Инвентаризация товаров в 1С 8.3: от настройки до проводок по излишкам и недостачам

В 1С:Бухгалтерии 8.3 инвентаризация товаров начинается с документа Склад → Инвентаризация товаров. Сам документ проводок не делает — он только фиксирует расхождение между учётом и фактом. Излишки и недостачи вы оформляете отдельными документами, которые создаются на основании инвентаризации.

Это ключевой момент, на котором спотыкаются чаще всего: провели инвентаризацию, а остатки на счёте 41 не изменились. Так и должно быть. Ниже разберём весь порядок — от настройки складского учёта до проводок по счёту 94 и печати сличительной ведомости.

Пути приведены для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (БП 3.0), интерфейс «Такси». В 1С:Управлении торговлей 11 и Рознице документ называется иначе — отличия собраны в отдельном разделе.

С чего начать: настройки складского учёта

Если склад в базе один и партионный учёт не ведётся, настраивать почти нечего — можно сразу создавать документ. Проверьте два параметра.

1. Откройте Главное → Функциональность → Запасы. Флажок Склады нужен, только если учёт ведётся по нескольким складам. Без него поле «Склад» в документах скрыто и инвентаризация идёт по организации в целом.
2. Убедитесь, что дата инвентаризации не попадает в закрытый период. Если месяц закрыт регламентной операцией, документ не проведётся задним числом.

Перед пересчётом полезно иметь на руках актуальный учётный остаток. Сформируйте отчёт Склад → Отчёты по складу → Остатки товаров (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41) на дату инвентаризации — это и будет учётная графа в описи.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке заполните:

• Склад — если учёт по нескольким складам. Один документ охватывает один склад.
• Организация — подставляется основная, при необходимости выберите другую.
• Ответственные лица и Комиссия — на закладках документа. Эти данные уходят в печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-22.

Дата документа — это дата, на которую программа возьмёт учётный остаток. Поставьте её равной дате фактического пересчёта.

Как заполнить фактические остатки и свести их с учётом

Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Табличная часть заполнится номенклатурой, которая числится на выбранном складе на дату документа. Появятся колонки:

• Учётное количество — остаток по данным базы, его менять нельзя.
• Количество — фактическое, здесь вы вносите результат пересчёта.
• Отклонение — разница факт минус учёт, считается автоматически.

После автозаполнения колонка «Количество» равна учётной — программа подставляет факт равным учёту. Ваша задача — пройти по строкам и вписать реально пересчитанное количество. Там, где факт совпал, строку не трогаете.

Если номенклатуры много, вносить факт удобнее не в документе, а через сбор данных терминалом сбора данных (ТСД): штрихкоды сканируются в отдельный документ, а в инвентаризацию подтягиваются готовые количества. Для небольшого склада достаточно ручного ввода по печатной описи. Отбор по конкретной группе товаров задаётся кнопкой Заполнить — так можно пересчитать не весь склад, а одну категорию.

Не удаляйте из таблицы строки с нулевым отклонением до печати описи. Опись ИНВ-3 должна содержать все позиции, а не только расхождения — иначе проверяющий не увидит, что товар вообще считали.

Если на складе нашёлся товар, которого нет в учёте (пересортица, неоприходованное поступление), добавьте строку вручную через Добавить и укажите фактическое количество — учётное останется нулевым, всё количество уйдёт в излишек.

Как оформить излишки и недостачи

Проведите документ. Инвентаризация товаров не формирует бухгалтерских проводок и не двигает остатки по счёту 41 — она только фиксирует расхождения. Это сделано намеренно: по итогам инвентаризации нужна разная корреспонденция счетов (излишки — на прочие доходы, недостача — через счёт 94 на расходы или на виновника), поэтому результат разносят отдельными документами.

Если после проведения остаток на 41 не изменился — это не ошибка. Движений по регистру бухгалтерии у документа инвентаризации нет.

Встаньте на проведённый документ инвентаризации и нажмите Создать на основании. Доступны два документа:

• Оприходование товаров — соберёт строки с положительным отклонением (излишки).
• Списание товаров — соберёт строки с отрицательным отклонением (недостачи).

Создайте оба (если есть и излишки, и недостачи), проверьте суммы и проведите. Именно эти документы изменят остаток на счёте 41 и сформируют проводки.

Проводки по результатам инвентаризации

Излишки

Оприходование товаров формирует проводку:

Излишки оценивают по рыночной стоимости на дату инвентаризации. 1С подставляет учётную цену из последнего поступления — при необходимости поправьте сумму вручную до рыночной. В налоговом учёте стоимость выявленных излишков признаётся внереализационным доходом (ст. 250 НК РФ), поэтому заниженная сумма занижает и налог.

Пример. На складе нашли 5 единиц товара сверх учёта, рыночная цена — 400 ₽ за штуку. Оприходование сформирует доход Дт 41 Кт 91.01 на 2 000 ₽ (5 × 400). Эта сумма попадёт и в бухгалтерскую прибыль, и в налоговую базу.

Недостачи

Списание товаров сначала относит недостачу на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дальше сумму со счёта 94 нужно закрыть вручную бухгалтерской справкой (Операции → Операции, введённые вручную) — автоматически документ списания этого не делает. Куда относить, зависит от ситуации:

• В пределах норм естественной убыли — на расходы: Дт 44 (20, 26) Кт 94.
• Сверх норм, есть виновное лицо — на расчёты с ним: Дт 73.02 Кт 94, далее удержание или внесение в кассу.
• Виновных нет или суд отказал — в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94 при наличии подтверждающих документов.

Для торговли нормы естественной убыли и порядок признания недостач в налоговом учёте регулируются НК РФ (ст. 254, 265). Без документального обоснования недостачу сверх норм в налоговых расходах учесть нельзя — её относят на счёт 91.02 без принятия к налоговому учёту.

Пример. Учётный остаток — 100 единиц, факт — 97, себестоимость 300 ₽ за штуку. Недостача 3 штуки на 900 ₽ сначала падает на счёт 94 проводкой Дт 94 Кт 41. Норма естественной убыли закрывает, допустим, 1 штуку (300 ₽) — её относят на расходы Дт 44 Кт 94. Оставшиеся 600 ₽ (2 штуки) закрывают на виновника Дт 73.02 Кт 94 или, если виновных нет, на прочие расходы Дт 91.02 Кт 94.

Пересортица

Если по одной позиции излишек, а по близкой — недостача, это пересортица. ФСБУ 28/2023 допускает взаимный зачёт излишков и недостач только при совпадении периода, материально ответственного лица и однородности (один и тот же товар разных сортов). 1С такой зачёт автоматически не сворачивает: внесите фактические количества, а зачёт оформите бухгалтерской справкой через Операции → Операции, введённые вручную. Разницу после зачёта разносят как обычный излишек или недостачу.

Печатные формы: опись, сличительная ведомость, приказ

Из документа инвентаризации (кнопка Печать) доступны унифицированные формы Госкомстата:

• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Её подписывает комиссия и материально ответственное лицо.
• ИНВ-19 — сличительная ведомость. Показывает только расхождения — излишки и недостачи с суммами.
• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации (печатается до пересчёта).

Порядок и сроки инвентаризации с 2025 года регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он определяет случаи обязательной инвентаризации (перед годовой отчётностью, при смене МОЛ, после хищения и т. д.), но на технику работы в 1С не влияет — меняются требования к оформлению, а не кнопки.

Как проверить, что результат разнесён верно

После проведения оприходования и списания сверьте учёт с фактом:

• Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 — остаток должен совпасть с фактическим количеством из описи.
• Проверьте карточку счёта 94 (Отчёты → Карточка счёта): после разнесения недостач на расходы, виновника или прочие расходы сальдо по счёту 94 должно закрыться в ноль. Открытое сальдо означает, что недостача повисла и не списана.
• Если излишки оприходованы по нулевой сумме, в ОСВ по счёту 41 количество вырастет, а стоимость — нет. Это сигнал поправить цену в документе оприходования.

Отличия в УТ 11 и Рознице

В конфигурациях на базе управляемого складского учёта документ называется иначе и устроен сложнее — пересчёт и разнос результатов разведены по разным документам.

В УТ 11 и Рознице сначала оформляют Пересчёт товаров (в нём вносят факт), а излишки и недостачи списывают отдельными документами на его основании. Логика та же, что в бухгалтерии: документ пересчёта фиксирует факт, движения по учёту делают документы оприходования и списания.

Типичные ошибки

Ниже — промахи, которые не разобраны в шагах выше.

• Ждут проводок от самого документа инвентаризации. Их нет и не будет — остаток меняют оприходование и списание.
• Списывают недостачу сразу на 91.02. Сначала всегда счёт 94, и только потом — на расходы, на виновника или на прочие расходы. Прямая проводка Дт 91.02 Кт 41 искажает учёт недостач.
• Берут излишки по нулевой цене. Если номенклатура новая и поступлений не было, 1С подставит нулевую сумму — рыночную стоимость придётся внести вручную.
• Инвентаризация не на начало дня. Отгрузки и поступления той же датой смещают учётный остаток, и отклонения получаются ложными.
• Закрытый период. Документ не проводится задним числом в закрытый месяц — либо открывайте период, либо ставьте дату в открытом.

Частые вопросы