ПКО в 1С 8.3 без ошибок: от выбора вида операции до подписи кассира

Чтобы сделать приходно-кассовый ордер в 1С: Бухгалтерии 8.3, откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы, нажмите Поступление, выберите вид операции, заполните плательщика, сумму и статью движения денежных средств, затем Провести и закрыть. Печатная форма КО-1 с отрывной квитанцией выводится кнопкой Печать.

В программе ПКО — это документ «Поступление наличных». Он отражает приход денег в кассу организации проводкой по дебету счёта 50 и сразу попадает в кассовую книгу. От вида операции зависит, какой счёт пойдёт в кредит и какие поля появятся на форме, поэтому главный выбор делается в первую минуту.

Что настроить до первого приходного ордера

Если касса в базе ни разу не использовалась, сначала проверьте три вещи. Без них ордер проведётся, но печатная форма или кассовая книга выйдут с пустыми строками.

• 👤 Ответственные лица. В карточке организации (Главное → Организации) заполните главного бухгалтера и кассира. Их фамилии подставятся в подписи КО-1. Если кассир сменился, добавьте новую запись с датой, старую не удаляйте: в старых ордерах должна остаться прежняя фамилия.
• 💰 Лимит остатка кассы. Его устанавливают распорядительным документом организации. Малые предприятия по Указанию 3210-У вправе лимит не устанавливать. В 1С лимит нужен, чтобы программа подсвечивала превышение остатка на конец дня.
• 🧾 Статьи движения денежных средств. Поле «Статья ДДС » в ордере обязательное. Справочник обычно уже заполнен типовыми статьями («Оплата от покупателей», «Прочие поступления» и т. д.). Если вы ведёте управленческий учёт, создайте свои статьи заранее.

Отдельно проверьте нумерацию. В БП 3.0 номер ПКО формируется автоматически и начинается заново с нового года. Если в одной базе несколько организаций, задайте каждой префикс в карточке. Тогда номера ордеров разных фирм не перемешаются.

Как сделать ПКО в 1С 8.3: шаги по порядку

Порядок показан для Бухгалтерии предприятия 3.0. В других конфигурациях логика та же, отличаются пути и названия документов.

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы. В этом журнале лежат и приходные, и расходные ордера. Нажмите Поступление, откроется новый документ «Поступление наличных».

Шаг 2. Выберите вид операции

Это самое важное поле. Оно определяет корреспондирующий счёт:

💡 «Прочий приход» удобен, но им не стоит закрывать все случаи подряд. Для расчётов с покупателями и подотчётниками типовые виды операций сами ведут аналитику по договорам и сотрудникам. При «Прочем приходе» аналитику легко забыть, и потом не сойдутся акты сверки.

Шаг 3. Заполните шапку

• Дата — день фактического поступления денег. Ордер задним числом нарушает последовательность в кассовой книге.
• Организация — если в базе одна фирма, подставится сама.
• Плательщик — контрагент или сотрудник, в зависимости от вида операции. Для получения наличных в банке вместо плательщика указывают банковский счёт организации.
• Договор — для расчётов с контрагентами. От договора зависит, авансом или оплатой долга программа сочтёт сумму.
• Сумма — итоговая сумма ордера.

Шаг 4. Разберите сумму на табличной части

Для оплаты от покупателя ниже есть строка расшифровки платежа. В ней указывают договор, ставку НДС, счёт расчётов и счёт авансов. Если покупатель одним платежом гасит несколько договоров, добавьте строки и разбейте сумму.

Когда поступает аванс, 1С сама отнесёт его на счёт 62.02. Счёт-фактуру на аванс затем регистрируют отдельно, по общему порядку для полученных предоплат.

Шаг 5. Заполните данные для печатной формы

На закладке или в блоке «Печать» (в зависимости от релиза) есть поля, которые попадут в бланк:

• «Принято от» — подставляется из плательщика, для физлица можно уточнить ФИО;
• «Основание» — коротко: «Оплата по договору № 15 от 03.02»;
• «Приложение» — перечень приложенных документов, если они есть;
• «По документу» — паспортные данные, если вносит физическое лицо и это требует ваш порядок.

Шаг 6. Проведите и распечатайте

Нажмите Провести. Проверить проводки можно кнопкой с изображением «Дт/Кт» в командной панели документа. Затем Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1).

Бланк состоит из самого ордера и отрывной квитанции. Ордер подписывают главный бухгалтер и кассир, он остаётся в кассе. Квитанцию с подписью и печатью (если организация её использует) отдают тому, кто внёс деньги.

Где искать приходный ордер в разных программах 1С

Документ есть во всех типовых решениях с кассой, но называется и лежит по-разному:

В УТ 11 и ERP оплату от клиента обычно вводят на основании заказа или реализации. Тогда приходный ордер сам привязывается к документу продажи, и долг клиента закрывается без ручной разноски.

В УНФ документ поступления в кассу заполняется похоже на БП, но вид операции выбирается из своего списка. Розничную выручку в УНФ чаще проводят через отчёт о розничных продажах и смену кассы, а не отдельным ордером.

ПКО и онлайн-касса: когда нужен чек

Здесь путаются чаще всего. Приходный ордер и кассовый чек — разные документы, и одно не заменяет другое.

• 🛒 Расчёт с покупателем наличными — по 54-ФЗ нужен чек ККТ. ПКО при этом оформляется по правилам кассовой дисциплины.
• 🧑‍💼 Сотрудник вернул подотчётные деньги — чек не нужен, это не расчёт за товар.
• 🏦 Деньги сняты с расчётного счёта — чек не нужен.
• 🤝 Получен заём — само получение займа чеком не оформляется.

Если онлайн-касса подключена к 1С через подключаемое оборудование, при оплате от покупателя в форме ордера появляется команда печати чека. Чек пробивается до проведения или вместе с ним, а реквизиты чека сохраняются в документе. Если касса не подключена, чек пробивают на самом аппарате, а в 1С вносят только ордер.

Розничная выручка за смену — отдельный сценарий. Её можно провести одним ордером с видом операции для розничной выручки. Сумма должна совпадать с отчётом о закрытии смены.

Что делать, если ордер оформлен с ошибкой

Порядок зависит от того, когда нашли ошибку и что именно неверно.

Ошибка в реквизитах, деньги приняты верно

Неправильный договор, плательщик, статья ДДС или опечатка в основании. Откройте ордер, исправьте поле, перепроведите и перепечатайте бланк. Старый бумажный экземпляр уничтожьте, в кассу положите новый с подписями.

Если период уже закрыт датой запрета изменения, документ не перепроведётся. Попросите главного бухгалтера временно сдвинуть дату запрета или правьте следующим периодом, по решению бухгалтерии.

Принята другая сумма

Деньги фактически поступили, но в ордере не та цифра. Если день ещё не закрыт, а кассовая книга не распечатана, исправьте сумму в ордере. Если книга уже сформирована и подписана:

1. Приняли больше, чем в ордере, — оформите ещё один ПКО на разницу.
2. Приняли меньше — верните лишнее по расходному ордеру или оформите излишек и недостачу по результатам инвентаризации кассы.

Ордер создан по ошибке

Деньги не приходили вовсе, а документ проведён. Отмените проведение и поставьте пометку на удаление. Не удаляйте документ сразу: номер освободится, и следующая нумерация может разъехаться с уже распечатанными бланками.

Типовые промахи при оформлении ПКО

Эти ошибки не останавливают проведение, поэтому всплывают позже, на сверке или проверке.

• 📅 Разные даты ордера и кассовой книги. Ордер датирован днём, за который кассовая книга уже распечатана. Лист приходится переделывать.
• 🔀 Не тот вид операции. Возврат от поставщика проведён как оплата от покупателя. В итоге долг повис на 62 счёте вместо 60, и сальдо по контрагенту искажено.
• 📄 Пустой договор. Программа ставит сумму на договор по умолчанию. Если у контрагента их несколько, авансы и долги расходятся по разным договорам.
• 👥 Кассир не тот. Кассира сменили, а новую запись в ответственных лицах не добавили. На бланке стоит фамилия уволенного сотрудника.
• 🧾 Нет чека при оплате от покупателя. Ордер есть, чек не пробит. Это нарушение 54-ФЗ, ордер его не закрывает.

Деньги от физического лица, которое не является сотрудником или контрагентом (например, разовая продажа частному покупателю), всё равно оформляют через контрагента. Заведите в справочнике контрагента-физлицо или используйте общего контрагента «Розничный покупатель», если так принято в вашей учётной политике. Иначе сумма повиснет без аналитики, и разобраться в расчётах через месяц будет трудно.

Проверить итог дня удобно по кассовой книге: Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Сумма приходов за день должна сойтись с ордерами в журнале, а остаток на конец дня — с фактом в кассе.

Как ускорить работу с приходными ордерами

Если ордеров много, ручной ввод каждого — лишняя трата времени. В типовых конфигурациях есть несколько приёмов.

Ввод на основании

Откройте счёт покупателю или реализацию и нажмите Создать на основании → Поступление наличных. Контрагент, договор и сумма заполнятся сами. Ошибку в договоре так сделать почти невозможно.

Копирование похожего документа

Для повторяющихся платежей (ежемесячная арендная плата от субарендатора наличными) скопируйте прошлый ордер клавишей F9 и поменяйте дату и сумму. Копия получает текущую дату. Если вносите ордер за прошлый день, поправьте дату вручную, иначе приход уйдёт не в тот лист кассовой книги.

Настройка формы под себя

Лишние поля можно скрыть через Ещё → Изменить форму. Например, если вы никогда не принимаете займы, проще не видеть связанных с ними реквизитов. Форма запомнится для вашего пользователя.

Автоматическая кассовая книга

Отдельно вносить приходы в кассовую книгу не нужно: она строится из проведённых ордеров. Нумерация листов тоже выставляется программой. На конец года книгу формируют целиком, сшивают и подписывают.

💡 Если наличных операций немного, кассовую книгу допускается распечатывать не каждый день, а только в дни, когда были приходы или расходы. Пустые дни программа пропускает сама.

Частые вопросы