Отгрузка покупателю в 1С 8.3: от счёта до проведённой реализации и УПД

Продажу в 1С 8.3 оформляют документом «Реализация». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он находится в Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД): нажмите Реализация, выберите Товары (накладная, УПД) или Услуги (акт, УПД), укажите покупателя, договор и склад, заполните таблицу и нажмите Провести и закрыть. После проведения программа сформирует выручку, спишет себестоимость и начислит НДС.

Чтобы сформировать продажи без ошибок, заранее нужны карточка покупателя с договором, номенклатура с ценами и склад с остатком. В 1С:Управлении торговлей 11 логика та же, но цепочка длиннее: заказ клиента , отгрузка со склада, реализация.

Как устроены продажи в 1С: документы и цепочка

Продажа в 1С — это не один документ, а цепочка. Каждое звено можно пропустить, кроме самой реализации: именно она делает движения по учёту.

Розничные продажи идут отдельной веткой. Через автоматизированную торговую точку в БП 3.0 выручку отражает «Отчёт о розничных продажах», а не реализация. Здесь разбираем оптовую отгрузку юрлицу или ИП.

💡 Создавайте документы «на основании». Реализация, введённая из счёта, получает покупателя, договор, цены и номенклатуру без перебивания вручную. Так же из реализации создаются счёт-фактура и возврат.

Подготовка базы к первой продаже

Пять минут подготовки избавляют от перепроведения документов за месяц. Проверьте четыре вещи.

1. 🏢 Организация и учётная политика. В Главное → Организации заполнены реквизиты, в учётной политике выбран способ оценки запасов (ФИФО или по средней) и режим налогообложения. От него зависит, будет ли в документе НДС.
2. 👤 Покупатель. Справочники → Контрагенты: ИНН, КПП, юридический адрес. Адрес и КПП уходят в шапку УПД, ошибка в них — повод для отказа покупателя принять документ.
3. 📄 Договор. В карточке контрагента, вкладка «Договоры», вид договора «С покупателем». Если купленный товар продаётся через посредника, вид будет «С комиссионером (агентом) на продажу».
4. 📦 Номенклатура. Справочники → Номенклатура: вид номенклатуры (товар или услуга), ставка НДС, единица измерения. Для маркированных товаров — признак маркировки.

Отдельно проверьте остаток. Если товар ещё не оприходован документом «Поступление», продать его по данным учёта нечего. Остаток на дату отгрузки смотрят в Склад → Отчеты → Остатки товаров или в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41.

Как сформировать реализацию в 1С 8.3 пошагово

Реализация товаров в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид операции. Для товаров — Товары (накладная, УПД), для смешанной отгрузки — Товары, услуги, комиссия.
3. В шапке укажите дату и организацию. Дата — день фактической отгрузки, а не день выписки счёта.
4. Выберите контрагента и договор. Договор подставится сам, если он у покупателя один.
5. Выберите склад — тот, на котором числится товар.
6. Нажмите на ссылку с ценами и НДС в шапке и проверьте тип цен и флаг «Сумма включает НДС».
7. На вкладке «Товары» кнопкой Добавить или Подбор внесите номенклатуру и количество. Цена подтянется из типа цен.
8. Откройте вкладку «Счета расчётов» и проверьте счета: обычно 62.01 для расчётов и 62.02 для авансов. Способ зачёта аванса — «Автоматически».
9. Внизу формы выпишите счёт-фактуру соответствующей командой, если вы плательщик НДС.
10. Нажмите Провести и закрыть.

Счета учёта в строках товаров (41.01, 90.01.1, 90.02.1, 90.03) по умолчанию берутся из настройки Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Менять их вручную в каждом документе не нужно: правьте настройку один раз.

Реализация на основании счёта

Если покупателю уже выставлен счёт, откройте его в Продажи → Продажи → Счета покупателям, нажмите Создать на основании и выберите реализацию. Табличная часть, цены и договор перенесутся. Останется поставить дату и склад.

Этот способ удобен ещё и тем, что в отчётах видно, какой счёт закрыт отгрузкой, а какой висит.

Продажа в 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 документ продажи обычно создают из заказа клиента:

1. Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов, создайте заказ: клиент, соглашение, склад, товары.
2. Проведите заказ. Товар можно зарезервировать, указав в строке соответствующее действие.
3. На основании заказа создайте документ «Реализация товаров и услуг».
4. Если на складе включена ордерная схема, кладовщик оформляет расходный ордер, и только по нему товар физически списывается со склада.
5. Проведите реализацию и создайте на её основании счёт-фактуру.

Главное отличие УТ 11 — условия продажи задаются соглашением с клиентом: вид цен, условия оплаты, скидки. В БП 3.0 аналогичную роль частично играют договор и тип цен.

Склады и места хранения для отгрузки

Склад в реализации нужен, чтобы программа знала, откуда списывать товар . Справочник складов в БП 3.0: Справочники → Товары и услуги → Склады.

Тип склада влияет на учёт:

• 🏭 Оптовый — обычный склад для отгрузок юрлицам.
• 🏪 Розничный — магазин с кассой; цены — по типу цен, указанному в карточке склада.
• 🛒 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — учёт по продажным ценам, выручка через инвентаризацию и отчёт о продажах.

Если складов несколько, включите их учёт в настройках плана счетов: Администрирование → Настройки программы → Параметры учета → Настройка плана счетов, раздел учёта запасов. Там выбирают, вести ли учёт по складам и в каком разрезе: по количеству или по количеству и сумме.

В УТ 11 возможностей больше. В карточке склада (НСИ → Склады и магазины) включают:

• ордерную схему при отгрузке — отгрузка проходит через расходный ордер;
• адресное хранение — учёт по ячейкам, отбор товара по заданиям;
• контроль остатков при проведении.

Когда товар лежит на одном складе, а продаётся с другого, сначала оформите «Перемещение товаров» и только потом реализацию. Иначе по складу продажи уйдёт минус.

Цены, типы цен и скидки в документе продажи

Типы цен и установка цен в БП 3.0

Цена в реализации подставляется из типа цен. Создайте типы, например «Оптовая» и «Розничная», в Справочники → Товары и услуги → Типы цен. Цены по ним задают документом «Установка цен номенклатуры» (Склад → Цены → Установка цен номенклатуры).

Порядок такой:

1. Создайте документ установки цен, выберите тип цен и дату.
2. Заполните номенклатуру подбором или кнопкой заполнения по группе.
3. Внесите цены и проведите документ.
4. В реализации выберите этот тип цен в окне цен и НДС — цены в строках заполнятся сами.

Тип цен можно закрепить в договоре с покупателем. Тогда каждая новая реализация по этому договору получает цены нужной колонки без выбора вручную.

Скидки и акции

В БП 3.0 автоматических скидок нет. Скидку отражают двумя способами:

В УТ 11 скидки и маркетинговые акции настраиваются в разделе «CRM и маркетинг» и применяются к заказу или реализации по условиям соглашения. Например, 3 % при сумме заказа от 100 000 ₽. Скидка рассчитывается командой расчёта скидок в документе и показывается отдельной колонкой.

💡 Пример. Цена по прайсу 1 200 ₽, скидка 5 %, количество 40 шт. Цена со скидкой — 1 140 ₽, сумма — 45 600 ₽ вместо 48 000 ₽. При цене с НДС 20 % налог в строке — 7 600 ₽ (45 600 × 20 / 120).

Печать накладной, акта и УПД из реализации

Печатные формы открываются кнопкой Печать в форме реализации. Для товарной отгрузки доступны:

• 📑 Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет накладную и счёт-фактуру;
• 📑 Товарная накладная (ТОРГ-12) и расходная накладная ;
• 📑 Акт об оказании услуг — для услуг;
• 📑 Счёт-фактура — если выписан отдельно;
• 📑 Транспортная накладная — при доставке.

УПД печатают со статусом 1 или 2:

Статус в БП 3.0 зависит от того, выписан ли счёт-фактура по реализации. Если в УПД стоит статус 2, а вы на ОСНО, проверьте: скорее всего, счёт-фактуру не создали.

Номер и дата УПД со статусом 1 становятся номером и датой счёта-фактуры в книге продаж. Переделывать документ после передачи покупателю нельзя: исправления оформляют исправительным счётом-фактурой.

Если документы уходят покупателю через ЭДО, печатать ничего не нужно. В списке реализаций есть команда отправки электронного документа: программа сформирует УПД в формате ФНС и передаст оператору.

Проверка продаж: проводки и отчёты

Какие проводки делает реализация

После проведения откройте проводки кнопкой ДтКт в форме документа. Для отгрузки товаров с НДС на ОСНО увидите:

Если проводки по 90.02.1 нет или себестоимость нулевая, значит, по данным учёта товара на складе не было на дату документа.

Отчёты для анализа продаж

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90 — выручка, себестоимость и НДС за период. Разница 90.01 − 90.02 − 90.03 — валовая прибыль.
• 📊 ОСВ по счёту 62 с детализацией по контрагентам — кто сколько должен после отгрузок.
• 📊 Отчёт «Продажи» в разделе Продажи → Отчеты — выручка по покупателям и номенклатуре.
• 📊 Книга продаж (Отчеты → НДС → Книга продаж) — попали ли все счета-фактуры.

В УТ 11 для анализа есть отчёты по валовой прибыли и продажам в разделе Продажи → Отчеты по продажам: выручка, себестоимость и наценка по клиентам, менеджерам и товарам.

💡 Быстрая сверка в конце месяца: выручка без НДС из ОСВ по 90.01 минус НДС по 90.03 должна совпадать с базой из книги продаж. Расхождение почти всегда означает реализацию без счёта-фактуры или задвоенный счёт-фактуру.

Ошибки при оформлении продаж и их исправление

Отключать контроль остатков (Администрирование → Проведение документов, флаг разрешения списания запасов при отсутствии остатков) стоит только как временную меру. Минусы на 41 счёте потом всё равно придётся разбирать, а себестоимость по ним считается неверно.

Ошибку в реализации закрытого периода не правьте в самом документе. Создайте на основании «Корректировку реализации» с видом операции «Исправление в первичных документах». Если меняются цена или количество по договорённости с покупателем — «Корректировка по согласованию сторон», она сформирует корректировочный счёт-фактуру.

Частые вопросы