Расходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерии 3.0: от пустой формы до подписи получателя

Сформировать РКО в 1С Бухгалтерии 3.0 можно в разделе Банк и касса → Касса → Кассовые документы: кнопка Выдача создаёт расходный кассовый ордер . Дальше выбираете вид операции, получателя и сумму, проводите документ и печатаете форму КО-2 — проводка по кредиту счёта 50.01 появится сразу.

Есть и второй путь: создать РКО «на основании» другого документа — авансового отчёта, ведомости на выплату зарплаты, поступления товаров. Тогда сумма и получатель подтянутся сами. Первый способ удобен для разовой выдачи, второй — когда выдача закрывает уже введённую в базу операцию.

Подготовка: что настроить в 1С до первого расходного ордера

Если касса в базе ведётся давно, раздел можно пропустить. Для новой базы или новой организации проверьте четыре вещи.

1. 🏢 Реквизиты организации. Наименование, ИНН и код ОКПО попадают в шапку печатной формы. Пустой ОКПО — частая причина, по которой РКО возвращают на переоформление.
2. ✍️ Ответственные лица. В карточке организации (Главное → Организации) есть раздел с подписями: руководитель, главный бухгалтер, кассир. Из него 1С берёт расшифровки подписей в КО-2. Если кассира не указать, строка «Выдал кассир» останется пустой.
3. 💼 Функциональность. В Администрирование → Функциональность на вкладке Банк и касса включаются операционные кассы (если выдача идёт из нескольких точек) и учёт по статьям движения денежных средств.
4. 📊 Статьи ДДС. Если учёт по статьям включён, в справочнике должны быть статьи на выдачу: «Выдача под отчёт», «Оплата поставщикам», «Выплата заработной платы» и т. п. Без статьи 1С не проведёт ордер.

Как создать расходный кассовый ордер в 1С пошагово

Порядок одинаковый для всех видов выдачи. Отличаются только поля в середине формы — о них в следующем разделе.

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача. Откроется новый расходный кассовый ордер.
3. В поле Вид операции выберите сценарий: выдача подотчётному лицу, оплата поставщику, выплата зарплаты и т. д. От этого зависят остальные поля и проводки.
4. Проверьте Дату и Организацию. Дата РКО — день фактической выдачи денег, а не день, когда вы оформляете документ.
5. Заполните получателя (работник или контрагент), сумму и счёт учёта.
6. Перейдите на вкладку Печать и заполните поля Выдать, По документу, Основание, Приложение.
7. Нажмите Провести, затем Печать → Расходный кассовый ордер (КО-2).

Номер 1С присваивает сама при записи. Нумерация сквозная в пределах года и организации, с начала нового года начинается заново. Номер вручную лучше не менять: разрыв в нумерации кассовых ордеров вызывает вопросы при ревизии кассы.

Создание РКО на основании другого документа

Откройте исходный документ — например, ведомость в кассу или поступление товаров. В командной панели нажмите Создать на основании и выберите расходный кассовый ордер. Получатель, сумма, договор и вид операции заполнятся по исходному документу. Останется проверить вкладку Печать и провести.

Вид операции, получатель и основание выдачи

Вид операции — главное поле РКО. Ошибётесь в нём — получите не ту проводку, и деньги «уйдут» не на тот счёт. В таблице самые частые варианты.

Табличная часть при оплате поставщику

При виде операции «Оплата поставщику» внизу формы появляется расшифровка платежа. В ней указывают договор, сумму, ставку НДС и способ погашения задолженности. Счета расчётов (60.01 или аванс 60.02) 1С подставит по договору.

Если одной суммой закрываете несколько договоров, добавьте строки в расшифровку — по строке на договор. Сумма строк должна совпасть с суммой документа в шапке.

Поля вкладки «Печать»

Эти поля не влияют на проводки, но именно их видит проверяющий в распечатке.

• 👤 Выдать — ФИО получателя в дательном падеже: «Петрову Ивану Сергеевичу». Для работника 1С подставляет ФИО из карточки, падеж стоит проверить.
• 🪪 По документу — паспортные данные получателя. Деньги из кассы выдают только по документу, удостоверяющему личность, или по доверенности.
• 📝 Основание — суть операции: «Выдача под отчёт на хозяйственные нужды», «Оплата по счёту № 45 от 12.03».
• 📎 Приложение — что приложено к ордеру: распоряжение руководителя, заявление, доверенность.

Для выдачи под отчёт основанием служит распорядительный документ организации или заявление работника — в зависимости от того, как это закреплено у вас. Укажите его реквизиты в поле Приложение.

Особые случаи выдачи: подотчёт, зарплата, сдача выручки

Выдача денег под отчёт

Получатель — работник из справочника Физические лица, проводка Дт 71.01 Кт 50.01. Новые деньги под отчёт можно выдать, даже если по прошлой сумме работник ещё не отчитался: этот запрет из порядка ведения кассовых операций убрали. Но держать долги по 71 счёту месяцами всё равно не стоит — их проверяют на НДФЛ как возможный доход.

Зарплата по платёжной ведомости

Сначала в Зарплата и кадры оформляется ведомость в кассу. Работники расписываются в бумажной платёжной ведомости. После того как срок выдачи истёк, создаётся один РКО с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» на фактически выданную сумму.

Невыданную зарплату депонируют: в ведомости отмечают, кто не получил деньги, и в РКО эта сумма не попадает.

Сдача наличных в банк

Вид операции «Взнос наличными в банк». Деньги уходят на счёт 57.01 «Переводы в пути». Когда банк зачислит их, поступление на расчётный счёт закроет 57.01 проводкой Дт 51 Кт 57.01. Если на 57.01 висит остаток — значит, поступление по выписке не связали со сдачей.

Печать РКО по форме КО-2 и подписи

После проведения нажмите Печать → Расходный кассовый ордер (КО-2). Форма соответствует унифицированной КО-2, утверждённой Госкомстатом. В ней:

• сумма цифрами и прописью (прописью 1С формирует сама);
• дебет — корреспондирующий счёт, кредит — 50.01;
• расшифровки подписей руководителя, главного бухгалтера и кассира из карточки организации;
• строки «Получил» и «Подпись» — их заполняет получатель от руки.

Кто подписывает расходный ордер

Исправления в кассовых документах не допускаются. Опечатка в сумме, ФИО или дате — повод перепечатать ордер, а не зачеркнуть. Распечатку с ошибкой не отдают в кассу.

Если РКО оформляют в электронном виде, его подписывают электронными подписями. Печатать бумажную копию тогда не обязательно, но получатель всё равно должен расписаться — в электронном виде или на бумажной копии, как предусмотрено вашим порядком.

Кассовая книга после выдачи

Каждый проведённый РКО попадает в кассовую книгу (Банк и касса → Касса → Кассовая книга). Листы формируются за каждый день, когда были операции. Кассир сверяет итог за день с фактическим остатком в кассе.

Ошибка в РКО: как исправить или сторнировать

Способ исправления зависит от того, ушли ли деньги и закрыт ли день.

Сторнирование через операцию

В БП 3.0 есть документ «Сторно документа». Его создают из журнала операций (Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную → Создать) и указывают ошибочный РКО. 1С построит те же проводки красным сторно (с минусом) датой исправления.

После этого введите верный РКО, если операция по сути была, но с другим счётом или контрагентом.

Анализ движения денег по кассе и проверка остатка

После выдачи полезно сверить три вещи: остаток, получателей и статьи ДДС.

Отчёты, которые стоит держать под рукой

Отчётность

Статьи движения денежных средств из РКО нужны для отчёта о движении денежных средств в годовой бухгалтерской отчётности. Если статьи ставили наугад, отчёт придётся править вручную. Раз в месяц полезно отфильтровать кассовые документы по статье и проверить, что «Прочие выплаты» не собрали половину оборота.

Ещё одна проверка — лимит остатка кассы. Всё, что выше лимита на конец дня, сдают в банк (кроме дней выплаты зарплаты и выходных при работе с наличными). Малый бизнес вправе лимит не устанавливать, если закрепил это распорядительным документом.

Частые вопросы