НДФЛ в 1С: от настройки начислений до сдачи 6-НДФЛ

НДФЛ в 1С не «формируют» одной кнопкой — он складывается из четырёх связанных шагов: правильный код дохода у начисления, заявленные вычеты, удержание при выплате и сверка перед сдачей 6-НДФЛ. Разберём каждый шаг в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0 (встроенная зарплата) — с путями меню, отчётами для проверки и подсказками, где программа чаще всего ошибается в суммах.

Сам налог считается автоматически при начислении и удержании. Задача бухгалтера — задать исходные данные так, чтобы автоматика посчитала верно, и проверить результат по контрольным отчётам до отправки.

С чего собирается налог: коды доходов у начислений

Каждое начисление в 1С привязано к коду дохода и категории дохода. От кода зависит, попадёт ли сумма в вычеты и под какую строку 6-НДФЛ, а от категории — дата фактического получения дохода.

В 1С:ЗУП откройте Настройка → Начисления, выберите начисление и вкладку Налоги, взносы, бухучёт. Поле Код дохода заполнено для типовых начислений, но у собственных видов его часто забывают указать — тогда сумма в налог не попадёт.

Основные коды, которые стоит проверить:

• 💰 2000 — оплата по окладу, тарифу, сдельная;
• 🎯 2002 — производственные премии, 2003 — премии из прибыли и целевых средств;
• 🌴 2012 — отпускные;
• 🤒 2300 — пособие по больничному листу (облагается НДФЛ);
• 🎁 2760 — материальная помощь (с необлагаемой частью), 2720 — подарки;
• 🚗 2510 — оплата за сотрудника товаров, услуг (натуральный доход).

Категория дохода («Оплата труда», «Прочие доходы», «Дивиденды» и т.д.) задаётся там же и определяет, какой датой доход считается полученным. Для зарплаты и для прочих выплат дата получения — день выплаты, поэтому аванс тоже облагается НДФЛ при перечислении.

Вычеты по НДФЛ: как внести и на что влияют

Вычеты уменьшают налоговую базу, поэтому их вводят до расчёта зарплаты за месяц. Без заявления и подтверждающих документов вычет применять нельзя.

Стандартные вычеты на детей в 1С:ЗУП вносят документом Заявление на вычеты по НДФЛ (раздел Налоги и взносы) либо прямо из карточки сотрудника по ссылке Налог на доходы. В 1С:Бухгалтерии — в карточке сотрудника, ссылка Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты.

Актуальные размеры стандартных вычетов на детей (с 2025 года):

Предельный доход, после которого вычет на детей не применяется, — 450 000 ₽ нарастающим итогом с начала года (до 2025 года было 350 000 ₽).

Если вычет «не сработал», первым делом проверьте дату начала действия в заявлении и то, не превышен ли лимит дохода. Программа перестаёт давать вычет на детей ровно с месяца превышения.

Начисление и удержание: когда появляется налог

Исчисление НДФЛ происходит в момент начисления дохода, а удержание — в момент выплаты. Это два разных действия, и путать их нельзя.

Порядок в 1С:ЗУП:

1. Проведите Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата) за месяц — здесь исчисляется НДФЛ по каждому сотруднику на вкладке НДФЛ.
2. При выплате аванса проводится Начисление за первую половину месяца, и налог с аванса исчисляется этой датой.
3. Удержание фиксируется, когда вы проводите Ведомость в банк или Ведомость в кассу (раздел Выплаты) — именно дата ведомости становится датой удержания.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 цепочка короче: документ Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры) исчисляет налог, а Ведомость на выплату его удерживает.

С 2025 года в программах реализована прогрессивная шкала по основной базе:

Повышенная ставка применяется только к сумме превышения, а не ко всему доходу. 1С отслеживает годовой нарастающий итог сама — вручную пересчитывать ступени не нужно.

Проверочный пример: при зарплате 250 000 ₽ в месяц годовой доход — 3 000 000 ₽. Первые 2 400 000 ₽ облагаются по 13% (312 000 ₽), оставшиеся 600 000 ₽ — по 15% (90 000 ₽). Итого за год 402 000 ₽. Программа распределит это по месяцам автоматически.

Уплата налога и уведомления по ЕНП

С переходом на единый налоговый счёт НДФЛ платят по двум периодам внутри месяца, и по каждому подают уведомление об исчисленных суммах. 1С формирует эти уведомления из данных об удержании.

Сроки по НДФЛ, удержанному в месяце:

• 🗓 с 1-го по 22-е число — уведомление до 25-го, уплата до 28-го числа этого месяца;
• 🗓 с 23-го по последнее число — уведомление до 3-го, уплата до 28-го числа следующего месяца;
• 🗓 с 23 по 31 декабря — уведомление и уплата в последний рабочий день года.

В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии уведомление создаётся документом Уведомление об исчисленных суммах налогов (из раздела отчётности или из списка задач организации). Суммы в нём должны совпадать с удержанным НДФЛ за соответствующий период — это и есть первая точка сверки.

Нерезиденты и обособленные подразделения

Два случая, где автоматика считает верно только при правильной настройке, — сотрудники-нерезиденты и выплаты через обособленные подразделения.

Налоговый статус определяется по числу дней нахождения в РФ: 183 дня и более за 12 месяцев — резидент. У нерезидента большинство доходов облагается по ставке 30%, и программа применит её, если в карточке сотрудника указан статус Нерезидент. Статус задаётся по ссылке Налог на доходы в карточке физлица и пересматривается, когда число дней меняется.

Если у организации есть обособленные подразделения, НДФЛ с зарплаты их сотрудников перечисляется и отражается в 6-НДФЛ по месту учёта подразделения — по его ОКТМО и КПП. В 1С для этого у подразделения должен стоять признак обособленного и заполнены его реквизиты учёта. Тогда расчёт 6-НДФЛ формируется отдельно по каждому ОКТМО.

Отчёты для проверки сумм НДФЛ

Перед сдачей 6-НДФЛ данные сверяют встроенными отчётами. В 1С:ЗУП они в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам, в 1С:Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Что чем проверять:

• 📊 Анализ НДФЛ по месяцам — исчислено/удержано/перечислено в разрезе сотрудников; быстро видно, где налог исчислен, но не удержан;
• 📅 Анализ НДФЛ по датам получения доходов — раскладка по датам, чтобы суммы попали в нужные строки раздела 2 расчёта;
• ⏱ Контроль сроков уплаты НДФЛ — показывает налог по периодам уведомлений;
• 📄 Регистр налогового учёта по НДФЛ — детальная карточка по сотруднику для спорных случаев.

Расхождение «исчислено больше удержанного» — норма для дохода, который начислен, но ещё не выплачен. А вот «удержано больше исчисленного» почти всегда означает ошибку в датах или в перепроведении документов.

Формирование и выгрузка 6-НДФЛ

Когда суммы сошлись, переходите к расчёту. 6-НДФЛ — квартальный отчёт, он собирается из тех же учётных данных, что вы проверили выше.

В 1С:ЗУП откройте раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность, нажмите Создать и выберите 6-НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии путь аналогичен: раздел Отчёты → Регламентированные отчёты (или 1С-Отчётность), затем 6-НДФЛ.

Порядок работы с расчётом:

1. Укажите организацию и период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет данные из учёта.
3. Проверьте раздел 1 (удержанный налог по срокам перечисления) и раздел 2 (доходы и исчисленный налог нарастающим итогом).
4. В годовом расчёте заполняется Приложение № 1 — справка о доходах на каждого сотрудника (бывшая 2-НДФЛ), она сдаётся только с отчётом за год.

Сроки сдачи: за 1 квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, за 9 месяцев — до 25 октября, за год — до 25 февраля следующего года.

Выгрузка: отправить расчёт можно прямо из программы через 1С-Отчётность, если сервис подключён. Если сдаёте через стороннего оператора, нажмите Выгрузить → Выгрузить для отправки и сохраните файл — он сформируется в утверждённом ФНС формате.

Типичные ошибки при формировании НДФЛ и как их устранить

Большинство расхождений в 6-НДФЛ рождается не в самом расчёте, а раньше — в датах и в настройке начислений. Ниже частые симптомы и что с ними делать.

Отдельная частая ситуация — перерасчёты и больничные задним числом. После них всегда перепроводите документы по порядку дат и заново сверяйте анализ НДФЛ, иначе в отчёт попадут старые суммы.

Частые вопросы