджетирование и планирование, завести статьи бюджетов, собрать модель и вид бюджета «Движение денежных средств», ввести плановые суммы экземпляром бюджета и настроить перенос факта из оплат.

В Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 отдельного бюджетирования нет. Там бюджет ведут в Excel, а факт берут из отчётов по статьям движения денежных средств. Как быть в этих программах, сказано в конце первого раздела.

Подготовка: статьи ДДС и статьи бюджетов

Бюджет денег держится на двух справочниках, и их часто путают.

• 💳 Статьи движения денежных средств — их указывают в платёжках, кассовых ордерах, заявках на расходование. Это источник факта.
• 📊 Статьи бюджетов — строки самого БДДС. Это плановая сторона.

Связывает их правило получения фактических данных. Поэтому сначала наведите порядок в статьях ДДС: без этого факт в бюджете будет кривым при любой настройке.

Как почистить статьи ДДС

1. Откройте список статей ДДС (раздел Казначейство → справочники).
2. Выгрузите список с суммами оборотов за прошлый год любым отчётом по денежным средствам.
3. Найдите статьи с похожими названиями: «Аренда», «Аренда офиса», «Оплата аренды». Слейте их в одну, лишние пометьте на удаление.
4. Проверьте, что у каждой статьи верно указан вид движения: поступление или выбытие.
5. Разнесите статьи по группам, которые совпадают с разделами будущего БДДС: операционная, инвестиционная, финансовая деятельность.

Статьи бюджетов

Статьи бюджетов заводят в разделе Бюджетирование и планирование → настройки и справочники. Для БДДС обычно хватает 20–40 строк. Сотня строк — признак того, что в бюджет перенесли весь справочник статей ДДС, а планировать его никто не будет.

Пример структуры:

У каждой статьи бюджета задают аналитику — разрезы, в которых будут вводить план: контрагент, договор, проект, банковский счёт. Берите только те разрезы, которые реально планируете. Каждая лишняя аналитика умножает строки в экземпляре бюджета.

Если у вас не ERP и не КА

• 📁 Бухгалтерия 3.0. Ведите статьи ДДС аккуратно, а план держите в таблице. Факт берите отчётом по статьям движения денежных средств.
• 📁 УТ 11. Есть заявки на расходование денежных средств и платёжный календарь — это оперативное планирование платежей, а не бюджет на год.
• 📁 УНФ. Есть свой упрощённый бюджет с прогнозом движения денег. Логика та же — статьи, сценарий, план и факт, — но объекты устроены проще, и эта инструкция к ним напрямую не подходит.

Модель бюджетирования, ЦФО и разрезы аналитики

Модель бюджетирования — контейнер, в котором живут виды бюджетов, сценарии и правила. Под одну компанию обычно хватает одной модели.

Что настроить в модели

1. Создайте модель и задайте периодичность: для БДДС — месяц, для платёжного календаря — неделя или день.
2. Укажите валюту бюджетирования. Если работаете в рублях, не включайте валютный учёт «на будущее».
3. Создайте сценарии: «План», «Прогноз», при необходимости «Оптимистичный». Факт хранят отдельно от сценариев — его подтягивают правила.
4. Добавьте этапы подготовки бюджета, если согласуете его в несколько кругов: составление, проверка финансистом, утверждение директором.

ЦФО

В ERP центрами финансовой ответственности выступают подразделения из структуры предприятия. Отдельный справочник ЦФО заводить не нужно.

Что проверить до начала планирования:

• 🏢 у каждого подразделения, которое отвечает за бюджет, есть ответственный;
• 🏢 подразделения в платёжных документах указаны — иначе факт не ляжет на ЦФО;
• 🏢 структура не меняется посреди года. Переименование безопасно, а слияние двух отделов ломает сравнение плана с фактом.

Вид бюджета «Движение денежных средств»

Вид бюджета — это макет: какие строки, колонки и итоги будут в форме. Его рисуют в конструкторе вида бюджета.

• Строки — статьи бюджетов, сгруппированные по видам деятельности.
• Колонки — периоды модели (месяцы), иногда ещё сценарии или ЦФО.
• Итоговые строки — «Чистый денежный поток», «Остаток на начало», «Остаток на конец».

Остатки — это показатели бюджетов, а не статьи. Остаток на конец месяца считается формулой: остаток на начало плюс поступления минус платежи. Остаток на начало следующего месяца ссылается на конец предыдущего. Если сделать остатки статьями и вводить руками, бюджет перестанет сходиться после первой правки.

Как сформировать БДДС: экземпляр бюджета

План вводят документом Экземпляр бюджета. Один экземпляр — одна комбинация «вид бюджета + сценарий + период + при необходимости ЦФО».

Порядок ввода

1. Создайте экземпляр бюджета в разделе Бюджетирование и планирование.
2. Выберите модель, вид бюджета БДДС и сценарий «План».
3. Задайте период — например, январь–декабрь будущего года.
4. Если бюджет собирают по отделам, укажите подразделение.
5. Заполните суммы в ячейках формы. Строки с аналитикой разворачиваются: «Поставщикам» → по контрагентам или договорам.
6. Проверьте итоговые строки: чистый поток и остаток на конец каждого месяца.
7. Запишите экземпляр и отправьте по этапу согласования.

Пример проверки на одном месяце:

Считаем: 5 400 000 − 3 100 000 − 1 450 000 − 380 000 − 250 000 = 220 000. Остаток на конец: 1 200 000 + 220 000 = 1 420 000. Если форма показывает другое, ошибка в формуле показателя, а не в суммах.

Несколько отделов — один бюджет

Когда каждый ЦФО вводит свою часть, удобно делать отдельные экземпляры по подразделениям. Итоговый БДДС компании собирается отчётом по виду бюджета без отбора по подразделению. Так отдел продаж не видит и не правит зарплатный фонд производства.

Автозаполнение плана и копирование прошлых периодов

Вбивать 12 месяцев по 30 строк вручную никто не хочет. Есть три способа ускорить ввод.

Копирование

Скопируйте утверждённый экземпляр прошлого года, смените период и сценарий. Затем пройдитесь по строкам с разовыми суммами: покупка оборудования, получение кредита, штрафы. Их удаляют в первую очередь.

Формулы

Связи, которые стоит считать формулами, а не вводить руками:

• 🧮 Страховые взносы — процент от строки «Зарплата». Для простого примера с ФОТ 1 000 000 руб. и тарифом 30% взносы составят 300 000 руб.; для МСП с пониженным тарифом сверх МРОТ формула сложнее.
• 🧮 НДС к уплате — разница между налогом с поступлений и налогом с платежей, со сдвигом на месяц: квартальный НДС платят равными долями в течение трёх месяцев после квартала.
• 🧮 Остатки — как описано выше.

Перед тем как менять формулы в утверждённом бюджете, скопируйте экземпляр в отдельный сценарий. Пересчёт по формулам перезаписывает введённые руками суммы, а вернуть их можно только из копии.

План-факт: перенос фактических данных и контроль лимитов

Факт в БДДС не вводят руками. Его забирают правила получения фактических данных: каждое правило говорит, из каких оплат и по каким статьям ДДС набрать сумму в статью бюджета.

Настройка правил

1. Для каждой статьи бюджета создайте правило.
2. Источник — данные о движении денежных средств (безналичные и наличные оплаты).
3. Отбор — статьи ДДС, которые сводятся в эту статью бюджета (таблица из раздела про подготовку).
4. Сопоставьте аналитику: контрагент оплаты → контрагент статьи бюджета, подразделение → ЦФО.
5. Запустите расчёт фактических данных за закрытый месяц.

После расчёта откройте отчёт по виду бюджета БДДС и выведите рядом план, факт и отклонение. Отклонение в процентах удобно добавить формулой в макет отчёта.

Как читать план-факт

• 🔴 Факт платежей больше плана по одной статье — смотрите расшифровку до документа оплаты.
• 🟡 Факт поступлений меньше плана — сравните с дебиторской задолженностью: деньги задержаны или продажа не состоялась.
• ⚪ По статье бюджета факт нулевой, а платежи были — статья ДДС не попала в отбор правила. Это ошибка настройки, а не экономия.

Лимиты

Чтобы бюджет не просто фиксировал перерасход, а не давал его допустить, в ERP и КА включают контроль лимитов по заявкам на расходование денежных средств. Заявка, которая превышает остаток лимита по статье, останавливается на согласовании.

Порядок обычно такой: утверждённый план становится лимитом, финансист видит в заявке остаток лимита, решение о превышении принимает ответственный за ЦФО. Начните с мягкого режима — предупреждение без запрета. Жёсткий запрет в первый месяц остановит платежи, у которых аналитика заполнена с ошибкой.

Ошибки внедрения БДДС, которые всплывают через месяц

Эти проблемы не видны при настройке. Они вылезают, когда финансист впервые сравнивает план с фактом.

• ❌ Одна статья ДДС в двух правилах. Оплата поставщику попала и в «Поставщиков», и в «Сырьё». Факт задваивается, итог платежей больше выписки банка.
• ❌ Внутренние перемещения в бюджете. Перевод между своими счетами или снятие наличных учитывают как поступление и платёж. Обороты раздуваются, чистый поток не меняется. Такие статьи ДДС исключите из правил.
• ❌ Факт по дате документа, а не по дате оплаты. Платёжка создана 30-го, списание прошло 2-го. В БДДС она должна попасть в месяц движения денег.
• ❌ Бюджет без остатка на начало. Без стартового остатка по банку и кассе нельзя увидеть кассовый разрыв, а это половина смысла БДДС.
• ❌ План вводят в одном разрезе, факт приходит в другом. План по статьям без контрагентов, а правило факта раскладывает по контрагентам — в отчёте появляются строки с фактом и без плана. Разрезы плана и факта должны совпадать.
• ❌ Структуру бюджета меняют в середине года. Новую статью добавить можно. Перекраивать группы нельзя — сравнение с утверждённым планом развалится.

Сверка, которая ловит большинство таких ошибок: итог поступлений и платежей по факту БДДС за месяц должен совпасть с оборотами по банку и кассе за тот же месяц, за вычетом внутренних перемещений. Расхождение больше нескольких рублей — ищите задвоение или пропуск в правилах.

Частые вопросы