Создание карточки договора с контрагентом в 1С

Договор в 1С:Бухгалтерии 3.0 создают в справочнике Договоры — проще всего из карточки контрагента, вкладка «Договоры», кнопка «Создать». Там заполняют вид договора, номер, дату и валюту расчётов, а сам текст соглашения хранят отдельно — файлом через «Присоединённые файлы».

Карточка договора не формирует печатную форму самого соглашения: типовая конфигурация её не содержит. Зато от правильно выбранного вида договора зависит, в какие документы его можно подставить и как программа будет зачитывать авансы и считать задолженность. Ниже — где создать карточку , какие поля важны и что чаще всего заполняют неверно.

Где находится справочник и как открыть карточку

Удобнее всего заводить договор прямо из контрагента — тогда он сразу привязывается к нужной организации и партнёру.

1. Откройте Справочники → Контрагенты и выберите контрагента (или создайте нового).
2. В его карточке перейдите на вкладку Договоры.
3. Нажмите Создать.

Если нужен общий список всех договоров, откройте его напрямую: Справочники → Покупки → Договоры или Справочники → Продажи → Договоры — это один и тот же справочник, показанный с разных разделов. Здесь список можно отфильтровать по контрагенту, виду договора и организации.

Один контрагент может иметь несколько договоров: отдельно на поставку, отдельно на возвратную тару, отдельно рамочный. Это нормально и помогает развести расчёты. Чтобы быстро найти нужный договор в длинном списке, используйте строку поиска над таблицей — она ищет по номеру, наименованию и контрагенту одновременно.

Как выбрать вид договора

Вид договора — главное поле карточки. Оно определяет, в каких документах договор доступен для выбора. Поменять вид после того, как по договору прошли движения, программа обычно не даёт, поэтому выбирайте сразу правильно.

Вид «С поставщиком» и «С покупателем» — не взаимозаменяемы. Если с одним контрагентом вы и покупаете, и продаёте, заведите два разных договора. Один договор не может одновременно обслуживать поступления и реализации.

Вид «Прочее» выбирают, когда движение не привязано к номенклатуре: например, расчёты по займу или по аренде, которые проводят через Операцию или Списание с расчётного счёта с видом операции «Прочее».

Заполнение реквизитов и условий расчётов

После выбора вида заполните реквизиты. Обязательные — отмечены красной чертой.

• Номер и от — номер договора и дата заключения. Можно оставить как в бумажном оригинале.
• Организация и Контрагент — подставляются автоматически, если создавали из карточки контрагента.
• Расчёты — валюта договора и порядок оплаты. По умолчанию рубли; для валютного договора выберите валюту, тогда суммы в документах можно будет вести в ней.
• Вид взаиморасчётов — произвольный признак для группировки договоров в отчётах, заполнять необязательно.

Отдельно разверните группу настроек зачёта авансов. Способ зачёта аванса определяет, как программа закрывает предоплату:

• Автоматически — аванс зачитывается при проведении отгрузки или поступления, по сальдо. Подходит большинству.
• По документу — аванс зачтётся только против конкретного документа, указанного вручную. Нужен, когда предоплат много и их нельзя путать.
• Не зачитывать — программа не трогает аванс сама, зачёт делаете документом Корректировка долга.

Для контроля сроков задайте Срок оплаты — число дней от даты документа, после которого долг считается просроченным. Это поле питает отчёты по задолженности (о них ниже).

Поле Цены в договоре задаёт тип цен, который будет подставляться в документы по этому договору по умолчанию. Если у вас настроены типы цен (например, «Оптовая», «Розничная»), укажите нужный — тогда при подборе номенклатуры цена подтянется автоматически. Если типы цен не ведёте, поле можно оставить пустым.

Договор в валюте и расчёты в условных единицах

Если расчёты ведутся не в рублях, валюту задают в группе Расчёты. От сочетания валюты договора и валюты оплаты зависит тип расчётов:

• Валюта договора — рубли, оплата в рублях — обычный рублёвый договор, разниц не возникает.
• Валюта договора — иностранная, оплата в той же валюте — валютный договор. Применяют с нерезидентами и при наличии валютного счёта; возникают курсовые разницы.
• Валюта договора — иностранная, оплата в рублях — расчёты в условных единицах (у.е.). Цены фиксируют в валюте, а платят рублями по курсу. Возникают курсовые разницы между датой отгрузки и датой оплаты.

Для расчётов в у.е. в карточке ставят иностранную валюту договора и флаг, что оплата идёт в рублях. Курс берётся из справочника Валюты — его нужно заранее загрузить: Справочники → Валюты → Загрузить курсы валют.

Курсовые разницы программа начисляет автоматически при проведении оплаты и при закрытии месяца — отдельных действий от бухгалтера это обычно не требует. Важно лишь, чтобы валюта в договоре, в документах и в банковской выписке была согласована.

Банковский счёт, счета учёта и реквизиты для документов

В договоре можно заранее указать банковский счёт контрагента, который будет подставляться в платёжные документы. Это удобно, когда у партнёра несколько счетов и платить нужно на конкретный.

Счета учёта расчётов (60.01, 62.01 и авансовые 60.02, 62.02) в типовой БП задаются не в договоре, а в регистре Счета учёта расчётов с контрагентами: Справочники → Покупки (или Продажи) → Счета учёта расчётов с контрагентами. Там можно настроить счета для конкретного договора, если они отличаются от общих.

Прикрепление файла договора и печать

Самого текста договора карточка не печатает — хранят его файлом.

1. В открытой карточке договора нажмите значок скрепки или ЕЩЁ → Присоединённые файлы.
2. Нажмите Добавить и загрузите скан подписанного договора или файл Word/PDF.
3. Файл сохранится в базе (или в томе хранения файлов, если он настроен) и будет открываться прямо из карточки.

Так к договору привязывают подписанный оригинал, приложения, спецификации и дополнительные соглашения. Для совместной работы файл можно открыть на редактирование и вернуть новую версию — программа хранит историю версий, и всегда видно, кто и когда менял документ.

Хранение сканов в самой базе увеличивает её размер. Если файлов много, администратору стоит настроить тома хранения файлов в отдельном каталоге — тогда база не разрастается, а вложения лежат на диске. Для бухгалтера порядок прикрепления при этом не меняется.

Если нужен счёт на оплату или акт — их печатают не из договора, а из соответствующих документов (Счёт покупателю, Реализация), где договор лишь подставляется в шапку. В печатную форму счёта номер и дата договора попадают автоматически.

Контроль задолженности и лимитов по договору

Заданный в карточке Срок оплаты и ведение расчётов в разрезе договоров позволяют отслеживать долги. Основные отчёты:

• Задолженность покупателей и Задолженность поставщикам — Руководителю или раздел Продажи/Покупки. Показывают сальдо по каждому контрагенту и договору, с выделением просрочки по заданному сроку оплаты.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 или 60 с группировкой по субконто «Договоры» — быстрый способ увидеть остатки по всем договорам контрагента.
• Акт сверки взаимных расчётов — Покупки/Продажи → Акт сверки расчётов. Формируется по контрагенту в целом или по отдельному договору.

Чтобы отчёты показывали остатки по каждому договору, а не общей суммой по контрагенту, расчёты должны вестись в разрезе договоров — это стандартное поведение типовой конфигурации. Если же в одной карточке контрагента смешаны разные направления, разнесите документы по отдельным договорам: тогда просрочка по поставке не будет перекрываться авансом по другой сделке.

Жёсткого лимита суммы по договору в типовой 1С:Бухгалтерии нет — она не блокирует отгрузку при превышении долга. Контроль лимита кредита и автоматическую блокировку отгрузки реализует 1С:Управление торговлей (УТ 11) через механизм контроля задолженности. Если такой контроль нужен в учётной базе, его настраивают отдельным расширением или ведут вручную по отчётам — например, еженедельно формируют задолженность покупателей с отбором по просроченным.

Типичные ошибки при создании договора

Ошибки в карточке проявляются не сразу, а когда договор уже не подставляется в документ или задвоил расчёты.

Ещё одна частая оплошность — договор «по умолчанию». У контрагента можно пометить основной договор; тогда он подставляется в новые документы автоматически. Если документы упорно встают не на тот договор, проверьте, какой помечен основным в карточке контрагента.

Частые вопросы