Доверенность на получение ТМЦ и МЧД в 1С:Бухгалтерии 8.3

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 8.3 формируют в разделе Покупки → Доверенности: кнопка «Создать», выбрать поставщика, физическое лицо и срок, заполнить товары и распечатать форму М-2. Ещё быстрее — открыть счёт поставщика и создать доверенность на его основании: строки товаров перенесутся сами.

Частое заблуждение — что бумажная доверенность М-2 и машиночитаемая доверенность (МЧД) для ЭДО делаются одним документом. Это разные объекты программы с разным назначением. Первая нужна водителю или кладовщику, который забирает товар у поставщика. Вторая — сотруднику, который подписывает электронные документы своей подписью. Ниже обе процедуры по порядку.

Что подготовить в 1С перед первой доверенностью

Документ подтягивает данные из трёх справочников. Если они пустые, печатная форма выйдет с дырами, и бланк придётся дописывать от руки.

Карточка организации

Откройте Главное → Организации и проверьте:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП и юридический адрес — они попадут в шапку доверенности;
• 🏦 основной банковский счёт — в форме М-2 есть строка «Счёт №… в банке…»;
• ✍️ раздел «Подписи»: руководитель и главный бухгалтер с датами назначения.

Подписи берутся на дату документа. Если директор сменился в середине месяца, а в карточке записан только прежний, доверенность за новую дату распечатается со старой фамилией.

Физическое лицо, которому выдаётся доверенность

Поверенного выбирают из справочника Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица. В карточке должны быть:

1. Фамилия, имя, отчество полностью, без сокращений.
2. Документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан.
3. Должность — если хотите, чтобы она печаталась в бланке.

Паспорт заполняют в карточке физлица по ссылке с данными документа. Без него строка «Паспорт: серия… №…» на печати останется пустой.

Контрагент и договор

Поставщик должен быть в справочнике Справочники → Контрагенты с договором вида «С поставщиком». Доверенность выдаётся на получение ценностей от конкретного контрагента, поэтому без него документ не записать.

Права пользователя

Если кладовщик или менеджер видит раздел «Покупки», но список доверенностей у него не открывается, дело в правах. Администратор проверяет их в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Стандартный профиль «Бухгалтер» доступ к документу даёт, урезанные профили — не всегда.

Как создать доверенность в 1С: два способа

Способ 1. Из списка доверенностей

1. Перейдите в Покупки → Доверенности.
2. Нажмите «Создать».
3. Номер присвоится при записи, дату программа подставит текущую — меняйте её, если доверенность выдаётся завтра.
4. Укажите организацию, если в базе их несколько.
5. Выберите контрагента и договор.
6. Заполните срок действия.
7. Выберите физическое лицо, которому выдаётся доверенность.
8. Заполните табличную часть с товарами.
9. Нажмите «Провести и закрыть» или «Записать».

Способ 2. На основании счёта поставщика

Этот вариант удобнее, когда поставщик прислал счёт и его уже внесли в базу.

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков.
2. Найдите нужный счёт и откройте его.
3. В командной панели нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Доверенность».
4. Программа заполнит контрагента, договор и строки товаров из счёта.
5. Остаётся указать физическое лицо и срок.

Какой способ выбрать

Заполнение доверенности: реквизиты и данные поверенного

Срок действия

Поле «Действительна до» обязательно для печати. По Гражданскому кодексу, если срок в доверенности не указан, она действует год со дня выдачи. Но для доверенности на получение ТМЦ обычно ставят короткий срок — 10–15 дней, чтобы бланк не «гулял».

Дата окончания не может быть раньше даты выдачи — программа не даст провести такой документ.

Поверенный

Поле с физическим лицом заполняют из справочника «Физические лица», а не «Сотрудники». Доверенность можно выдать и человеку, который не числится в штате, например водителю по договору подряда. Его тоже сначала заводят в справочник физлиц.

После выбора проверьте в печатной форме:

• 👤 ФИО — полностью и в именительном падеже;
• 🪪 паспорт — серия, номер, дата и орган выдачи;
• 💼 должность — если человек не сотрудник, её можно оставить пустой.

Табличная часть с ценностями

В каждой строке указывают:

• наименование — из справочника номенклатуры или свободным текстом в поле содержания;
• единицу измерения;
• количество прописью программа выведет сама на печати.

Можно оформить доверенность и без конкретного перечня, например «товарно-материальные ценности по счёту № 145 от 03.10». Для этого заполните одну строку со свободным текстом. Но поставщики часто просят перечень, и бухгалтерии потом проще сверять приход.

Подписи

Руководитель и главный бухгалтер подставляются из карточки организации. С 2013 года доверенность от организации подписывает руководитель или другое уполномоченное учредительными документами лицо, печать не обязательна. Поле для образца подписи поверенного в бланке есть — он расписывается сам.

Печать доверенности: форма М-2 и настройка вывода

Как распечатать

1. Откройте проведённую доверенность.
2. Нажмите кнопку «Печать» и выберите «Доверенность (М-2)».
3. Проверьте форму на экране: шапку, паспорт, перечень, подписи.
4. Отправьте на принтер или сохраните в PDF кнопкой сохранения в окне печати.

Форма М-2 утверждена постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но М-2 привычна поставщикам, и её принимают без вопросов.

Если нужен свой бланк

Бывает, что поставщик или собственная учётная политика требует другую форму: с отрывным корешком, с логотипом, без лишних граф. Есть три пути:

Печатная форма открывается как табличный документ. В нём можно поправить текст ячейки перед печатью — например, дописать «включая тару». Изменение не сохранится в базе, только в этом экземпляре.

Журнал выданных доверенностей

Многие организации ведут журнал учёта выданных доверенностей. В 1С его роль играет сам список Покупки → Доверенности. Настройте колонки: номер, дата, срок, физическое лицо, контрагент. Список выводится на печать или в Excel через команду «Ещё → Вывести список ».

Машиночитаемая доверенность для ЭДО

Когда она нужна

С 1 сентября 2023 года сотрудник, который подписывает электронные документы от имени организации, использует свою квалифицированную подпись физического лица и МЧД. Руководителю МЧД для подписи не нужна — он действует без доверенности.

Например, главный бухгалтер подписывает УПД в 1С-ЭДО. Тогда к его сертификату должна быть привязана МЧД с полномочием на подписание таких документов.

Порядок создания в 1С

1. Перейдите в Администрирование → Обмен электронными документами и найдите ссылку на список машиночитаемых доверенностей.
2. Создайте новую доверенность.
3. Доверитель — ваша организация и её руководитель, который будет подписывать МЧД.
4. Представитель — физическое лицо. Для него нужны ИНН и СНИЛС, без них МЧД не пройдёт проверку.
5. Срок действия.
6. Полномочия — выберите из классификатора. Для ЭДО обычно выбирают подписание первичных документов и счетов-фактур.
7. Руководитель подписывает МЧД своей КЭП.
8. Отправьте доверенность на регистрацию в распределённый реестр ФНС из той же формы.
9. После регистрации укажите доверенность в настройках подписи сотрудника или в учётной записи ЭДО.

МЧД формируется в XML по формату ФНС. Оператор ЭДО формат не задаёт, он только передаёт файл вместе с документами.

Тонкости подписи

• 📄 Счета-фактуры и УПД со статусом «1» подписывают только квалифицированной подписью.
• 🤝 Первичку по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью — но 1С-ЭДО чаще работает с КЭП.
• 🔁 При продлении МЧД создают новую, старая сама по себе не продлевается.

Сравнение двух видов доверенностей

Ошибки при оформлении доверенности и как их исправить

Одна доверенность — несколько поставщиков

Бланк М-2 выдают на получение ценностей от одного контрагента. Если водитель едет к трём поставщикам, оформите три доверенности. Хитрость с перечислением всех поставщиков в одной строке приведёт к отказу на складе.

Исправление выданной доверенности

Если ошибка нашлась после того, как бланк ушёл к поверенному, не правьте проведённый документ задним числом. Пометьте его на удаление и выпишите новую доверенность. Иначе в базе останется не тот текст, что на руках у человека.

Частые вопросы