Счёт покупателю в 1С 8.3: от карточки организации до отгрузки по оплате

Чтобы в 1С создать счёт на оплату в Бухгалтерии предприятия 3.0, откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать. Заполните организацию, контрагента, договор и товары, запишите документ и распечатайте его через Печать → Счет на оплату. В Управлении торговлей 11 счёт удобнее создавать из заказа клиента командой Создать на основании.

Сам документ делается за минуту. Время уходит на другое: клиент просит переделать счёт, потому что в нём не тот расчётный счёт, нет печати или НДС посчитан «сверху» вместо «в сумме». Решается это разовой настройкой справочников: после неё счёт выходит правильным с первого раза, а потом за пару кликов превращается в реализацию.

Что настроить до первого счёта

Счёт собирает данные из справочников. Если они пустые, бланк получится с дырами. Проверьте четыре места.

📌 Карточка организации (Главное → Организации):

• ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, телефон;
• основной банковский счёт — он подставится в новый счёт по умолчанию;
• ответственные лица: руководитель и главный бухгалтер. Их фамилии печатаются внизу бланка.

📌 Логотип и печать — раздел в той же карточке организации. Здесь загружают картинки печати, подписей руководителя и бухгалтера, логотип. Сюда же можно вписать дополнительные условия, которые печатаются под таблицей счёта: «Счёт действителен 5 банковских дней», «Оплата означает согласие с условиями поставки».

📌 Контрагент и договор. У покупателя должны быть ИНН и КПП. Договор создайте с видом «С покупателем». В договоре можно указать тип цен — тогда цены в счёте подставятся сами.

📌 Номенклатура и цены. У товаров и услуг должна стоять ставка НДС. Цены продажи задаются документом «Установка цен номенклатуры» (Склад → Цены → Установка цен номенклатуры в БП 3.0).

Как в 1С создать счёт на оплату: пошагово

Порядок для Бухгалтерии предприятия 3.0. В других конфигурациях поля похожи, отличия собраны в таблице в конце раздела.

Шаг 1. Откройте список счетов

Продажи → Продажи → Счета покупателям. В списке видно все выставленные счета, их суммы и статусы. Нажмите Создать.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Номер не трогайте — он присвоится при записи.
2. Дата — дата выставления. По умолчанию сегодняшняя.
3. Организация — если в базе их несколько, проверьте вручную.
4. Контрагент — начните вводить название или ИНН, 1С подскажет.
5. Договор — подставится основной договор покупателя. Если договоров несколько, выберите нужный: от него зависят цены и условия.
6. Банковский счёт — расчётный счёт вашей организации, на который придут деньги.
7. Склад — нужен, если по счёту потом будете отгружать товар.
8. Срок оплаты — поле для даты, до которой клиент должен заплатить. Пригодится для контроля просрочек.

Шаг 3. Проверьте цены и НДС

В шапке документа есть ссылка с текущими настройками цен. Нажмите её и проверьте:

• тип цен — оптовая, розничная, специальная;
• НДС в сумме или НДС сверху.

Разница видна на примере. Товар стоит 12 000 руб., ставка 20 %:

Менять этот флажок после согласования цены с клиентом нельзя: сумма к оплате изменится на 20 %.

Шаг 4. Добавьте товары и услуги

Нажмите Добавить для одной строки или Подбор, если позиций много. В подборе удобно искать по артикулу и сразу вводить количество.

Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму. Если цена не подставилась, значит, для этого типа цен она не установлена — впишите вручную или установите цену в справочнике.

Скидку проще всего дать, уменьшив цену в строке. Договоритесь заранее, как клиент хочет видеть цену на бланке: с учётом скидки или до неё.

Шаг 5. Запишите и распечатайте

Нажмите Записать или Провести и закрыть. Бухгалтерских проводок счёт не делает: это не первичный документ и не требование, а предложение оплатить. Долг покупателя появится только после реализации или предоплаты.

Печать: Печать → Счет на оплату. Если загружены факсимиле, выберите вариант печатной формы с печатью и подписями.

Где счёт в разных конфигурациях

В УТ 11 счёт без заказа тоже возможен, но тогда теряется связь с резервом и отгрузкой. Если работаете через заказы, выставляйте счёт из заказа.

Как ускорить выставление повторных счетов

Если клиенты покупают одно и то же, не набирайте счёт заново.

🔁 Копирование. В списке выделите прошлый счёт этому клиенту и нажмите F9 (или команду копирования на панели). Появится новый документ с той же шапкой и строками, но с новой датой и номером. Останется поправить количество.

🔁 Договор с ценами. Укажите в договоре тип цен. Новый счёт сразу возьмёт нужные цены, и менеджер не перепутает оптовую с розничной.

🔁 Свои дополнительные условия. Текст под таблицей (сроки, реквизиты для назначения платежа, условия доставки) один раз задаётся в разделе «Логотип и печать» организации. Не пишите его вручную в комментарии каждого счёта.

🔁 Свой макет бланка. Если типовой счёт не устраивает (нужен другой логотип, баннер, крупный QR-код), закажите внешнюю печатную форму или расширение конфигурации . Менять типовой макет напрямую не стоит: при обновлении изменения потеряются или конфигурацию снимут с поддержки.

Ошибки, из-за которых счёт переделывают

Отдельно об оплате счёта, выставленного не от той организации. Если в базе несколько юрлиц, менеджер мог выбрать чужое. Деньги придут на счёт другой организации, и придётся оформлять возврат или письмо об уточнении платежа. Проверяйте поле «Организация» до отправки, особенно в копиях старых счетов.

Отправка счёта: печать, почта, ЭДО

По электронной почте

В форме счёта есть кнопка с конвертом — «Отправить по электронной почте». 1С сформирует письмо с вложением в PDF и подставит адрес из карточки контрагента.

Чтобы кнопка работала, сначала настройте учётную запись почты в разделе Администрирование (группа «Органайзер»). Для корпоративных ящиков на Яндексе или Mail.ru обычно нужен пароль приложения, а не обычный пароль.

Если почта в 1С не настроена, сохраните счёт в файл: откройте печатную форму и нажмите кнопку сохранения. Доступны PDF, Excel, Word.

Через ЭДО

При подключённом 1С-ЭДО счёт можно отправить покупателю через оператора: команда ЭДО находится в форме документа. Клиент получит его в своей программе и сразу создаст платёжку.

Счёт на оплату не первичный документ, поэтому квалифицированная подпись для него не требуется по закону. Её ставят по договорённости сторон. КЭП обязательна для счетов-фактур, а не для счетов на оплату.

Печать на бумаге

Для бумаги используйте форму с факсимиле или подписывайте вручную. Из окна предварительного просмотра можно задать число копий.

Реализация на основании счёта после оплаты

Когда клиент заплатил, по счёту оформляют отгрузку. Набирать товары повторно не нужно.

1. Откройте оплаченный счёт.
2. Нажмите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД).
3. 1С перенесёт контрагента, договор, склад, товары и цены.
4. Проверьте дату и количество (если отгружаете частями, уменьшите).
5. Проведите документ и распечатайте УПД или накладную.

Проводки делает уже реализация: Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС, Дт 90.02.1 Кт 41.01 — себестоимость товаров. Если деньги пришли раньше отгрузки, при проведении реализации аванс зачтётся автоматически.

На основании счёта можно создать и поступление на расчётный счёт, если выписка ещё не загружена, а оплату нужно отразить. Но при загрузке выписки из банка такой документ задвоится — выбирайте один способ.

Предоплата: не забудьте счёт-фактуру на аванс

Если покупатель заплатил по счёту за товар, который отгрузите в следующем квартале или месяце, плательщику НДС нужно выставить счёт-фактуру на аванс в течение пяти календарных дней. В БП 3.0 это делается обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» или из документа поступления денег.

Как контролировать оплату и отгрузку счетов

Список Счета покупателям сам по себе уже отчёт. Нужно только настроить отборы.

📊 Статусы. У счёта есть статус: не оплачен, оплачен частично, оплачен полностью, отменён. Отбор по статусу «не оплачен» с датой старше 10 дней — готовый список для обзвона.

📊 Связь с оплатой. В поступлении на расчётный счёт можно указать счёт на оплату. Тогда 1С пересчитает статус счёта сама. Без этой привязки счёт так и висит «неоплаченным», хотя деньги пришли.

📊 Отмена неактуальных. Если клиент отказался, поставьте статус «Отменен», а не удаляйте документ. Так сохранится история предложений.

Для сверки денег по клиенту счета не подходят — они не формируют проводок. Пользуйтесь:

• оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62 с разбивкой по контрагентам;
• актом сверки взаиморасчётов (Продажи → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов).

Частые вопросы