Отчёт П-4 в ЗУП и Бухгалтерии: заполнение, проверка и сдача в Росстат

Сформировать П-4 в 1С проще всего в ЗУП 3.1: Отчетность, справки → 1С-Отчетность → кнопка Создать → группа «Статистика» → форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Выберите организацию и период, нажмите Заполнить — программа подтянет численность из кадрового учёта и фонд оплаты труда из начислений. В Бухгалтерии 3.0 тот же отчёт открывается через Отчеты → Регламентированные отчеты.

Сама кнопка Заполнить — полдела. Цифры в П-4 будут верными, только если в базе проведены все кадровые документы и начисления настроены для статистики. Если пропустить подготовку, контрольные соотношения не сойдутся, а Росстат пришлёт запрос пояснений или потребует пересдать отчёт.

Кто сдаёт П-4 и какие кадровые данные проверить заранее

Форму П-4 сдают организации, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Малый бизнес отчитывается по своим формам (ПМ, МП (микро)), если Росстат включил его в выборку.

Точный перечень форм для вашей организации смотрите в сервисе Росстата «Перечень форм отчётности» по ИНН или ОКПО: он важнее любой общей таблицы.

Что должно быть в базе до заполнения

Отчёт берёт данные из кадровых и расчётных документов. Перед формированием проверьте:

• 👤 Приёмы и увольнения за период проведены. Сотрудник без проведённого приёма не попадёт в численность, а уволенный без документа будет «работать» до конца месяца.
• 🏖️ Отсутствия заведены документами: отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения оплаты. От них зависит, кого исключать из среднесписочной численности.
• ⏱️ Неполное время оформлено кадровым переводом или в приёме. Работники на неполной ставке по соглашению считаются пропорционально отработанному времени.
• 👥 Внешние совместители приняты с видом занятости «Внешнее совместительство». Они идут отдельной графой, а не в списочный состав.
• 📄 Договоры ГПХ оформлены документами договоров, а не разовыми начислениями. Иначе численность по ГПХ будет пустой при ненулевом фонде.
• 💰 Расчёт зарплаты за последний месяц периода закрыт: начисления проведены, премии и отпускные начислены.

Настройка начислений и подразделений для статистики

Фонд заработной платы в П-4 собирается не из «всех начислений подряд». Каждое начисление в ЗУП 3.1 отнесено к одной из статистических групп: фонд оплаты труда, выплаты социального характера или «не включается».

Как проверить начисления

1. Откройте Настройка → Начисления.
2. Откройте карточку начисления — например, премию или доплату, которую вы создавали сами.
3. На вкладке с налогами и учётом найдите поле, отвечающее за отражение в статистических формах.
4. Убедитесь, что вид выбран по смыслу выплаты.

Типовые начисления (оклад, отпуск, больничный) настроены поставщиком. Проверять надо в первую очередь собственные начисления — их пользователи создают копированием и часто оставляют настройку от «родителя».

Если видов деятельности несколько

П-4 заполняется по строке «Всего» и по строкам с кодами ОКВЭД2. Если в организации несколько видов деятельности, численность и фонд нужно разнести по ним.

Программа делает это по подразделениям: код вида деятельности задаётся в их карточках. Откройте Настройка → Подразделения и проверьте, что у каждого подразделения с отдельным видом деятельности код указан. Подразделения без кода уйдут в основной ОКВЭД организации.

Как сформировать П-4 в 1С ЗУП и Бухгалтерии: пошагово

Создание отчёта в ЗУП 3.1

1. Перейдите в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать. В окне выбора отчётов откройте группу «Статистика» или наберите в поиске «П-4».
3. Выберите форму «Сведения о численности и заработной плате работников».
4. Укажите организацию и период: месяц или квартал — по вашей периодичности.
5. Нажмите Создать в окне параметров, затем Заполнить в самом отчёте.
6. Проверьте титульный лист: ОКПО, адрес, ответственное лицо. Эти поля берутся из карточки организации.

Если в окне выбора нет нужной формы, обновите конфигурацию: формы статистики меняются, и устаревший релиз может предлагать прежний бланк. Номер действующего бланка смотрите в шапке отчёта.

Создание отчёта в Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Создать → «Статистика» → П-4.
3. Задайте период и нажмите Заполнить.

Автозаполнение в БП работает, если зарплата ведётся в самой Бухгалтерии. Если зарплата в ЗУП, а БП получает только проводки, данных по численности в БП нет: форму формируют в ЗУП.

Какие показатели проверить руками

После заполнения пройдитесь по графам. Структура строки одна: средняя численность, фонд начисленной заработной платы и выплаты социального характера — отдельно по списочному составу, внешним совместителям и работникам по договорам ГПХ.

• 🔢 Среднесписочная численность — сверьте с кадровым отчётом по численности.
• 👥 Внешние совместители — сколько человек реально работает по совместительству.
• 📄 Договоры ГПХ — средняя численность за период, а не количество договоров.
• 💰 Фонд — сверьте с отчётом по начислениям из Зарплата → Отчеты по зарплате за тот же период.

Ячейку можно исправить вручную: отчёт регламентированный, правка допускается. Но ручная правка без исправления базы вернётся при следующем нажатии Заполнить, а следующий месяц снова будет посчитан из базы. Поэтому сначала ищите причину.

Анализ показателей и контрольные соотношения П-4

Перед отправкой нажмите в отчёте Проверить → «Проверить контрольные соотношения». Программа покажет невыполненные связи между графами и строками.

Что проверяют соотношения

Последняя проверка не всегда означает ошибку. Низкая средняя зарплата бывает законной: много работников на неполной ставке, простой, начисления за прошлый период сторнированы.

Как посчитать средний заработок для самопроверки

Средняя зарплата для сравнения = фонд начисленной заработной платы списочного состава / среднесписочная численность / число месяцев периода.

Пример за квартал: фонд 2 160 000 руб., среднесписочная численность 12 человек. 2 160 000 / 12 / 3 = 60 000 руб. в месяц на человека.

Если получилось ниже МРОТ, а все работают полный день, — ищите начисления, которые выпали из фонда из-за настройки.

Сравнение с прошлым периодом

Отдельной проверки в программе нет, но её делает Росстат. Откройте отчёт за предыдущий месяц или квартал и сравните три цифры: численность, фонд, среднюю зарплату.

• 📈 Фонд вырос на 30% и больше без роста численности — проверьте, не попала ли квартальная премия или отпускные за будущий период.
• 📉 Численность упала, а увольнений не было — проверьте документы отсутствия: возможно, кого-то лишний раз отправили в отпуск по уходу.
• 🔁 Цифры совпали до рубля — подозрительно: часто это значит, что отчёт скопировали, а не заполнили заново.

Ошибки при заполнении П-4 в 1С и их исправление

Большинство расхождений сводится к нескольким сценариям. Выберите симптом:

Сдали с ошибкой — что делать

Если ошибку нашли после отправки, сдайте исправленный отчёт за тот же период. В 1С создайте новый экземпляр П-4 за этот период, заполните его по исправленной базе и отправьте.

Затягивать не стоит. За непредставление или недостоверные статистические данные предусмотрена ответственность по ст. 13.19 КоАП РФ. Исправление, отправленное до того, как Росстат обнаружил ошибку сам, обычно снимает вопрос.

Выгрузка и отправка П-4 в Росстат

Отправка через 1С-Отчетность

Если подключён сервис 1С-Отчетность, отправка — одна кнопка:

1. В отчёте нажмите Отправить.
2. Программа выполнит проверку формата и подпишет файл квалифицированной подписью.
3. Отслеживайте статус в Отчетность, справки → 1С-Отчетность по строке отчёта.

Отчёт считается сданным, когда от Росстата пришло подтверждение приёма. Протокол с ошибками форматно-логического контроля значит, что отчёт не принят: исправьте и отправьте заново.

Выгрузка файлом

Без подключённого сервиса отчёт выгружают файлом и отправляют через другого оператора ЭДО или через систему веб-сбора Росстата:

1. В отчёте нажмите Выгрузить и сохраните файл.
2. Загрузите его в программу оператора или в веб-сбор.
3. Сохраните квитанцию о приёме.

Перед отправкой — короткая проверка

Частые вопросы