Формируем прайс-лист в 1С: от настройки цен до выгрузки в Excel

Прайс-лист в 1С 8.3 — это отчёт, который строится на основе видов цен (в «Управлении торговлей») или типов цен номенклатуры (в «Бухгалтерии»). Чтобы он не вышел пустым, сначала нужно завести вид цены и зафиксировать по нему цены документом Установка цен номенклатуры, и только потом формировать сам прайс-лист и выгружать его в Excel.

Порядок действий одинаков во всех конфигурациях: подготовить цены → сформировать отчёт → настроить отбор и колонки → сохранить файл . Ниже разберём каждый шаг на примере «Управления торговлей 11» и «Бухгалтерии 3.0», покажем, как сделать печатную форму и как отдать прайс на сайт.

Что подготовить до формирования прайс-листа

Прайс-лист сам по себе ничего не считает — он показывает цены, которые уже внесены в базу. Поэтому до первого отчёта нужны две вещи: заведённый вид (тип) цены и установленные по нему цены на товары.

Терминология в конфигурациях отличается — не путайте её:

В «Управлении торговлей» у вида цены есть способ задания значения:

• 💰 вручную — цену вбивает менеджер;
• 📈 наценкой на другой вид цены (например, розница = закупка + 40%);
• 🧮 по формуле — цена рассчитывается автоматически по заданному выражению;
• 📦 по данным поступлений — от последней или средней цены закупки.

Если планируете держать розницу как наценку на закупочную цену, настройте это в карточке вида цены сразу — тогда при каждой установке цен система пересчитает значения, и прайс не придётся править вручную.

В той же карточке вида цены задаются два параметра, из-за которых чаще всего расходятся суммы в прайсе:

• 💱 Валюта. Цена хранится в валюте вида цены. Если опт вы ведёте в рублях, а один из прайсов должен быть в условных единицах — это два разных вида цены, а не пересчёт на лету.
• 🧾 Цена включает НДС или нет. Признак задаётся в карточке вида цены один раз. Для прайса в розницу обычно нужна цена с НДС, для межфирменных отгрузок — без НДС. Смешивать в одном виде цены нельзя.

Определитесь с этими двумя настройками до того, как начнёте вносить цены: поменять их потом по уже заполненным данным — значит пересчитывать весь массив.

Устанавливаем цены номенклатуры

Цены фиксирует документ Установка цен номенклатуры. Он хранит значения на конкретную дату: отчёт «Прайс-лист» потом берёт цену, действующую на выбранный день.

1. Откройте список цен: в «Управлении торговлей» — раздел CRM и маркетинг → Цены, в «Бухгалтерии» — раздел Справочники (группа, где ведутся цены номенклатуры).
2. Создайте новый документ установки цен и укажите дату, с которой цены вступают в силу.
3. Выберите один или несколько видов цен, которые заполняете этим документом.
4. Подберите товары — вручную через Подбор или кнопкой заполнения по номенклатурной группе, остаткам, предыдущему документу.
5. Внесите цены в колонки. Если вид цены рассчитывается наценкой или по формуле, значения подставятся сами — останется проверить.
6. Проведите документ.

Чтобы поднять цены на весь ассортимент разом, не нужно вбивать каждую позицию: создайте документ установки цен с заполнением по предыдущим ценам и примените процент наценки к колонке — так обновляется прайс при смене сезона или курса.

Несколько приёмов, которые экономят время на регулярной переоценке:

• 📋 Заполнение по предыдущему документу — подтягивает тот же список товаров, по которому цены уже устанавливались. Не придётся заново подбирать номенклатуру.
• 📈 Групповое изменение колонки — выделяете строки и меняете цену на процент или фиксированную сумму для всех сразу.
• 🗓 Разные документы на разные даты — если цена меняется с первого числа, проведите установку цен этой датой заранее. Прайс на старую дату останется со старыми ценами, на новую — с новыми.

Отчёт «Прайс-лист»: быстрый способ

Готовый отчёт Прайс-лист есть и в «Управлении торговлей», и в «Бухгалтерии». Он собирает таблицу «номенклатура × виды цен» и сразу готов к печати и выгрузке.

Порядок формирования:

1. Откройте отчёт «Прайс-лист». В «Бухгалтерии 3.0» он вызывается из списка Номенклатура командой формирования прайс-листа в командной панели; в «Управлении торговлей» — из раздела, где ведутся цены и маркетинг.
2. Укажите дату, на которую берутся цены.
3. Выберите вид (тип) цены — можно добавить сразу несколько колонок, чтобы в одном прайсе были и оптовая, и розничная цена.
4. Задайте отбор: по номенклатурной группе, виду номенклатуры, производителю или складу. Так прайс не раздувается лишними позициями.
5. Нажмите Сформировать.

Отчёт — это стандартный табличный документ 1С. Его колонки, группировки и сортировку можно менять через настройки отчёта (кнопка настроек или Ещё → Изменить вариант). Там же добавляют колонку с артикулом, остатком на складе, единицей измерения или картинкой товара.

Сформированный прайс можно сразу отправить на печать (Ctrl+P) или сохранить в файл — об этом ниже.

Печатная форма и коммерческое предложение

Отчёт «Прайс-лист» — это уже готовая печатная форма: табличный документ выводится на бумагу один в один с экраном. Для официальной рассылки клиенту чаще используют не голый прайс, а коммерческое предложение — в нём к ценам добавляют реквизиты, условия и срок действия.

Два рабочих варианта:

• 📄 Коммерческое предложение клиенту. В «Управлении торговлей» есть отдельный документ коммерческого предложения: в него подбираются товары с ценами выбранного вида, а печатная форма уже содержит шапку, итоги и условия. Это удобно, когда прайс адресный — под конкретного покупателя со своей скидкой.
• 🖨 Печать прайса как прайса. Если нужен обычный общий прайс «для всех», формируйте отчёт «Прайс-лист» и печатайте его. Лишние служебные колонки перед печатью скройте в настройках, чтобы на бумаге осталось только нужное: наименование, артикул, цена.

Внешний вид печатной формы (шрифты, логотип, колонтитулы) правится через макет. Менять типовой макет напрямую не стоит — при обновлении конфигурации правки затрутся. Корректный путь — сделать печатную форму во внешней обработке или через расширение конфигурации ; тогда она переживёт обновления.

Выгрузка прайс-листа в Excel и для сайта

Чаще всего прайс нужен не на бумаге, а файлом. Сформированный отчёт выгружается из 1С в пару кликов.

В Excel (.xlsx) или таблицу 1С (.mxl):

1. Сформируйте отчёт «Прайс-лист».
2. Нажмите кнопку сохранения табличного документа (Сохранить / Сохранить как в меню Ещё).
3. Выберите формат: Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx), старый .xls, .pdf или внутренний формат 1С .mxl.
4. Укажите папку и сохраните.

Так же выгружается прайс и в PDF — когда файл нужно просто переслать клиенту «только для чтения», без возможности редактировать цены.

Перед отправкой файла клиенту приведите его в порядок прямо в 1С, до сохранения:

• скройте служебные колонки (внутренний код, склад, себестоимость) в настройках отчёта — в прайсе клиента их быть не должно;
• добавьте в шапку дату, на которую действуют цены, и срок действия предложения;
• если позиций много, закрепите строку заголовка — в выгруженном .xlsx шапка не «уедет» при прокрутке.

Эти правки удобнее делать в варианте отчёта один раз: тогда при каждом формировании прайс сразу выходит в готовом для отправки виде.

Для публикации на сайте:

• Если на сайте нужна просто таблица цен — выгрузите прайс в .xlsx и загрузите файл на сайт как вложение. Самый простой путь, подходит для небольшого ассортимента.
• Если сайт — интернет-магазин с автоматической синхронизацией, прайс отдаётся не файлом, а через обмен. Для связки «1С — сайт» используется стандарт выгрузки каталога и цен (формат обмена коммерческой информацией CommerceML). Тогда цены и остатки улетают на сайт по расписанию, а не руками.

Автоматизация: обновление цен по расписанию и обработки

Руками формировать прайс каждый день не нужно. В 1С 8.3 есть несколько уровней автоматизации — выбирайте по сложности задачи.

Расчёт цен по правилам. Самый надёжный способ — настроить вид цены так, чтобы он сам пересчитывался: наценкой на закупку или по формуле. Тогда при каждой установке цен прайс обновляется без ручного ввода.

Регламентное обновление. Если цены зависят от курса валют или от цен поставщика, обновление установки цен можно поставить на регламентное задание — система сама пересчитает значения по расписанию.

Внешние обработки и расширения. Когда типового отчёта не хватает (нужен особый формат файла, выгрузка сразу нескольким контрагентам, своя структура колонок), задачу решают внешней обработкой или расширением конфигурации. Расширение подключается без снятия базы с поддержки и переживает обновления типовой конфигурации — это предпочтительный вариант перед правкой самого отчёта.

Типичные ошибки при формировании прайс-листа

Большинство проблем с прайсом сводится к данным, а не к самому отчёту.

• 🚫 Прайс пустой. Не установлены цены по выбранному виду цены или выбран вид цены, по которому документов установки цен ещё не было. Проверьте, что документ установки цен проведён.
• 📅 В прайсе старые цены. Отчёт берёт цену на свою дату. Если установка цен проведена вчера, а в отчёте стоит позавчерашняя дата — новые цены не попадут. Сверьте дату отчёта с датой документа цен.
• 📦 Нет части товаров. По ним не задана цена выбранного вида либо они отсечены отбором (группа, производитель, склад). Снимите лишний отбор или установите цены на недостающие позиции.
• 💱 Не та валюта или НДС. Вид цены настроен в другой валюте или с другим признаком НДС, чем ожидаете. Это настройка карточки вида цены, а не отчёта.
• 🖼 Не выводятся картинки. Изображения не загружены в карточки номенклатуры либо их вывод отключён в настройках отчёта.

Отдельная частая ситуация — один товар с разной ценой в разных прайсах. Это не ошибка: так и задумано, если у вас несколько видов цен. Просто выбирайте при формировании тот вид, который нужен каналу продаж.

Частые вопросы