Расчётный листок в 1С: как сформировать, настроить и распечатать по сотруднику

Чтобы в 1С сформировать расчётный лист, откройте отчёт Расчётный листок: в ЗУП 3.1 это раздел Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Укажите период и организацию, при необходимости поставьте отбор по сотруднику или подразделению и нажмите Сформировать.

Ситуация знакомая: 9 числа бухгалтер выплатил зарплату, а 10-го в кабинет заходит кладовщик с вопросом «почему мне пришло на 4 тысячи меньше, чем в прошлом месяце». Объяснять на словах бесполезно — нужен лист, где построчно видно начисления, НДФЛ, удержания и сумму на руки. Вот его и формируют в 1С одним отчётом.

Разберу по порядку: что должно быть в базе до печати листка, как сформировать его по всем сотрудникам и по одному конкретному, чем отличается поведение ЗУП 3.1, Бухгалтерии 3.0 и ERP, как настроить состав колонок, как разослать листки на почту и что делать, когда цифры в листке не бьются с оборотами по счёту 70.

Что такое расчётный листок и когда его обязаны выдать

Расчётный листок — письменное извещение работника о том, из чего сложилась его зарплата. Статья 136 ТК РФ требует указать в нём:

• 📄 составные части заработной платы за период (оклад, премия, доплаты, оплата больничного, отпускные);
• 📄 размеры иных сумм, начисленных работнику (например, компенсация за задержку выплаты);
• 📄 размеры и основания произведённых удержаний;
• 📄 общую денежную сумму, подлежащую выплате.

Форма листка унифицированной нет — её утверждает сам работодатель приказом, с учётом мнения представительного органа работников (ст. 372 ТК РФ). Печатная форма из 1С все требования ст. 136 закрывает, поэтому обычно приказом утверждают именно её.

Хранить листки нужно 6 лет, а если в компании не ведутся лицевые счета работников — 50/75 лет (ст. 295 Перечня Росархива). Это аргумент в пользу того, чтобы не только печатать листки, но и сохранять их файлами.

Подготовка: что должно быть в базе до формирования расчётного листа

Отчёт ничего не считает — он только показывает то, что уже записано документами. Поэтому пустой или кривой листок почти всегда означает, что не хватает какого-то документа.

Отдельно про выплаты. В блок «Выплачено» листка попадают суммы из документов Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика и Ведомость выплаты через кассира. Если деньги ушли платёжным поручением напрямую, без ведомости, в листке они не отразятся — работник увидит долг предприятия, которого фактически нет.

Как в 1С сформировать расчётный лист в ЗУП 3.1: пошагово

В «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» расчётный листок живёт в двух местах — в общем списке отчётов и в самом документе начисления.

Второй путь быстрее, когда вы только что рассчитали зарплату: откройте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц и нажмите Печать → Расчётные листки. Программа напечатает листки ровно по тем сотрудникам, которые попали в документ.

Как сформировать расчётный лист по сотруднику в 1С

Отдельный листок по одному человеку нужен постоянно: работник просит справку о составе зарплаты, готовите ответ на запрос приставов, разбираете спор об удержании.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
2. В поле Сотрудник выберите человека из справочника. Поле отбора есть прямо в шапке отчёта — лезть в расширенные настройки не нужно.
3. Задайте период. Для одного сотрудника удобно ставить интервал в несколько месяцев — тогда получите отдельный листок на каждый месяц подряд.
4. Сформировать → Печать.

В Бухгалтерии 3.0 отбор по сотруднику работает так же: поле Сотрудник в шапке отчёта Расчётный листок.

Есть нюанс с уволенными. Если сотрудник уволен в прошлом периоде, он может не попасть в отчёт при отборе по подразделению — кадровых данных на дату конца периода уже нет. Выбирайте его явно в поле Сотрудник, тогда листок сформируется за любой закрытый месяц.

Как сформировать расчётный лист в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощён, но расчётный листок есть и соответствует ст. 136 ТК РФ.

Ограничения Бухгалтерии 3.0 по сравнению с ЗУП 3.1, которые видны именно в листке:

• 🔸 нет расшифровки начислений по дням и часам по каждому виду расчёта;
• 🔸 остатки отпусков в листок не выводятся — их просто нет в учёте;
• 🔸 сложные удержания (несколько исполнительных листов с очерёдностью) приходится считать вручную и вводить суммой.

При сменных графиках и большом штате листок из Бухгалтерии перестаёт отвечать на вопросы работников — обычный повод перейти на ЗУП с синхронизацией.

Расчётные листки в ERP, КА и УТ 11

Зарплатная подсистема в «1С:ERP Управление предприятием 2» и «Комплексной автоматизации 2» — это та же библиотека, что в ЗУП КОРП. Путь совпадает: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.

В «Управлении торговлей 11» расчёта зарплаты нет вообще. Там есть только отражение затрат на оплату труда суммами. Листки в УТ не формируются — их печатают в ЗУП или в Бухгалтерии, а в УТ попадают уже итоговые проводки.

Что стоит за цифрами листка: начисления, НДФЛ и проводки

Разберу на числах. Кладовщик Петров, оклад 60 000 ₽, премия за октябрь 10 000 ₽, один ребёнок — вычет 1 400 ₽. Месяц отработан полностью.

Если окончательный расчёт проходит 10 ноября, в листке за октябрь строка «Долг за предприятием на конец месяца» покажет 34 800 ₽. Это нормально и работнику стоит объяснять именно так, а не «программа ошиблась».

Страховые взносы в расчётном листке не показываются — из зарплаты они не удерживаются, их платит работодатель сверху. А вот проводки, которые стоят за этими же суммами, выглядят так:

Проверка простая: оборот по кредиту 70 за месяц должен совпасть со строкой «Всего начислено» свода, а сальдо по 70 на конец месяца — с суммой строк «Долг за предприятием» по всем листкам.

Как настроить состав и форму расчётного листка

Базовую печатную форму можно подстроить без доработок — трёх приёмов обычно хватает.

Флажки вывода в настройках отчёта. Кнопка Настройки в форме Расчётный листок: включаете или убираете долг на начало и конец периода, справочную информацию, данные об остатках отпусков, примечание. Собрав удобный набор, нажмите Сохранить вариант отчёта — он появится в списке вариантов и будет открываться сразу настроенным.

Примечание в листке. Текст, который печатается внизу каждого листка, задаётся в ЗУП 3.1 в настройках расчёта зарплаты. Туда вписывают, например, телефон расчётного отдела или напоминание о сроках выплаты.

Представление сумм и ФИО. В настройках печати выбирается вывод в рублях с копейками и полностью или инициалами ФИО. Для раздачи на руки удобнее полное ФИО — меньше путаницы у однофамильцев.

Если нужна собственная форма (с логотипом, своим порядком блоков, подписью бухгалтера) — это уже доработка внешней печатной формы силами программиста. Дешевле и безопаснее, чем правка типовой конфигурации: обновления такую форму не затрагивают.

Рассылка расчётных листков по электронной почте

Выдавать листки на бумаге под подпись — не единственный вариант. Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 подтвердил, что ТК РФ не устанавливает способ извещения, и порядок работодатель определяет сам. То есть электронная рассылка допустима, если она прописана в локальном нормативном акте (положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка).

В ЗУП 3.1 для этого есть отдельная обработка — Зарплата → Рассылка расчётных листков (в части релизов ссылка лежит в группе сервисных команд раздела «Зарплата»).

Что нужно настроить до первой рассылки:

1. Учётную запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи.
2. Адреса сотрудников: в карточке физлица на закладке контактной информации заполнить Email. Без адреса сотрудник в рассылку не попадёт.
3. Защиту файла: в обработке включается установка пароля на архив с листком. Пароль сообщают работнику отдельно.
4. Текст письма — шаблон задаётся в самой обработке, туда же подставляется период.

Типичные ошибки при формировании расчётного листка

Отчёты для проверки, пока листки не ушли сотрудникам

Прогон трёх отчётов занимает пять минут и снимает 90 % вопросов от работников.

Если расчётный лист всё равно не сходится

Когда цифры в листке не объясняются ни одним из отчётов выше, идите по порядку.

1. Перепроведите документы месяца в хронологии: кадровые → отклонения → начисление → ведомости. Нарушенная последовательность даёт расхождения чаще всего.
2. Запустите Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Проведение документов за месяц.
3. Проверьте, нет ли двух документов начисления за один период по одному сотруднику — суммы удвоятся.
4. Сравните листок с расчётной ведомостью Т-51 по тому же сотруднику. Если расходятся они, проблема в данных, а не в печатной форме.
5. Остался необъяснимый остаток — сформируйте листок за предыдущий месяц. Ошибка часто приходит «из прошлого»: недоначисление, которое тянется долгом.

Альтернатива, когда объяснить нужно срочно: выдайте работнику расчётную ведомость за два-три месяца. Динамика сразу высвечивает месяц, в котором всё поехало.

Частые вопросы