Как завести и настроить номенклатуру в 1С 8.3

Карточку номенклатуры в 1С:Бухгалтерии 3.0 заводят в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей 11 — в разделе НСИ и администрирование → Номенклатура (в свежих релизах раздел называется «Мастер-данные и администрирование»). Это общий справочник для всего, что вы покупаете, производите и продаёте: товаров, материалов, услуг, работ, готовой продукции.

От того, как заполнена карточка, зависят проводки при поступлении и реализации, ставка НДС в счёте-фактуре, остатки на складе и корректность отчётов. Ошибка в одном поле — например, в счёте учёта или единице измерения — тянется через все документы, где эта позиция участвует. Поэтому справочник настраивают один раз и аккуратно, а не правят задним числом.

Ниже — как создать и настроить номенклатуру в 1С по шагам: от вида позиции и группы до доп. реквизитов, единиц измерения и типичных промахов при заведении.

Что хранит справочник номенклатуры и как он устроен

Справочник «Номенклатура» — это единый перечень позиций учёта. Одна карточка описывает один вид товара, материала или услуги, а не конкретную партию или остаток. Количество, цена, склад и партия живут в документах и регистрах, карточка лишь задаёт «паспорт» позиции.

Справочник иерархический: позиции складывают в группы (папки). Глубина вложенности не ограничена, но на практике разумно 2-3 уровня — иначе в списке тяжело ориентироваться.

Ключевые поля карточки:

• 📌 Наименование — рабочее название для поиска и выбора в документах.
• 📌 Вид номенклатуры (в УТ) или признак товар/услуга (в БП) — определяет счета учёта и поведение в документах.
• 📌 Единица измерения — в чём учитываются остатки.
• 📌 Ставка НДС — подставляется в документы реализации и поступления.
• 📌 Счета учёта — задаются отдельным регистром, а не прямо в карточке.
• 📌 Группа — папка в иерархии справочника.

Виды номенклатуры: товары, услуги, материалы, продукция, наборы

Вид (тип) позиции — главная настройка: он определяет, какие счета подставятся и как позиция поведёт себя в документах.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 для простого случая достаточно флага «Услуга» в карточке: если он снят, позиция считается товаром или материалом и учитывается количественно на складе; если установлен — складского движения нет, расходы списываются напрямую.

В 1С:Управлении торговлей 11 используется справочник «Виды номенклатуры». Вид задаёт сразу набор правил: тип (товар/услуга/работа/тара), используемые единицы, шаблон наименования, набор доп. реквизитов. Поэтому в УТ сначала настраивают виды, а потом по ним заводят карточки.

Вид номенклатуры после первых проводок менять нельзя безболезненно: сменится счёт учёта, и старые документы разойдутся с новыми. Если ошиблись с видом — заводите новую карточку, а не переделывайте старую.

Наборы и комплекты. Комплект — это отдельная карточка номенклатуры, которую «собирают» из составляющих. В БП для этого есть документ Комплектация номенклатуры (Склад → Комплектация номенклатуры): он списывает комплектующие и приходует собранный комплект. В УТ 11 работают через механизм наборов и документ сборки.

Группы номенклатуры: иерархия и правила именования

Группа — это папка. Она не участвует в проводках, но задаёт структуру справочника и позволяет настраивать счета учёта и свойства сразу для набора позиций.

Чтобы создать группу , в списке номенклатуры нажмите Создать группу (кнопка рядом с «Создать») и укажите наименование и, при необходимости, родительскую группу.

Разумная схема группировки:

1. Верхний уровень — по виду учёта: «Товары», «Материалы», «Услуги», «Продукция».
2. Второй уровень — по назначению или поставщику: «Товары / Крепёж», «Материалы / Упаковка».
3. Глубже — только если позиций реально много.

Правила именования, которые экономят время:

• 🔤 Единый порядок слов: сначала тип изделия, потом характеристики («Кабель ВВГ 3х1,5» вместо «3х1,5 кабель ВВГ»). Так похожие позиции встают рядом при сортировке.
• 🔤 Без дублирующих слов «товар», «материал» в наименовании — для этого есть вид и группа.
• 🔤 Артикул — в отдельное поле Артикул, а не в наименование. По нему удобно искать и выгружать.

Пошаговая инструкция: как добавить номенклатуру в 1С

Разберём по порядку.

Шаг 1. Открыть справочник. В БП — Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. В УТ — НСИ и администрирование → Номенклатура. Встаньте на нужную группу, чтобы новая позиция сразу попала в неё.

Шаг 2. Создать карточку . Нажмите Создать. Откроется пустая форма.

Шаг 3. Выбрать вид. В УТ — поле Вид номенклатуры. В БП — снимите или установите флаг Услуга. Этот шаг делают первым: он управляет остальными полями.

Шаг 4. Наименование. В поле Наименование — короткое рабочее название. В Полное наименование — то, что пойдёт в печатные формы. Если поля должны совпадать, второе заполнится автоматически по первому.

Шаг 5. Единица измерения. Укажите основную единицу (шт, кг, м и т. д.). О коэффициентах и упаковках — в разделе ниже.

Шаг 6. Ставка НДС. Выберите ставку из поля % НДС: 20, 10, 0 или «Без НДС». Для льготных товаров (детские, ряд продуктов, медизделия) применяется 10% — сверьтесь со статьёй 164 НК РФ.

Шаг 7. Счета учёта. В карточке есть ссылка на счета учёта номенклатуры. По умолчанию они подставляются из группы или из общей настройки, поэтому вручную в каждой карточке их заполнять не нужно.

Шаг 8. Записать. Нажмите Записать и закрыть. Позиция готова к использованию в документах.

Счета учёта номенклатуры: где и как настраивать

Счёт учёта в карточку напрямую не вписывается — за него отвечает регистр сведений Счета учёта номенклатуры (Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры в БП). Это удобно: правило задаётся один раз для группы, склада или организации, а не для каждой позиции.

Как читается правило: программа ищет запись регистра по максимально точному совпадению (конкретная номенклатура → группа → пусто) и берёт подходящие счета. Поэтому обычно достаточно настроить счета на уровне групп:

Для корректного учёта доходов и расходов по видам деятельности в карточке есть поле Номенклатурная группа — она разворачивает выручку и себестоимость в отчётности по направлениям. Для торговли её обычно оставляют общей, для производства и услуг — делят по видам деятельности.

Дополнительные реквизиты и сведения: когда они нужны

Типовых полей карточки хватает не всегда. Нужно хранить цвет, сезон, номер ГОСТа, срок годности, ссылку на фото? Для этого есть механизм дополнительных реквизитов и сведений — он добавляет свои поля без доработки конфигурации.

Сначала механизм включают: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения (установите флаг). Затем в карточке номенклатуры (или в форме вида номенклатуры в УТ) открывается возможность добавить своё поле.

Чем отличаются два варианта:

• Дополнительный реквизит хранится в самой карточке и виден на её форме. Подходит для свойств, по которым вы фильтруете и подбираете позиции (цвет, размер, бренд).
• Дополнительное сведение хранится отдельно и на форме не мозолит глаза. Подходит для служебной информации (внутренние пометки, дата последней ревизии).

Тип значения задаёте сами: строка, число, дата, или значение из своего списка (например, «Сезон: зима/лето/всесезон»). Список потом используется для отбора в отчётах и обработках подбора.

Единицы измерения: как не ошибиться при продаже и учёте

Единица измерения определяет, в чём считаются остатки и как пересчитываются количества в документах. Основная единица хранения остатков задаётся в карточке; справочник единиц опирается на классификатор ОКЕИ (ОК 015-94).

Главные грабли — когда закупка и продажа идут в разных единицах:

• Покупаете коробами, продаёте штуками.
• Принимаете в килограммах, отпускаете в граммах.
• Ведёте в метрах, а приходит бухтами.

Если учитывать всё «в штуках», но приходовать короба как 1 шт, остатки разойдутся с реальностью. Решения два:

1. Единая базовая единица + пересчёт вручную. Храните остаток в штуках, а в документе поступления сами пересчитываете короба в штуки. Просто, но есть риск арифметической ошибки.
2. Упаковки (в УТ 11). Задаёте для позиции несколько единиц с коэффициентами: короб = 12 шт, паллета = 480 шт. В документе выбираете упаковку, 1С сама пересчитывает в базовую единицу. Остаток всегда корректен.

Пример пересчёта: приняли 5 коробов по 12 штук. В базовой единице это 5 × 12 = 60 штук. Продали 3 упаковки по 12 штук — 36 штук, остаток 60 − 36 = 24 штуки, то есть 2 короба. Если бы учитывали «в коробах по 1 шт», система показала бы остаток 2 единицы и потеряла бы 24 штуки.

Единицу измерения, в которой уже есть остатки и движения, менять нельзя: пересчёт истории не произойдёт автоматически, и остатки «поедут». Если нужна другая единица — заводите упаковку с коэффициентом.

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Эти промахи всплывают не сразу, а при закрытии месяца или сверке остатков.

• ❌ Дубли карточек. Один и тот же товар заведён дважды с разным написанием. Остаток размазывается по двум позициям, отчёты врут. Перед созданием карточки ищите позицию по артикулу и части наименования. Склеить дубли потом помогает обработка Поиск и удаление дублей (Администрирование → Обслуживание).
• ❌ Неверный вид номенклатуры. Услугу завели как товар — программа ждёт складское движение, которого нет, и документы не проводятся. Вид правьте до первых операций.
• ❌ Чужая ставка НДС. Для товара со ставкой 10% в карточке стоит 20%. Ошибка уедет в счёт-фактуру и в декларацию. Сверяйте ставку с перечнем из статьи 164 НК РФ.
• ❌ Пустое полное наименование. В накладной печатается внутреннее сокращение вместо нормального названия. Заполняйте поле для печати.
• ❌ Счёт учёта «по умолчанию» не проверен. Материал приходуется на 41 вместо 10, потому что не настроен регистр счетов. Проверьте счёт на тестовом поступлении.

Автоматизация: загрузка, обмены и интеграции

Заводить сотни позиций руками не нужно. В 1С есть штатные способы наполнить и синхронизировать справочник.

• 📥 Загрузка из Excel . В списке номенклатуры есть команда загрузки из табличного документа (в БП — через сервис Загрузка данных из файла, в УТ — через подбор и загрузку). Готовите таблицу с колонками «Наименование», «Единица», «Ставка НДС», «Артикул» — 1С сопоставляет колонки с полями и создаёт карточки пачкой.
• 🔄 Синхронизация БП ↔ УТ. Если торговля ведётся в УТ, а учёт в БП, справочник номенклатуры переносится через типовую синхронизацию (Администрирование → Синхронизация данных). Позиции создаются и обновляются в обеих базах по единому правилу сопоставления.
• 🌐 Обмен с сайтом (CommerceML). Выгрузка каталога и загрузка заказов с интернет-магазина идёт в формате CommerceML. Карточка номенклатуры при этом сопоставляется с товаром на сайте по идентификатору.
• 🏷 Маркировка и ГИС. Для маркируемых товаров в карточке заполняют код ТН ВЭД и признак маркировки — они нужны для обмена с «Честным знаком».

При любом обмене критично правило сопоставления: по какому полю система понимает, что товар из файла и товар в базе — это одно и то же. Обычно сопоставляют по артикулу или уникальному коду.

Частые вопросы