Выручка, себестоимость и прибыль по товарам и покупателям: собираем отчет в 1С

Отчет по продажам в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) открывается из раздела Продажи → Отчеты → Продажи. Задайте период, нажмите Сформировать — и получите выручку, количество, себестоимость и валовую прибыль по номенклатуре. Разрез по покупателям, менеджерам или месяцам включается в настройках отчета за пару кликов.

Стандартный отчет легко превратить в рабочий инструмент: сравнить месяцы, выделить топ-20 товаров, отсечь одного покупателя, сохранить вариант и выгрузить в Excel. Пути даны для БП 3.0 с интерфейсом «Такси», для 1С:Управление торговлей 11 отличия вынесены отдельно.

Где в 1С найти отчет по продажам и какой выбрать

В Бухгалтерии отчеты по продажам собраны в одном месте: раздел Продажи, группа Отчеты на панели раздела. Нужные для анализа выручки:

• 📊 Продажи — основной отчет. Количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль в любых разрезах: товар, покупатель, договор, подразделение, период.
• 💰 Валовая прибыль — тот же финансовый результат, но с упором на рентабельность по номенклатуре и покупателям.
• 📒 Стандартные бухгалтерские отчеты — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету и Анализ субконто по счетам 90.01 и 90.02. Это «сырой» учетный взгляд, полезен для сверки.

Если раздела Продажи или нужного отчета не видно, проверьте права пользователя: отчеты могут быть скрыты профилем доступа. Это решает администратор базы в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Чем отличаются отчеты — сравнительная таблица

Для управленческого анализа почти всегда хватает отчета Продажи. ОСВ и анализ субконто нужны, когда цифру из управленческого отчета надо подтвердить проводками.

Если у вас Управление торговлей 11

В УТ 11 отчеты лежат в Продажи → Отчеты по продажам. Ключевые — Валовая прибыль предприятия и Выручка и себестоимость продаж. Логика настройки та же, что описана ниже: период, группировки, отборы, показатели.

Главное отличие — себестоимость. В УТ она появляется в отчетах только после выполнения регламентной операции расчета себестоимости в закрытии месяца. До этого колонка с себестоимостью и прибылью будет пустой или нулевой, и это не ошибка.

Период и шаг анализа: настраиваем шапку отчета

Шапка отчета — первое, что нужно заполнить. От нее зависит, сойдется ли отчет с бухгалтерией.

1. Откройте Продажи → Отчеты → Продажи.
2. В поле Период нажмите кнопку выбора (три точки) и задайте интервал. Есть готовые варианты: месяц, квартал, полугодие, год, а также произвольные даты.
3. Если в базе несколько организаций, выберите нужную в поле Организация. Пустое поле — отчет по всем организациям сразу.
4. Нажмите Сформировать.

Шаг по периодам: месяц к месяцу

Чтобы увидеть динамику, а не одну итоговую цифру, добавьте группировку по периоду. Откройте Настройки, в списке группировок добавьте поле периода (Месяц, Квартал или День — в зависимости от задачи) и поставьте его на первый уровень.

Пример: период с 01.01 по 31.03, группировка «Месяц → Номенклатура». Отчет покажет три блока: январь, февраль, март, а внутри каждого — товары с выручкой. Сразу видно, какой товар просел в феврале.

Какой период брать для сверки

Для сверки с декларацией по НДС или налогом на прибыль берите период целиком — квартал или год, и только после закрытия месяца. Отчет за незакрытый месяц покажет выручку верно, а вот себестоимость и прибыль могут измениться после закрытия.

Показатели, группировки и отборы в отчете по продажам

Кнопка Настройки открывает форму, где и делается вся «магия». Форма бывает в двух видах — простом и расширенном. Переключатель вида находится в самой форме настроек.

Простой вид: самое нужное

В простом виде доступны:

• ✅ Отборы — по номенклатуре, контрагенту, договору, складу, подразделению.
• ✅ Показатели — галочки у колонок: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность.
• ✅ Группировки — порядок строк: сначала покупатель, потом товар, или наоборот.

Типовые сочетания, которые закрывают большинство задач:

Отборы: как оставить только нужное

Отбор задается в три действия: выбрать поле, условие и значение.

• Равно — один покупатель или один товар.
• В списке — несколько значений. Удобно для группы ключевых клиентов.
• В группе — все элементы папки справочника. Если номенклатура разложена по папкам «Стройматериалы», «Инструмент», так берется целая папка.
• Не равно / Не в списке — исключить. Например, убрать продажи внутрифирменным контрагентам, чтобы они не завышали выручку.

Расширенный вид: свои колонки и сортировка

В расширенном виде появляются вкладки для полей, сортировки и условного оформления. Три приема, которые реально пригодятся:

1. Сортировка по убыванию выручки. Добавьте поле выручки в сортировку с направлением «По убыванию». Лидеры окажутся сверху.
2. Топ-N. После сортировки достаточно смотреть первые строки. Если нужен строгий топ-20, выгрузите отчет в Excel и отрежьте лишнее — так надежнее, чем искать ограничение записей в настройках.
3. Условное оформление. Подсветите красным строки, где рентабельность ниже заданного порога, например 10%. Убыточные позиции видно без чтения цифр.

Выручка с НДС или без

В бухгалтерских отчетах выручка по счету 90.01 отражается вместе с НДС, а сам налог уходит в дебет 90.03. В отчете «Продажи» выручку обычно показывают без НДС — так считается прибыль. Если цифры двух отчетов не сходятся на 20% или 10%, первым делом проверьте именно это.

Пример: отгрузка на 120 000 руб., в том числе НДС 20% — 20 000 руб. Оборот по Кт 90.01 — 120 000 руб., выручка без НДС — 100 000 руб. Разница в 20 000 руб. — это и есть налог.

Формируем отчет и сохраняем результат

После настройки нажмите Сформировать. Дальше с готовым отчетом можно работать прямо в 1С.

Работа с готовой таблицей

• 🔎 Расшифровка. Двойной щелчок по сумме открывает детализацию: из какой реализации она взялась. Из расшифровки можно провалиться в сам документ.
• ➕ Сумма выделенных ячеек. Выделите несколько ячеек мышью — 1С покажет их сумму в верхней части формы отчета. Удобно, чтобы быстро сложить выручку трех товаров без калькулятора.
• 📂 Свернуть и развернуть группировки. Плюсы и минусы слева от строк сворачивают уровни. Можно посмотреть только итоги по покупателям, не раскрывая товары.

Сохранение в Excel и PDF

1. В командной панели отчета нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
2. Выберите формат: Лист Excel 2007-... (xlsx), PDF, Документ Word или табличный документ mxl.
3. Укажите папку и имя файла.

Отправить отчет по почте можно прямо из формы — командой отправки в командной панели или в меню Еще. Для этого в 1С должна быть настроена учетная запись электронной почты.

Сохранение варианта настроек

Чтобы не собирать группировки и отборы заново каждый понедельник, сохраните вариант:

1. В меню Еще выберите Сохранить вариант отчета.
2. Дайте понятное имя: «Продажи по менеджерам помесячно», «Топ клиентов квартала».
3. В следующий раз выберите его через Еще → Выбрать вариант отчета.

Вариант можно сделать доступным только себе или всем пользователям. Общий вариант удобен, когда один и тот же отчет нужен и бухгалтеру, и директору.

Печать

Кнопка печати отправляет отчет на принтер. Перед печатью широкого отчета откройте предварительный просмотр и выберите альбомную ориентацию: при десяти колонках книжный лист обрежет правую часть.

Почему отчет по продажам пустой или не сходится

Большинство «ошибок» отчета — это расхождение ожиданий с настройками. Проверьте по списку ниже.

Возвраты и корректировки

Возврат от покупателя уменьшает продажи в периоде возврата, а не в периоде исходной отгрузки. Если в марте вернули товар, проданный в феврале, февральский отчет не изменится, а мартовская выручка уменьшится.

Документ «Корректировка реализации» ведет себя по-разному в зависимости от вида операции. Исправление в первичных документах относится к исходной отгрузке, а корректировка по согласованию сторон обычно отражается в текущем периоде. Если сверяете два периода и видите неожиданную разницу, поищите в списке документов корректировки.

Услуги и агентские продажи

Услуги попадают в отчет вместе с товарами, но у них нет количества в привычном смысле и обычно нет себестоимости на уровне документа — затраты списываются на счете 20 или 26 при закрытии месяца. Поэтому рентабельность услуг в отчете «Продажи» часто выглядит как 100%. Для реальной картины нужен анализ затрат.

Товары, переданные на комиссию, становятся продажей только после проведения отчета комиссионера. До этого отгрузка комиссионеру выручкой не считается.

Как еще анализировать продажи в 1С

Стандартного отчета хватает для большинства вопросов. Когда нужно больше — вот куда идти.

Диаграмма вместо таблицы

В расширенных настройках можно поменять структуру отчета и добавить в нее диаграмму. Для этого в меню Еще выберите Изменить вариант отчета и в структуре добавьте диаграмму с нужными точками и сериями, например месяц и выручку.

Проще путь — выгрузить отчет в xlsx и построить график в Excel. Для разовой презентации директору это быстрее и гибче.

Разрез по подразделениям и ответственным

В Бухгалтерии разрез по направлениям бизнеса удобнее всего строить через подразделения, если в учетной политике включен учет по подразделениям. Тогда группировка «Подразделение» в отчете сразу разделит выручку магазинов или филиалов.

В УТ 11 менеджер указывается в документе продажи, поэтому отчеты по менеджерам работают без дополнительных настроек.

Регулярная выгрузка без ручного труда

Для отчета, который нужен каждую неделю, в типовых конфигурациях есть рассылка отчетов: 1С сама формирует выбранный вариант по расписанию и отправляет на почту. Для работы рассылки нужны настроенная почта и выполнение регламентных заданий в базе. Настройку обычно делает администратор, потому что расписание выполняется на сервере или при открытой базе в файловом режиме.

Связка с другими отчетами

Частые вопросы об отчете по продажам