Приходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерии 3.0: от настройки кассы до печати КО-1

Приходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерии 3.0 — это документ «Поступление наличных». Откройте Банк и касса → Кассовые документы, нажмите Поступление, выберите вид операции, укажите плательщика, сумму и статью движения денежных средств, затем Провести и Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1). Проводка сформируется в дебет счёта 50.01.

Чаще всего ПКО ломается не на заполнении, а на мелочах вокруг: не тот договор, пустая статья ДДС , кассир не указан в организации, и печатная форма уходит без подписей. Ниже по порядку — что настроить один раз, как заполнить документ под каждую типовую операцию и как проверить результат.

1. Что настроить до первого приходного ордера

ПКО можно провести и в «голой» базе, но печатная форма и кассовая книга без настроек получатся неполными. Проверьте четыре вещи.

• 🏢 Организация. В карточке организации (Главное → Организации) должны быть заполнены полное наименование, ИНН, КПП и код ОКПО — они попадают в шапку КО-1.
• ✍️ Подписи. В карточке организации есть блок с ответственными лицами: руководитель, главный бухгалтер, кассир. Без кассира в ПКО и квитанции останется пустая строка «Получил кассир».
• 💰 Лимит остатка кассы. Задаётся в карточке организации, в разделе про кассу, с датой начала действия. Малый бизнес и ИП по Указанию 3210-У вправе лимит не устанавливать — тогда поле оставьте пустым.
• 📑 Статьи ДДС. Справочник «Статьи движения денежных средств» (Справочники → Банк и касса). В БП 3.0 статья — обязательная аналитика счёта 50, поэтому без неё документ не проведётся.

2. Как создать ПКО в 1С: документ «Поступление наличных»

Сам документ находится в журнале кассовых документов. В нём лежат и приходные, и расходные ордера — их удобно сверять в одном списке.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Поступление. Откроется новый документ «Поступление наличных».
3. Выберите вид операции — от него зависит набор полей и счёт кредита.
4. Проверьте дату. ПКО оформляют в день фактического поступления денег. Дата «задним числом» может перенумеровать ордера и сломать последовательность кассовой книги.
5. Номер 1С присвоит сама при записи. Нумерация сквозная в пределах года и начинается с 1 каждого 1 января.

Создать ПКО можно и на основании другого документа. Например, из счёта покупателю (Продажи → Счета покупателям, кнопка Создать на основании → Поступление наличных) — тогда контрагент, договор и сумма подтянутся сами.

Какой вид операции выбрать

3. Заполнение ПКО: плательщик, договор и счёт расчётов

Разберём самую частую операцию — оплату от покупателя. Остальные виды заполняются по той же логике, только полей меньше.

1. Контрагент — от кого пришли деньги.
2. Договор — 1С подставит основной договор, если он один. Если договоров несколько, выберите нужный вручную: от него зависит, какой долг закроется.
3. Сумма — сколько принято наличными.
4. Погашение задолженности. Режим Автоматически сначала гасит долг покупателя, а остаток относит в аванс. Режим Не погашать всё отнесёт в аванс. По документу — закроет конкретную реализацию.
5. Счета расчётов — 62.01 и 62.02 подставляются из настроек счетов учёта расчётов с контрагентами. Менять их вручную в ПКО стоит только при осознанной причине.
6. Ставка НДС — нужна для аванса: из неё рассчитывается НДС к начислению и счёт-фактура на аванс.

Если один платёж закрывает несколько договоров

Покупатель принёс 50 000 ₽ наличными: 30 000 ₽ — по договору поставки, 20 000 ₽ — по договору услуг. В шапке документа переключите расшифровку платежа в режим списка и заведите две строки: в каждой свой договор, своя сумма, при необходимости своя статья ДДС. Итог табличной части должен совпасть с суммой документа — 30 000 + 20 000 = 50 000 ₽.

Другие виды операций — на что смотреть

• 👤 Возврат от подотчётного лица — выбираете сотрудника, а не контрагента. Счёт 71.01 подставится сам.
• 🏦 Получение наличных в банке — укажите расчётный счёт, с которого сняли деньги. Сумма должна совпасть с расходом в выписке, иначе на 57 или 51 повиснет остаток.
• 🛒 Розничная выручка — указывается склад розничной точки. Если розница ведётся через онлайн-кассу и отчёты о розничных продажах, вид операции и счёт зависят от типа склада — проверьте, какой тип указан в карточке склада.

4. Статья ДДС и прочая аналитика ПКО

Статья движения денежных средств — это не формальность. По ней строится отчёт о движении денежных средств и анализ поступлений в управленческих отчётах.

1. При выборе вида операции 1С подставляет статью по умолчанию — например, для оплаты от покупателя ту, что отмечена как статья для поступлений от покупателей.
2. Проверьте её глазами. Если в справочнике заведено несколько похожих статей, программа может подставить не ту, что используется в вашей учётной политике.
3. Для «Прочего прихода» статью выбирают вручную — по умолчанию её нет.
4. Если нужной статьи нет, создайте её прямо из поля выбора, указав вид движения денежных средств (он нужен для формы отчёта о движении денежных средств).

Что ещё есть в аналитике документа:

• Подразделение — заполняется, если в организации включён учёт по подразделениям.
• Счёт кредита и субконто — для «Прочего прихода» выбираются вручную. Например, возврат госпошлины — 91.01 «Прочие доходы» с нужной статьёй прочих доходов и расходов.
• Комментарий — не печатается, но помогает найти документ через поиск по списку.

5. Проводки, печать КО-1 и запись в кассовую книгу

Какие проводки сформирует ПКО

После Провести нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» в командной панели). Типовые проводки:

Пример. Покупатель должен 40 000 ₽ и вносит в кассу 55 000 ₽. При режиме Автоматически будет две строки: Дт 50.01 Кт 62.01 — 40 000 ₽ и Дт 50.01 Кт 62.02 — 15 000 ₽. По авансу 15 000 ₽ при ставке 20% нужно выписать счёт-фактуру на аванс: НДС = 15 000 × 20/120 = 2 500 ₽, проводка Дт 76.АВ Кт 68.02 появится в документе «Счёт-фактура выданный».

Счёт-фактуру на аванс создают из ПКО через Создать на основании → Счёт-фактура выданный или пакетно в конце месяца обработкой регистрации счетов-фактур на аванс.

Печать приходного кассового ордера

1. В открытом документе нажмите Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1).
2. Перед печатью проверьте нижний блок документа с реквизитами печатной формы: Принято от, Основание, Приложение. Поле «Принято от» по умолчанию заполняется наименованием контрагента — для физлица впишите ФИО полностью.
3. Форма печатается на одном листе: слева ордер, справа отрывная квитанция. Квитанцию подписывают главбух и кассир, ставят печать (если она используется) и отдают тому, кто внёс деньги.

Указание 3210-У разрешает оформлять кассовые документы и в электронном виде с электронной подписью. Тогда печатать ордер не обязательно, но документ в 1С всё равно нужен.

Кассовая книга

Проведённый ПКО автоматически попадает в отчёт Банк и касса → Кассовая книга. Листы формируются за каждый день, в который были операции. Сформируйте книгу за период, проверьте остаток на конец дня и сверку с суммой в кассе.

6. Ошибки при оформлении ПКО и как их исправить

7. Частые вопросы про ПКО в 1С