Кассовая книга КО-4 в 1С: от ордеров до подписанных листов и контроля лимита

В 1С:Бухгалтерии 3.0 кассовая книга открывается в разделе Банк и касса → Касса → Кассовая книга: выберите организацию и период, нажмите Сформировать, затем Печать. Отчёт строится только по проведённым приходным и расходным кассовым ордерам по счёту 50.01 и выводит листы по форме КО-4 — отдельный лист за каждый день, в который были операции.

Вести книгу в 1С можно двумя способами. Первый — печатать листы каждый день, подписывать и в конце года сшивать. Второй — вести книгу в электронном виде с электронными подписями кассира и главного бухгалтера. Небольшие фирмы почти всегда выбирают первый: он проще, а в 1С разница только в том, печатаете вы листы или нет.

Ордера-основания: что попадает в кассовую книгу

Кассовая книга в 1С — это отчёт, а не документ. Своих данных у неё нет. Каждая строка берётся из кассового ордера, поэтому сначала проверяют ордера, а уже потом печатают листы.

В книгу попадают:

• ✅ Приходные кассовые ордера (ПКО) — оплата от покупателя, возврат подотчётной суммы, получение наличных с расчётного счёта, розничная выручка, взнос учредителя.
• ✅ Расходные кассовые ордера (РКО) — выдача под отчёт, сдача наличных в банк, выплата зарплаты, оплата поставщику, возврат покупателю.
• ✅ Только проведённые документы. Записанный, но не проведённый ордер в книге не появится.
• ✅ Только операции по кассе организации — счёт 50.01.

Не попадают:

• ❌ Движения по операционной кассе 50.02 — пока выручку из кассы ККТ не оприходовали ордером, в книге её нет.
• ❌ Ручные операции и проводки, введённые без ордера, даже если в них стоит счёт 50.01.
• ❌ Документы другой организации, если в базе их несколько.

Список ордеров открывается в Банк и касса → Касса → Кассовые документы. Там удобно отобрать документы за день и проверить, что все они проведены (у проведённого документа значок в списке с галочкой).

Как сформировать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерии 3.0

Шаг 1. Откройте отчёт

Перейдите Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Если в базе несколько организаций, выберите нужную в шапке отчёта. Если включено ведение книги по обособленным подразделениям, появится ещё поле подразделения.

Шаг 2. Задайте период

Для ежедневной печати ставьте один день — текущий. Для проверки или сшивки в конце года — месяц, квартал или год. Отчёт сам разобьёт период на листы по дням.

Шаг 3. Проверьте настройки нумерации

В настройках отчёта есть флажок пересчёта номеров листов с начала года. Его держат включённым: тогда первый лист января всегда получает номер 1, а дальше нумерация идёт сквозная до 31 декабря.

Там же включается вывод оснований — текст из поля «Основание» ордера появится рядом с суммой. Для проверяющих это удобно: видно, за что выдали или приняли деньги.

Шаг 4. Сформируйте и сверьте остатки

Нажмите Сформировать. На каждом листе будут:

1. Остаток на начало дня.
2. Строки ордеров: номер, от кого получено или кому выдано, корреспондирующий счёт, сумма прихода или расхода.
3. Итог за день по приходу и расходу.
4. Остаток на конец дня.
5. Количество приходных и расходных листов (ордеров) за день прописью.

Остаток на конец дня сверьте с фактическими наличными в кассе и с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50.01 за тот же день. Расхождение — повод проверить ордера, а не исправлять отчёт.

Шаг 5. Распечатайте и подпишите

Кнопка Печать выводит лист кассовой книги. Кассир подписывает его в конце рабочего дня, главный бухгалтер или руководитель — после сверки.

Отчёт кассира, обложка и сшивка в конце года

Печатная форма КО-4 в 1С выводит два экземпляра на одном листе: вкладной лист кассовой книги и отчёт кассира. При бумажном ведении это и есть привычная схема — один экземпляр остаётся в книге, второй кассир передаёт в бухгалтерию вместе с ордерами.

При электронном ведении отдельный отчёт кассира не нужен: подписи ставятся в электронном виде, данные видны бухгалтеру сразу.

Что делать с листами в конце года

По Указанию № 3210-У распечатанные листы кассовой книги за год складывают в хронологическом порядке и сшивают. Количество листов подтверждают подписями главный бухгалтер и руководитель (у кого нет главбуха — только руководитель).

Порядок действий:

1. Сформируйте книгу за весь год с пересчётом номеров с начала года.
2. Сверьте номера с уже подписанными листами. Если они совпадают — перепечатывать ничего не нужно.
3. Распечатайте титульный лист и завершающую запись о количестве листов (в форме отчёта для них есть отдельные команды или флажки печати).
4. Сшейте, пронумеруйте, подпишите, заверьте печатью, если организация её использует.

Розничная выручка, ККТ и журнал КМ-4

В розничных организациях кассовая книга часто расходится с кассой из-за выручки. Причина почти всегда одна: выручка учтена на операционной кассе 50.02, но в кассу организации 50.01 не передана.

Типичная цепочка в Бухгалтерии 3.0:

1. По итогам смены вводится отчёт о розничных продажах — выручка встаёт на операционную кассу.
2. Кассир сдаёт наличные из кассы ККТ в кассу организации.
3. Бухгалтер оформляет ПКО с видом операции для розничной выручки — деньги переходят на 50.01 и только теперь появляются в кассовой книге.

Если ПКО по выручке за день не создан, остаток в книге окажется меньше фактического, а на следующий день — больше. Проверить можно по ОСВ счёта 50: на 50.02 не должно оставаться денег на конец дня, если вся выручка изъята.

Что с журналом кассира-операциониста КМ-4

КМ-4 — журнал кассира-операциониста, а не ордер. Его вели при старых кассовых машинах. С переходом на онлайн-кассы по 54-ФЗ данные о каждом чеке уходят в налоговую через оператора фискальных данных, и Минфин в своих письмах неоднократно разъяснял, что формы КМ-1–КМ-9 применять не обязательно.

Что используют вместо КМ-4:

• 🧾 отчёт о закрытии смены, который печатает сама касса;
• 🧾 отчёт о розничных продажах в 1С — основание для проводок по выручке;
• 🧾 ПКО на приём выручки в кассу организации.

Если по внутреннему регламенту организация продолжает вести КМ-4, это её решение. Но для формирования кассовой книги в 1С журнал не нужен.

Кассовая книга в 1С:УНФ и Рознице

Принцип в этих программах тот же: книга строится по проведённым документам поступления и расхода по кассе предприятия. Отличаются названия документов и место отчёта.

Особенности УНФ

В УНФ кассы заводятся в отдельном справочнике, и их может быть несколько: основная касса, касса магазина, касса склада. Кассовая книга при этом ведётся по организации, а не по каждой кассе. Перед формированием проверьте, что все кассы, через которые шли наличные, относятся к одной организации и учитываются как касса предприятия.

Розничная выручка в УНФ попадает в книгу так же, как в Бухгалтерии: после того как деньги из кассы ККМ оформлены поступлением в кассу организации.

Особенности Розницы

В Рознице основная часть денег проходит через кассы ККМ магазинов, и именно они путаются с кассой предприятия. Кассовая книга строится по кассе предприятия. Выемку из кассы ККМ и передачу денег в кассу предприятия нужно оформлять документами, иначе книга останется почти пустой.

Как исправить ошибки в кассовой книге

Правило простое: в 1С исправляют не отчёт, а ордер. После правки документа книгу формируют заново за нужный день.

Если лист уже подписан

1. Исправьте ордер в 1С и перепроведите его.
2. Сформируйте книгу за этот день и распечатайте лист заново.
3. Кассир и главный бухгалтер подписывают новый лист.
4. Старый лист изымают из подшивки.

На бумаге 3210-У разрешает исправления в кассовой книге, если их подписывают те же лица, что и лист. Но при печати из 1С ручные пометки ручкой расходятся с базой. Надёжнее перепечатать лист: в книге и в программе будут одинаковые данные.

Лимит остатка кассы: как задать и контролировать в 1С

Лимит остатка — максимальная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец дня. Организация устанавливает его сама распорядительным документом по правилам Указания № 3210-У.

Кому лимит можно не устанавливать:

• 🔹 индивидуальным предпринимателям;
• 🔹 субъектам малого предпринимательства — для этого издают приказ об отказе от лимита.

Остальные рассчитывают лимит одним из двух способов: по объёму поступлений наличных или по объёму выдач.

Где в 1С указывают лимит

В Бухгалтерии 3.0 лимит хранится в регистре сведений лимитов остатка кассы. Его открывают из карточки организации или из раздела Банк и касса. Вводят сумму и дату, с которой действует приказ. Если лимит пересматривали, добавляют новую запись с новой датой — старая остаётся для истории.

После этого программа при проверке учёта может подсказать о превышении. Но полагаться только на подсказку не стоит.

Как проверить остатки самостоятельно

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 50.01.
2. В настройках задайте детализацию по дням.
3. Сравните остаток на конец каждого дня с лимитом из приказа.

Сверх лимита наличные можно держать только в дни выплаты зарплаты, стипендий и выплат социального характера — включая день получения денег в банке, но не дольше пяти рабочих дней. Остальные излишки сдают в банк в тот же день или на следующий.

Штраф за накопление наличных сверх лимита по статье 15.1 КоАП — от 40 000 до 50 000 ₽ для организации и от 4 000 до 5 000 ₽ для должностного лица. Тот же штраф грозит за неоприходование выручки, поэтому несданный ПКО по розничной выручке — это не мелочь.

Частые вопросы