Оформление отпуска сотруднику в 1С:ЗУП

Отпуск в 1С:ЗУП 3.1 оформляется одним документом — Зарплата → Отпуска → Создать → Отпуск. В нём сразу считаются средний заработок, число дней и сумма отпускных, а при проведении формируется начисление и запись для выплаты. Кадровая часть (приказ Т-6) и расчётная (записка-расчёт Т-60) закрываются тем же документом.

Ниже — порядок от проверки настроек до табеля, с формулой среднего дневного заработка, примером расчёта и разбором переноса и отзыва. Пути указаны для конфигурации «Зарплата и управление персоналом» 3.1, интерфейс «Такси».

Что проверить до оформления отпуска

Отпускные считаются по среднему заработку за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если за этот период в базе нет начислений или они внесены не полностью, сумма выйдет заниженной. Поэтому перед созданием документа стоит убедиться, что данные полные.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ), но по соглашению сторон отпуск можно предоставить и раньше. В программе это никак не блокируется — контролирует кадровик.

Вид отпуска задаётся настройкой в разделе Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. Ежегодный основной отпуск включён по умолчанию. Дополнительные виды (за вредность, за ненормированный день, учебный) при необходимости добавляются там же.

Создание документа «Отпуск»

Откройте журнал Зарплата → Отпуска и нажмите Создать → Отпуск. В шапке заполните:

1. Организация — подставляется основная, если в базе их несколько, выберите нужную.
2. Месяц — месяц, в котором начисляются отпускные. Обычно это месяц начала отпуска.
3. Сотрудник — по нему программа сама подтянет оклад, график и остаток дней отпуска.
4. Дата — дата документа (как правило, дата издания приказа).

На вкладке Ежегодный отпуск поставьте флажок и укажите период: Отпуск с ... по .... Число календарных дней программа посчитает сама, но его можно поправить вручную.

Если в базе ведётся штатное расписание, в документе доступен флажок «Освобождать ставку на период отпуска». Он нужен, когда на время длительного отпуска (например, по уходу за ребёнком) на ставку временно принимают другого человека. Для обычного ежегодного отпуска флажок не ставят.

Если сотрудник берёт несколько видов отпуска сразу (например, основной плюс дополнительный), на том же документе есть отдельные вкладки — «Отпуск без сохранения оплаты», «Дополнительные отпуска, отгулы». Их можно комбинировать в одном документе, тогда периоды не должны пересекаться.

Как считаются дни и расчётный период

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск по общему правилу — 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ). За каждый полный месяц работы сотрудник «зарабатывает» примерно 2,33 дня (28 ÷ 12).

Оплачиваются именно календарные дни. Если на период отпуска попадает нерабочий праздничный день из статьи 112 ТК РФ, он в число оплачиваемых дней не входит и отпуск продлевается. Пример: отпуск с 1 по 14 января формально 14 дней, но 1–8 января — праздники, поэтому оплачиваются только рабочие календарные дни после праздников.

Расчётный период для среднего заработка — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Из него исключаются (Постановление № 922):

• 🚫 периоды болезни и отпусков;
• 🚫 командировки и простои не по вине работника;
• 🚫 время, когда сотрудник был освобождён от работы с сохранением среднего заработка.

Суммы за исключённые периоды в базу расчёта тоже не попадают. Поэтому важно, чтобы больничные и прошлые отпуска были в базе проведены — иначе средний завысится.

Начисление отпускных и средний заработок

Отпускные = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска.

Средний дневной заработок считается по формуле из статьи 139 ТК РФ:

Средний дневной = База за 12 месяцев / (12 × 29,3)

Здесь 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Знаменатель 12 × 29,3 = 351,6 применяется, когда все 12 месяцев отработаны полностью.

Если месяц отработан не полностью (были больничный, командировка, прошлый отпуск), число дней за этот месяц считается отдельно:

Дни месяца = 29,3 / Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни

Пример. За расчётный период сотруднику начислено 600 000 ₽, все месяцы отработаны полностью, отпуск — 14 дней.

• Средний дневной: 600 000 / 351,6 = 1 706,48 ₽
• Отпускные: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽

В базу расчёта входят все выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, доплаты и надбавки, премии. Не входят социальные и разовые выплаты, не зависящие от труда, — материальная помощь, оплата питания, проезда, подарки.

Премии учитываются по особым правилам Постановления № 922:

• 🟢 ежемесячные — не более одной за каждый показатель за каждый месяц периода;
• 🟢 квартальные и за период больше месяца — в размере месячной части за каждый месяц;
• 🟢 годовые (по итогам года) — в полном объёме, если начислены за год, предшествующий отпуску.

Если за месяц перед отпуском или внутри расчётного периода в организации повышались оклады, средний заработок индексируется. В 1С:ЗУП индексация подтягивается автоматически при условии, что повышение оформлено документом Изменение оплаты труда или плановым начислением, а не ручной правкой оклада. Коэффициент повышения программа применяет к выплатам до даты роста.

В 1С весь расчёт виден на вкладке «Начислено (подробно)». По ссылке «Средний заработок» открывается форма со списком месяцев расчётного периода, суммами и отработанными днями — её удобно распечатать как записку-расчёт Т-60 для проверки. Там же видно, какие месяцы и суммы программа исключила и почему.

НДФЛ, страховые взносы и срок выплаты

С отпускных удерживается НДФЛ. В документе он рассчитывается на вкладке «НДФЛ», а удерживается в момент фактической выплаты. С 2023 года дата получения дохода в виде отпускных — день выплаты, и срок перечисления налога привязан к периоду, в котором деньги выданы: по выплатам с 1-го по 22-е число налог перечисляется до 28-го числа того же месяца, по выплатам с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца. Отдельный срок уплаты «на следующий рабочий день», действовавший раньше для отпускных и больничных, больше не применяется — правило стало общим.

Страховые взносы на отпускные начисляются в общем порядке — они попадут в начисление того месяца, который указан в шапке документа. Отдельного действия не требуется, взносы считаются при закрытии месяца.

Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Это жёсткое требование: если выдать позже, работодателю грозит штраф и компенсация за задержку.

Способ выплаты выбирается в поле «Выплата»:

После проведения документа на его основании создаётся «Ведомость на выплату» (в банк или кассу) через кнопку Выплатить или Создать на основании.

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Отпуска планируются заранее графиком отпусков на год (Кадры → Графики отпусков). График — это план; фактическое предоставление оформляется документом «Отпуск». Любое отклонение от графика считается переносом и требует основания: заявление сотрудника или производственная необходимость.

Перенос по заявлению. Если сотрудник просит перенести ещё не начавшийся отпуск, непроведённый документ «Отпуск» просто редактируется — меняете даты и перепроводите. Если документ уже выплачен, его отменяют (снимают проведение или сторнируют) и создают новый на другие даты, а излишне выплаченную сумму учитывают при следующей выплате. Перенос на следующий рабочий год допускается в исключительных случаях, но не использовать отпуск два года подряд нельзя (ст. 124 ТК РФ).

Продление из-за болезни. Когда сотрудник заболел во время отпуска, отпуск продлевается на дни болезни или переносится. Сначала проводите больничный документом «Больничный лист», затем корректируете даты отпуска. Дни, совпавшие с болезнью, не оплачиваются как отпускные.

Отзыв из отпуска. Для досрочного выхода есть отдельный документ — Зарплата → Отзыв из отпуска. В нём указывается дата выхода, программа пересчитывает число использованных дней и сторнирует излишне начисленные отпускные. Неиспользованные дни возвращаются в остаток — сотрудник сможет догулять их позже.

Табель, приказ и отчётность

После проведения документа дни отпуска автоматически попадают в табель учёта рабочего времени с буквенным кодом «ОТ» (ежегодный оплачиваемый) или «ОД» (дополнительный). Отдельно отмечать их в табеле не нужно — отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель (Т-13) возьмёт данные из документа.

Из самого документа «Отпуск» по кнопке Печать доступны готовые формы:

• 📄 Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) — для одного сотрудника;
• 📄 Записка-расчёт (Т-60) — с расшифровкой среднего заработка и суммы.

Для проверки корректности начислений используйте отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок — в нём видна строка отпускных с суммой и периодом. А отчёт Остатки отпусков покажет, сколько дней осталось у сотрудника после оформления.

Если отпуск захватывает два месяца, часть отпускных относится к одному месяцу, часть — к другому. Программа распределяет их сама при начислении, но в отчётах это стоит проверить, особенно если отпуск переходит на следующий год.

Частые вопросы