Дебиторская задолженность в 1С:Бухгалтерии 3.0: отчёты, акт сверки, просрочка

Дебиторку в 1С формируют не одной кнопкой, а отчётом по счетам расчётов. Быстрее всего: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 62, группировка по контрагентам и договорам, развёрнутое сальдо. Дебетовое сальдо по 62.01 — это и есть долг покупателей перед вами.

Частое заблуждение — смотреть итоговую строку по счёту 62 целиком. В ней долги одних покупателей «съедаются» авансами других, и цифра получается меньше реальной. Правильная дебиторская задолженность в 1С — это сумма дебетовых остатков по каждому контрагенту и договору отдельно. Ниже пути меню даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Подготовка базы: что проверить до формирования дебиторки

Отчёт показывает только то, что попало в проводки. Если в базе беспорядок, дебиторская задолженность будет «гулять» от запуска к запуску. Перед формированием пройдите по короткому списку.

🔎 Что проверить:

• 📄 Все ли документы проведены. Непроведённая реализация не создаёт долг, непроведённое поступление на расчётный счёт не гасит его. В журнале документов непроведённые видны без зелёной галочки.
• 🧾 Договор в документах. Реализация по одному договору, а оплата — по другому: в итоге по одному договору висит долг, по другому — аванс. Сальдо по контрагенту в целом нулевое, а по договорам развёрнутое.
• 🔁 Способ зачёта авансов. В документах реализации и поступления оплаты по умолчанию стоит автоматический зачёт. Если кто-то переключил его на «Не зачитывать», оплата ляжет на 62.02, а долг на 62.01 останется.
• 🧮 Счета расчётов. Покупатель — 62.01 (расчёты) и 62.02 (авансы). Если реализацию провели с 76.09 или 60.01, долг окажется не там, где вы его ищете.
• 📅 Закрыт ли период. Для дебиторки закрытие месяца не обязательно, но отчёт стоит формировать после того, как бухгалтер загрузил всю банковскую выписку за период.

Если документов прошлых периодов много и они правились задним числом, перепроведите их обработкой группового перепроведения из раздела Операции. Делайте это после резервной копии: перепроведение меняет движения во всех документах выбранного периода.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62: основной отчёт по дебиторке

Этот отчёт — главный способ сформировать дебиторку в 1С. Он показывает долг на начало, движение за период и долг на конец по каждому покупателю.

Пошагово

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Для дебиторки на дату — период, который заканчивается этой датой. Например, 01.01 — 30.09, если нужен долг на 30 сентября.
3. В поле счёта выберите 62.
4. Нажмите Показать настройки. В группировке оставьте или добавьте Контрагенты и Договоры.
5. Включите развёрнутое сальдо по контрагентам. Без этого остатки свернутся и авансы одних покупателей уменьшат долги других.
6. Нажмите Сформировать.

Как читать результат

Дебиторка организации — это итог колонки «Сальдо на конец, Дт» при развёрнутом сальдо. Например, покупатель А должен 120 000 ₽, покупатель Б перечислил аванс 50 000 ₽. Свёрнутое сальдо покажет 70 000 ₽ по дебету. Развёрнутое — 120 000 ₽ по дебету и 50 000 ₽ по кредиту. В баланс идут именно 120 000 ₽.

Детализация до документа

Если нужно понять, из каких отгрузок сложился долг, добавьте в группировку Документы расчетов. Тогда под каждым договором увидите конкретные реализации с непогашенным остатком. Расшифровка любой суммы открывается двойным щелчком — 1С сформирует карточку счёта по этой строке.

Акт сверки с покупателем: подтверждение долга

ОСВ показывает долг по вашим данным. Чтобы его подтвердил покупатель, нужен акт сверки. Он же пригодится для суда и для списания безнадёжного долга.

Как создать акт сверки в 1С

1. Перейдите в Продажи → Акты сверки расчетов (тот же список есть в разделе Покупки).
2. Нажмите Создать.
3. Укажите период, контрагента и, если нужно, договор. Без договора акт соберёт расчёты по всем договорам этого контрагента.
4. На вкладке со счетами учёта расчётов проверьте список. По умолчанию туда попадают счета расчётов с покупателями и поставщиками. Лишние уберите, нужные добавьте.
5. Нажмите Заполнить и выберите заполнение по данным бухгалтерского учёта.
6. На вкладке дополнительных настроек отметьте разбивку по договорам, если у покупателя их несколько.
7. Запишите документ и распечатайте акт через Печать.

Когда покупатель вернёт подписанный акт, перенесите его данные на вкладку «По данным контрагента». 1С покажет расхождение построчно. Нулевое расхождение — долг подтверждён.

Типичные причины расхождений в акте

• 📆 Разные даты. Вы отгрузили 30-го, покупатель оприходовал 2-го числа следующего месяца. Строка есть у обоих, но в разных периодах.
• 💸 Оплата «в пути». Платёж ушёл от покупателя 31-го, к вам на счёт пришёл 1-го.
• 📑 Корректировки и возвраты. Возврат товара или корректировка реализации отражены только у одной стороны.
• 🔀 Не тот договор. У вас оплата сидит на одном договоре, у покупателя — на другом.

Анализ субконто и карточка счёта: где детали по каждому должнику

ОСВ отвечает на вопрос «сколько». Когда нужно понять «почему» и «с какого числа», переходите к двум другим стандартным отчётам. Оба лежат в разделе Отчеты.

Анализ субконто: долг по контрагенту целиком

Откройте Отчеты → Анализ субконто, выберите вид субконто Контрагенты, укажите период и нужного покупателя в отборе. Отчёт сведёт все счета, на которых встречался контрагент.

Это удобно, когда одна и та же компания и покупатель, и поставщик. Например, по 62.01 она должна вам 300 000 ₽, а по 60.01 вы должны ей 180 000 ₽. Чистая задолженность — 120 000 ₽, и её можно закрыть взаимозачётом документом «Корректировка долга ».

Карточка субконто: откуда взялся долг

Если покупатель говорит, что «всё оплатил», формируйте карточку субконто по нему за весь срок отношений. Видно каждую реализацию, каждую оплату и остаток после каждой операции. Обычно за пять минут находится или неучтённый платёж, или реализация без оплаты.

Просроченная дебиторская задолженность: как выделить и что с ней делать

Обычная ОСВ не знает, какой долг уже просрочен. Для этого 1С нужен срок оплаты.

Шаг 1. Задайте срок оплаты в договоре

Откройте договор с покупателем (Справочники → Договоры или из карточки контрагента). Установите в нём срок оплаты в днях. От этого срока 1С отсчитывает просрочку при расчёте резерва по сомнительным долгам.

Шаг 2. Определите возраст долга

Сформируйте ОСВ по счёту 62.01 с группировкой до Документы расчетов. Для каждой реализации с остатком посчитайте: дата отчёта минус дата отгрузки минус срок оплаты. Пример:

• реализация от 15.06, срок оплаты 30 дней;
• оплатить нужно было до 15.07;
• на 30.09 просрочка составляет 77 дней.

Если таких документов много, выгрузите отчёт в Excel кнопкой сохранения в табличный документ и посчитайте разницу дат формулой.

Шаг 3. Решите, что делать с просрочкой

Шаг 4. Резерв по сомнительным долгам в 1С

Чтобы 1С сама начисляла резерв, включите его создание в учётной политике организации (Главное → Учетная политика). После этого в закрытии месяца появится регламентная операция расчёта резервов по сомнительным долгам. Она начисляет резерв проводкой Дт 91.02 Кт 63 и показывает расчёт по каждому должнику.

Подписанный покупателем акт сверки прерывает срок исковой давности: трёхлетний срок начинается заново. Поэтому перед списанием безнадёжного долга проверьте, нет ли в базе подписанных актов за последние три года.

Частые ошибки при формировании дебиторки

Здесь — ошибки именно в отчётах, а не в учёте. Каждая даёт неверную цифру при правильной базе.

1. Свёрнутое сальдо. Самая частая ошибка. Итог по 62 занижен на сумму авансов. Проверка: включите развёрнутое сальдо — если цифра выросла, раньше вы смотрели неверную.
2. Смотрят только 62.01. Авансы, выданные поставщикам (60.02), и прочие дебиторы (76) — тоже дебиторка. В бухгалтерском балансе они попадают в строку дебиторской задолженности.
3. Не та дата окончания периода. Отчёт за 01.09 — 30.09 и отчёт за 01.01 — 30.09 покажут одинаковое конечное сальдо, но многие ставят период «по сегодня» и получают долг с учётом оплат, которые пришли уже после нужной даты.
4. Не выбрана организация. В базе с несколькими организациями отчёт без отбора сложит долги всех юрлиц.
5. Путают аванс и переплату. Кредитовое сальдо на 62.01 — не аванс, а признак ошибки: оплата не зачлась или реализация сторнирована. Его надо разобрать, а не просто вычесть.