Формируем прайс-лист в 1С и выгружаем клиентам в Excel

Готовый прайс-лист в 1С собирает стандартный отчёт «Прайс-лист». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» он лежит в разделе CRM и маркетинг, в «Бухгалтерии» его вызывают из справочника Номенклатура. Отчёт выводит товары с ценами по нужным видам цен, его легко выгрузить в Excel, сохранить в PDF и отправить клиентам.

Чтобы прайс-лист сформировался с правильными цифрами, до его построения нужно навести порядок в двух местах: в номенклатуре и в ценах. Ниже — что именно подготовить, как настроить колонки отчёта под своих покупателей и как поставить обновление и рассылку на поток.

Что подготовить до построения прайс-листа

Прайс-лист не «придумывает» цены — он показывает те, что уже занесены в базу. Поэтому сначала заполняем исходные данные.

Номенклатура. Товары, которые пойдут в прайс, должны быть в справочнике Номенклатура с заполненными наименованиями и единицами измерения. Если вы группируете прайс по видам товаров, проверьте, что у позиций указан вид номенклатуры или группа — по ним потом удобно собирать разделы прайса.

Цены. В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» цены хранятся в разрезе видов цен (оптовая, розничная, для дилеров и т. д.), в «Бухгалтерии» — в разрезе типов цен. Это один и тот же механизм под разными названиями, не путайте термины при переходе между конфигурациями.

Сами цены заносит документ Установка цен номенклатуры. В нём вы выбираете вид (тип) цены, дату, с которой цена действует, и список товаров с суммами. Пока цена не проведена этим документом, в прайс-листе по ней будет пусто — частая причина «пустого» прайса.

Способ расчёта вида цены сильно экономит время. Три типовых варианта:

• 💰 Назначаются вручную — вы сами вбиваете каждую цену. Подходит для короткого прайса или уникальных позиций.
• 📈 Наценка на цену поступления — 1С берёт закупочную цену и прибавляет процент. Удобно, когда закупка часто меняется.
• 🔗 Процент от другого вида цены — дилерская считается как «оптовая минус 10 %». Пересчёте базовой цены пересчитывается и зависимая.

Ещё одна подготовительная мелочь — ценовые группы. Если объединить товары в ценовые группы (например, «Электроника», «Аксессуары»), наценку можно задавать сразу на всю группу, а не на каждую позицию. В прайс-листе по этим же группам потом удобно собирать разделы.

Где взять отчёт «Прайс-лист» в разных конфигурациях

Путь к отчёту зависит от конфигурации. Соберём его в таблицу, чтобы не искать вслепую.

В «Бухгалтерии» отдельного раздела с отчётами по ценам нет: прайс собирается прямо из списка товаров. Если команды «Прайс-лист» в панели не видно, проверьте в Главное → Функциональность, что включён учёт товаров по ценам — без этого механизм цен в БП скрыт.

Открыв отчёт, вы увидите форму с настройками: период, вид цены, отбор по товарам. Нажмите «Сформировать» — и 1С построит таблицу с текущими ценами.

Настройка колонок, группировок и отбора

Стандартный прайс редко устраивает «как есть»: клиенту нужны свои колонки, свой порядок товаров и без лишних позиций. Всё это настраивается в самом отчёте.

Какие цены показать. В шапке отчёта выбирается один или несколько видов цен. Если добавить два вида (например, «Розничная» и «Оптовая»), они встанут отдельными колонками — клиент сразу видит обе цены.

Отбор товаров. Чтобы в прайс попали не все 10 000 позиций, а только нужные, используйте отбор:

1. Откройте настройки отчёта — кнопка с изображением шестерёнки или «Настройки» в командной панели.
2. На закладке отборов добавьте условие: по группе номенклатуры, по виду номенклатуры или по ценовой группе.
3. Если товары объединены в сегменты (в УТ и КА), отберите прайс по нужному сегменту — удобно для акционных подборок.

Группировка. В тех же настройках задаётся, как разбить товары на разделы: по иерархии номенклатуры, по виду товара, по бренду. Группировка превращает плоский список в структурированный каталог с подзаголовками.

Дополнительные колонки. В настройках выводятся артикул, остаток на складе, ставка НДС, единица измерения. Для рассылки клиентам обычно оставляют артикул, наименование, единицу и цену — остатки чаще прячут.

Прайс-лист под конкретную группу клиентов

Оптовику, дилеру и рознице уходят разные цены. Собирать для каждого свой файл руками не нужно — достаточно правильно связать клиента с видом цены.

В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» цену, по которой работает покупатель, задаёт его соглашение об условиях продаж (типовое или индивидуальное). В соглашении указан вид цены — именно его клиент видит в заказах. Логика построения персонального прайса простая:

1. Откройте соглашение клиента (раздел Продажи → «Соглашения с клиентами») и посмотрите, какой вид цены там выбран.
2. В отчёте «Прайс-лист» выберите тот же вид цены.
3. Добавьте отбор по сегменту или группе номенклатуры, доступной этому клиенту.
4. Сохраните вариант с говорящим именем — «Прайс оптовый», «Прайс дилерский».

Так один и тот же отчёт даёт разные прайсы под разные категории покупателей, и цифры в них всегда совпадают с теми, что клиент получит в заказе. Не редактируйте цены прямо в выгруженном Excel-файле — через неделю данные в базе и в отправленном прайсе разойдутся, и начнутся споры по суммам в заказах.

В «Бухгалтерии» соглашений нет, но принцип тот же: заведите отдельные типы цен под каждую категорию клиентов и стройте прайс по нужному типу.

Выгрузка прайс-листа в Excel

Прайс почти всегда уходит клиенту файлом Excel, чтобы его можно было дополнить или загрузить в чужую систему.

Сформированный отчёт выгружается так:

1. Постройте прайс-лист с нужными настройками.
2. В командной панели отчёта нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) или Файл → Сохранить как.
3. В поле «Тип файла» выберите Лист Excel 2007-...(*.xlsx) — это современный формат, который открывается в любой версии Excel.
4. Укажите папку и имя файла, нажмите «Сохранить».

Получится готовая таблица: наименования, цены по колонкам видов цен, группировки — всё как на экране. Проверьте файл перед отправкой — иногда объединённые ячейки группировок мешают клиенту сортировать товары. Если это критично, уберите группировку в настройках отчёта и выгрузите плоский список.

Альтернатива — скопировать таблицу целиком: выделите ячейки отчёта, скопируйте Ctrl+C и вставьте в открытый лист Excel. Так удобнее, когда прайс встраивается в уже готовый шаблон с логотипом и реквизитами.

Если клиент просит прайс в своей структуре колонок (сначала артикул, потом штрихкод, потом цена), настройте порядок колонок прямо в отчёте через настройки полей — тогда и выгрузка ляжет в нужном виде, и не придётся каждый раз переставлять столбцы в Excel вручную.

Печать прайса и сохранение в PDF

Когда прайс нужно распечатать или отправить защищённым от правок файлом, подойдёт PDF.

Сохранение в PDF. В том же окне сохранения (Файл → Сохранить как) в поле типа файла выберите Документ PDF (*.pdf). 1С сам сформирует PDF из табличного документа — внешние «виртуальные принтеры» не нужны.

Печать на бумагу. Нажмите Печать (или Ctrl+P). Перед печатью загляните в предварительный просмотр: большой прайс часто разъезжается по страницам. Исправляется это в параметрах страницы табличного документа — через Файл → Параметры страницы:

• 📐 задайте масштаб или режим «по ширине страницы», чтобы колонки не обрезались;
• 🔁 включите повтор шапки на каждой странице — тогда на листе 2 и дальше сохранятся названия колонок;
• 📄 выберите книжную или альбомную ориентацию в зависимости от числа колонок.

Обновление цен и рассылка прайса клиентам

Разовый прайс собрать несложно — сложнее держать его актуальным и рассылать без ручной рутины.

Массовое обновление цен. Новые цены заносит всё тот же документ Установка цен номенклатуры. Чтобы не вбивать суммы руками, настройте в виде цены правило расчёта — наценку на цену поступления или процент от базовой цены. Тогда при создании документа 1С подставит суммы сама, а вам останется проверить и провести.

Важная деталь: цены в 1С периодические — каждая хранится с датой, с которой действует. Новый документ установки цен не затирает старые суммы, а добавляет новую «запись в историю». Поэтому:

• прайс на сегодня покажет последнюю цену, действующую на дату отчёта;
• если построить прайс задним числом, увидите цены, которые были актуальны тогда;
• старые цены остаются в базе — пригодятся для разбора спорных заказов.

Из-за этого следите за датой в документе установки цен. Поставите будущую дату — новые цены в сегодняшнем прайсе не появятся; поставите дату раньше уже существующей записи — свежая цена «перекроется» более поздней старой.

Автоматическая рассылка (УТ, КА, ERP). В торговых конфигурациях есть механизм рассылки отчётов. Найти его можно в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → «Рассылки отчётов». В рассылке вы указываете:

• какой отчёт отправлять (ваш сохранённый вариант прайс-листа);
• формат вложения — Excel или PDF;
• список получателей (контрагенты, контактные лица, партнёры);
• расписание — например, каждый понедельник утром.

После настройки 1С сама построит прайс по актуальным ценам и разошлёт его по почте без вашего участия.

Если механизма рассылки в конфигурации нет (как в «Бухгалтерии»), держите наготове сохранённый вариант отчёта — тогда выгрузка в Excel и отправка вручную занимают минуту.

Частые вопросы