Долги перед поставщиками, персоналом и бюджетом в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от поступления до отчёта

Кредиторская задолженность в 1С отражается по кредиту счетов расчётов: перед поставщиками — на счёте 60.01, перед прочими кредиторами — на 76, перед сотрудниками — на 70, перед бюджетом и фондами — на 68 и 69, по кредитам и займам — на 66 и 67. Отдельно формировать её не нужно: она появляется сама, когда вы проводите документ поступления, начисления зарплаты или налога.

Типичная ситуация: главбух просит к закрытию квартала «кредиторку по контрагентам», а в оборотно-сальдовой ведомости по 60 у части поставщиков сальдо дебетовое, у части кредитовое, а у кого-то висит долг трёхлетней давности. Ниже — где какой долг живёт в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, как его правильно завести, закрыть, сверить и показать в отчётах.

На каком счёте отражается кредиторская задолженность в 1С

Начнём со справочника. Кредиторская задолженность — это всегда кредитовое сальдо счёта расчётов. Сам счёт зависит от того, кому вы должны.

Где программа берёт счёт расчётов

Счёт в документе подставляется не случайно. Его задаёт регистр Справочники → Счета учета расчетов с контрагентами. По умолчанию там стоит 60.01 / 60.02 для поставщиков и 62.01 / 62.02 для покупателей.

Если с конкретным контрагентом или договором вы ведёте расчёты на 76 (например, аренда), добавьте в этот регистр отдельную запись с отбором по договору. Тогда новые документы сразу пойдут на нужный счёт, и не придётся править каждый вручную.

Виды кредиторской задолженности и почему их нельзя смешивать

Правильный учёт долгов нужен не только для красивого баланса. От него зависят:

• 📊 строка 1520 «Кредиторская задолженность» в бухгалтерском балансе;
• 💸 платёжный календарь — что и кому платить на этой неделе;
• ⚖️ налоговая база: просроченная кредиторка через три года становится внереализационным доходом;
• 🧾 вычеты НДС, которые привязаны к поступлениям и счетам-фактурам.

Удобно делить долги на три группы:

Главная ошибка — пытаться «перекинуть» задолженность между группами ручной операцией, чтобы свести сальдо. Каждая группа закрывается своим документом: оплатой, выплатой, уплатой налога.

Как отразить кредиторскую задолженность перед поставщиком: пошагово

Рассмотрим основной сценарий — долг за полученный товар.

Шаг 1. Подготовьте контрагента и договор

1. Откройте Справочники → Контрагенты и проверьте карточку поставщика: ИНН, КПП, наименование.
2. На закладке договоров создайте договор с видом «С поставщиком». Без этого вида договор не появится в документах поступления.
3. Если договор валютный или в условных единицах — укажите это в договоре сразу. Менять потом дольше.

Шаг 2. Проведите поступление

1. Перейдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид: товары, услуги, товары и услуги — по первичному документу.
3. Заполните поставщика, договор, номер и дату входящего документа, табличную часть.
4. Внизу формы укажите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать», если поставщик плательщик НДС.
5. Проведите документ.

Пример: получен товар на 120 000 ₽, в том числе НДС 20 % — 20 000 ₽. Проводки:

Дт 41.01  Кт 60.01  100 000 — товар оприходован
Дт 19.03  Кт 60.01   20 000 — входящий НДС
Дт 68.02  Кт 19.03   20 000 — НДС принят к вычету (при регистрации счёта-фактуры)

Кредитовое сальдо 60.01 по этому поставщику — 120 000 ₽. Это и есть кредиторская задолженность.

Шаг 3. Погасите долг оплатой

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте «Списание».
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Укажите получателя, договор и сумму 120 000 ₽.
4. В поле погашения задолженности оставьте «Автоматически».
5. Проведите: Дт 60.01 Кт 51 — 120 000 ₽. Сальдо по поставщику обнулится.

Если оплачиваете из кассы — то же самое делается документом «Выдача наличных» в разделе Банк и касса → Кассовые документы.

Авансы выданные и зачёт задолженности

Когда вы платите раньше поставки, ваш долг не возникает — наоборот, должен поставщик. Платёж ляжет на 60.02.

Как 1С зачитывает аванс

Допустим, сначала перечислили аванс 50 000 ₽, а потом получили товар на 120 000 ₽.

Дт 60.02  Кт 51      50 000 — аванс выдан
Дт 41.01  Кт 60.01  100 000 — товар получен
Дт 19.03  Кт 60.01   20 000 — НДС
Дт 60.01  Кт 60.02   50 000 — зачёт аванса

Итог: на 60.02 ноль, на 60.01 кредитовое сальдо 70 000 ₽ (120 000 − 50 000). Именно столько вы ещё должны.

Зачёт делает сам документ поступления, если в нём способ погашения задолженности — «Автоматически». Варианты этого поля:

НДС с выданного аванса

Если поставщик выставил счёт-фактуру на аванс, его регистрируют в документе списания (ссылка внизу формы). Вычет НДС с аванса отражается проводкой Дт 68.02 Кт 76.ВА, а после поступления товара программа восстанавливает его: Дт 76.ВА Кт 68.02. Восстановление НДС попадает в книгу продаж при закрытии квартала.

Когда нужен документ «Корректировка долга»

Если аванс и долг всё же разошлись по разным договорам или нужно зачесть встречные требования с одним контрагентом (он вам должен по 62, вы ему — по 60), используйте Покупки → Корректировка долга. В поле вида операции выберите нужный вариант: зачёт, перенос между договорами или списание. Документ формирует проводку между счетами расчётов, например Дт 60.01 Кт 62.01 при взаимозачёте.

Кредиторская задолженность по зарплате

Долг перед сотрудниками накапливается на счёте 70. В БП 3.0 его формирует документ «Начисление зарплаты» в разделе Зарплата и кадры → Все начисления (если зарплата ведётся в ЗУП, начисления приходят оттуда обменом).

Пример: оклад 50 000 ₽, НДФЛ 13 % — 6 500 ₽.

Дт 26  Кт 70     50 000 — начислена зарплата
Дт 70  Кт 68.01   6 500 — удержан НДФЛ
Дт 26  Кт 69     — страховые взносы по субсчетам 69

К выплате остаётся 43 500 ₽ — кредитовое сальдо 70. Выплата: ведомость в банк, затем «Списание с расчётного счёта» с видом операции перечисления зарплаты по ведомостям: Дт 70 Кт 51.

Нюансы, на которых спотыкаются:

• 🔸 Депонирование. Если сотрудник не получил деньги по кассовой ведомости, сумму переносят на 76.04. Долг остаётся, но уже не «зарплатный».
• 🔸 Аванс сотрудникам. Выплата аванса уменьшает кредит 70 до начисления — в середине месяца сальдо может стать дебетовым. Это нормально, к концу месяца оно выравнивается.
• 🔸 Расчёт сальдо по каждому сотруднику. Смотрите 70 в разрезе работников, а не общим итогом: переплата одному и долг другому в сумме дают ложный ноль.

Сверка кредиторской задолженности с поставщиками

Разница между вашей 60.01 и данными поставщика всплывает обычно при годовой инвентаризации. Чтобы она не накопилась, сверяйтесь хотя бы раз в квартал с крупными контрагентами.

Акт сверки в 1С

1. Откройте Покупки → Акты сверки расчетов и создайте новый документ.
2. Укажите контрагента, период и, при необходимости, договор.
3. Нажмите «Заполнить» — табличная часть «По данным организации» наполнится документами.
4. Запишите и распечатайте акт, отправьте поставщику (бумагой или через ЭДО).
5. Когда вернётся подписанный экземпляр, внесите данные контрагента на соседнюю закладку и сравните.

Откуда берутся расхождения

• 📄 поступление проведено с датой оплаты, а не с датой документа поставщика;
• 🔁 один УПД заведён дважды — вручную и через загрузку из ЭДО;
• 🏷️ оплата разнесена на другого контрагента с похожим названием или на «головную» организацию вместо филиала;
• 💱 по валютному договору не начислены курсовые разницы;
• ✂️ поставщик выставил корректировочный документ, а вы его не провели.

Ошибки в учёте кредиторки и как их исправить

Дебетовое и кредитовое сальдо по одному поставщику одновременно. Почти всегда — разные договоры у аванса и поступления. Исправление: «Корректировка долга» с переносом задолженности на правильный договор или исправление договора в одном из документов, если период не закрыт.

Долг висит на 76, а должен быть на 60. Значит, в регистре счетов расчётов для этого договора стоит 76. Исправьте запись в регистре и перепроведите документы текущего периода. В закрытом периоде — корректировкой долга, без перепроведения прошлых месяцев.

Задолженность с истёкшим сроком давности. Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). По его истечении кредиторку списывают в прочие доходы:

1. Проведите инвентаризацию расчётов и оформите акт.
2. Получите приказ руководителя о списании.
3. В 1С создайте «Корректировка долга» с видом операции списания задолженности, укажите счёт 91.01 и статью прочих доходов.

Проводка: Дт 60.01 Кт 91.01. Для налога на прибыль это внереализационный доход по п. 18 ст. 250 НК РФ.

Ручная операция вместо документа. Проводка Дт 60.01 Кт 91.01 через «Операцию» в журнале работает, но не попадает в акты сверки и отчёты по договорам так же аккуратно, как документ. Используйте документы.

Отчёты по кредиторской задолженности в 1С

Для проверки и для руководителя хватает четырёх отчётов из раздела Отчеты:

Порядок проверки перед отчётностью:

1. Сформируйте ОСВ по 60 с развёрнутым сальдо по контрагентам и договорам.
2. Посмотрите строки, где по одному контрагенту есть и дебет, и кредит — их нужно свести.
3. Отдельно выгрузите кредиторку старше трёх лет: в ОСВ отберите контрагентов без оборотов за последние годы.
4. Повторите то же для 76 и 62.02.

В бухгалтерском балансе кредитовые сальдо по 60, 62, 76, 68, 69, 70, 71, 75 собираются в строку 1520 «Кредиторская задолженность». Программа показывает их развёрнуто, а не сворачивает с дебетом — поэтому несведённые авансы и дают «раздутый» баланс.