Документ в 1С от пустой формы до печати: создание, проведение, ввод на основании

Документ в 1С формируют из журнала нужного раздела: например, накладную покупателю — в Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация, затем вид операции. Заполняют шапку (организация, контрагент, договор, дата), табличную часть, нажимают Провести, а печатную форму получают кнопкой Печать. Без проведения документ не попадает в учёт, даже если его уже распечатали.

Самая частая ошибка новичка — считать, что нажатая кнопка Записать «сохранила документ в бухгалтерию». Нет: записанный документ лежит в базе как черновик, без проводок и без движений по остаткам. Учёт меняется только после проведения. Ниже примеры даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси» на платформе 8.3; логика кнопок общая для всех типовых конфигураций.

Как устроены документы в 1С и что проверить до первого создания

Документ в 1С — это запись о хозяйственной операции. У него три состояния, и от них зависит, что видит учёт:

Каждый документ живёт в своём журнале. Журнал — это список документов одного вида или группы видов с отбором по организации, контрагенту и периоду.

Где искать основные журналы в Бухгалтерии 3.0:

• 🛒 Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) — входящие накладные и акты;
• 📦 Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД) — исходящие накладные, акты, УПД;
• 🧾 Продажи → Счета покупателям — счета на оплату;
• 🏦 Банк и касса → Банковские выписки и Банк и касса → Платежные поручения;
• 💵 Банк и касса → Кассовые документы — ПКО и РКО;
• 🏭 Склад — перемещения, инвентаризации, списания.

Перед первым документом проверьте три вещи. Они избавят от ручного выбора одних и тех же значений в каждой форме.

1. Карточка организации заполнена: ИНН, КПП, банковский счёт, ответственные лица. Без ответственных лиц подписи в печатной форме останутся пустыми.
2. Учётная политика на текущий год введена. Без неё часть документов не проводится.
3. В персональных настройках (раздел Главное → Персональные настройки) указаны основная организация и основной склад. Они подставятся в новые документы автоматически.

Как создать документ в 1С вручную: пошаговый алгоритм

Разберём на примере реализации товаров. Порядок одинаков для любого документа, меняются только поля.

Шаг 1. Откройте журнал и выберите вид операции

Перейдите в Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД). Нажмите Реализация и выберите вариант: Товары (накладная, УПД), Услуги (акт, УПД) или смешанный вариант с товарами и услугами. Вид операции определяет, какие вкладки и счета будут в документе. Поменять его потом можно, но табличные части частично очистятся.

Шаг 2. Заполните шапку

• 📅 Дата. По умолчанию — текущая. Дату документа ставьте по дате операции, а не по дню ввода.
• 🏢 Контрагент. Выберите из справочника или начните вводить ИНН или название — программа подскажет совпадения.
• 📄 Договор. Подставляется основной договор контрагента. Если договоров несколько, выберите нужный: от договора зависят счета расчётов и вид взаиморасчётов.
• 🏬 Склад. Для товаров обязателен.

Номер заполнять не нужно. Программа присвоит его при записи по сквозной нумерации в пределах года с префиксом организации.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Добавлять строки можно тремя способами:

После заполнения проверьте итоговую сумму и сумму НДС внизу формы. Если в документе включена цена «с НДС» или «без НДС», это меняет итог — переключатель находится в шапке, ссылкой рядом с типом цен.

Шаг 4. Запишите и проведите

Внизу или вверху формы есть три кнопки:

• Записать — сохраняет документ без проводок;
• Провести — сохраняет и формирует движения, форма остаётся открытой;
• Провести и закрыть — то же самое и закрывает форму (сочетание клавиш Ctrl+Enter).

Шаг 5. Проверьте проводки

В проведённом документе нажмите кнопку ДтКт — «Показать проводки и другие движения документа». Для реализации товаров вы увидите выручку по 90.01 и 62, списание себестоимости по 90.02 и 41, начисление НДС по 90.03 и 68.02. Если проводок нет или счета неожиданные, проблема в договоре, номенклатуре или учётной политике — исправьте источник, а не проводки.

Ввод на основании: документ из документа за пару кликов

Механизм ввода на основании создаёт новый документ из уже существующего. Программа переносит контрагента, договор, товары, суммы и связывает документы между собой. В интерфейсе «Такси» команда называется Создать на основании — кнопка со стрелкой в командной панели формы или списка.

Типовые цепочки в Бухгалтерии 3.0:

Счёт покупателю → Реализация (акты, накладные, УПД) → Поступление на расчётный счёт
Поступление (акты, накладные, УПД) → Платёжное поручение → Списание с расчётного счёта
Реализация → Возврат товаров от покупателя
Поступление → Возврат товаров поставщику

Как это делается:

1. Откройте документ-основание или выделите его в журнале.
2. Нажмите Создать на основании и выберите вид нового документа.
3. Проверьте дату и количество — по умолчанию переносится всё, а отгрузка может быть частичной.
4. Проведите новый документ.

Счёт-фактура выданный в Бухгалтерии 3.0 обычно создаётся не через это меню, а ссылкой Выписать счет-фактуру внизу формы реализации. Для полученного счёта-фактуры есть аналогичное поле в документе поступления: туда вносят номер и дату документа поставщика и нажимают Зарегистрировать.

Чтобы увидеть всю цепочку связанных документов, откройте в форме меню Ещё → Структура подчиненности. Там видно, какой счёт оплачен, какая реализация по нему создана и есть ли счёт-фактура.

Шаблоны и типовые операции: как не заполнять одно и то же каждый месяц

Типовые конфигурации не хранят «шаблоны документов» в привычном смысле слова. Вместо этого есть три приёма, которые закрывают ту же задачу.

Копирование документа

Выделите прошлый документ в журнале и нажмите F9 или кнопку Скопировать. Откроется новая форма со всеми полями, кроме номера; дата станет текущей. Поменяйте период, количество и проведите. Так удобно оформлять ежемесячную аренду, абонентское обслуживание и повторяющиеся поставки.

Проверьте дату и суммы в копии перед проведением. Иначе в учёте появится вторая операция за прошлый месяц с теми же суммами.

Типовые операции для ручных проводок

Если операция не укладывается ни в один документ (например, начисление резерва или нестандартная корректировка), её вводят документом «Операция» в разделе Операции → Операции, введенные вручную. Чтобы не набирать проводки каждый раз, в разделе Операции есть справочник «Типовые операции»: в нём один раз описывают шаблон проводок с параметрами, а затем по нему создают операцию и вводят только суммы.

Значения по умолчанию

Основные значения для подстановки (организация, склад, подразделение) задаются в персональных настройках пользователя. Для конкретного контрагента основной договор указывают в его карточке. Счета учёта номенклатуры настраиваются в регистре «Счета учета номенклатуры» — его открывают ссылкой из справочника номенклатуры. После этой настройки новые документы заполняются почти полностью сами.

Печатные формы: печать, PDF, факсимиле и свой макет

Печать доступна из формы документа и из журнала по кнопке Печать. Набор форм зависит от вида документа: для реализации это, например, накладная ТОРГ-12, УПД, акт, счёт-фактура, товарно-транспортная накладная .

Что можно сделать с открытой печатной формой:

• 🖨️ отправить на принтер, указав число копий;
• 💾 сохранить в PDF, Excel или Word — кнопка с изображением дискеты в окне формы;
• ✉️ отправить по электронной почте прямо из окна, если в базе настроена учётная запись почты;
• 📚 распечатать комплект: команда Комплект документов в меню Печать выводит сразу несколько форм с нужным числом копий.

Подпись и печать на документе

В карточке организации есть раздел Логотип и печать. Туда загружают изображение печати и подписей руководителя и главного бухгалтера. После этого в меню Печать у счёта на оплату появляется вариант с факсимиле. Для первичных документов, которые подписываются собственноручно или электронной подписью, факсимиле не заменяет подпись.

Изменение макета печатной формы

Если нужен свой логотип в шапке или дополнительная строка, макет правят без доработки конфигурации: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите нужный макет в списке, откройте на редактирование и сохраните. Изменённый макет отмечается в списке, вернуть типовой можно командой использования стандартного макета.

Для форм, которых нет в типовой конфигурации, используют внешние печатные формы: их подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Это файлы .epf, их делает программист.

Обязательные реквизиты: что должно быть в первичном документе

Печатные формы типовой 1С уже содержат все реквизиты, которые требует ст. 9 закона № 402-ФЗ. Ошибки появляются, когда данные в базе заполнены не до конца. Перед первой печатью проверьте, чтобы программе было из чего собрать документ:

• наименование документа и дата — формируются сами;
• наименование организации — из карточки организации;
• содержание операции и натуральные и денежные измерители — из табличной части;
• должности и ФИО ответственных — из регистра ответственных лиц в карточке организации;
• подписи лиц — ставятся на бумаге или электронной подписью при отправке через ЭДО.

Если в печатной форме пустое поле руководителя, значит, ответственные лица не заданы на дату документа. Добавьте их в карточке организации с датой начала, не позднее даты документа.

Если документ не проводится или печатается неправильно

Как удалить ошибочный документ: поставьте пометку на удаление (Del или команда в меню Ещё). Пометка сразу отменяет проведение. Физически помеченные объекты удаляет администратор через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов; программа не удалит документ, на который ссылаются другие — например, реализацию, по которой выписан счёт-фактура.

Частые вопросы