Счёт на оплату покупателю в 1С 8.3: от настроек до отправки клиенту

Счёт на оплату в 1С 8.3 Бухгалтерия создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой Создать. Это самый быстрый путь, когда клиент только собирается платить и договора-основания пока нет. Если же продажа идёт по заказу или вы уже выписали реализацию, счёт удобнее сформировать на основании этих документов — тогда товары, цены и реквизиты подтянутся автоматически, и ошибиться в сумме будет сложнее.

Счёт на оплату — не бухгалтерский документ. Он не делает проводок и не влияет на остатки, поэтому «провести» его нельзя, только записать. По сути это предложение заплатить: с точки зрения Гражданского кодекса счёт часто работает как оферта. Из-за этого к нему нет обязательной формы — важно лишь, чтобы покупатель понял, кому, сколько и за что перечислить.

Ниже — полный порядок: куда зайти, что настроить один раз, как заполнить поля, откуда взять подписи и печать, как распечатать или отправить счёт прямо из программы и как потом увидеть, оплатил клиент или нет.

Где в программе лежит счёт на оплату

Документ живёт в разделе Продажи. Пункт списка называется Счета покупателям (в части релизов — Счета на оплату покупателям). Открываете список и нажимаете Создать — появляется пустая форма нового счёта.

Создать счёт можно тремя способами, и выбор зависит от того, что уже есть в базе:

• 🆕 С нуля, вручную — клиент новый или разовый, оснований в базе нет. Самый частый случай.
• 📦 На основании заказа покупателя — если вы ведёте заказы: из заказа счёт собирается в один клик со всей номенклатурой.
• 🧾 На основании реализации или другого счёта — когда отгрузка уже оформлена, а счёт нужен «задним числом» или повторно.

Все три варианта дают один и тот же документ, разница только в том, откуда берутся строки. Вручную — самый гибкий, на основании — самый быстрый и защищённый от опечаток.

Есть и четвёртый приём, который экономит время при повторяющихся счетах одному клиенту: встаньте в списке на похожий прошлый счёт и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Программа сделает копию с теми же строками и реквизитами — останется поправить дату, количество и записать. Для постоянных клиентов с одинаковым набором услуг это быстрее, чем заполнять заново.

Что настроить до первого счёта

Пять минут настроек избавят от ручной правки каждого документа. Всё, что ниже, задаётся один раз и действует на все новые счета.

Логотип, печать и подписи. Откройте Главное → Организации, зайдите в карточку своей организации и найдите ссылку Логотип и печать. Здесь загружаются:

• логотип (картинка в шапку счёта);
• факсимиле печати организации;
• факсимильные подписи руководителя и главного бухгалтера.

Картинки готовят заранее в графическом редакторе на белом или прозрачном фоне. После загрузки в этом же окне есть кнопка предпросмотра — сразу видно, как счёт будет выглядеть на бумаге.

Банковский счёт. Реквизиты для оплаты счёт берёт из карточки организации — раздел Главное → Организации → Банковские счета. Если счетов несколько, один помечают основным, и он подставляется по умолчанию. В самом документе банковский счёт при необходимости меняется вручную.

Нумерация. Номера 1С присваивает автоматически при записи, сквозным порядком в пределах года; с нового года нумерация обнуляется сама. Если в базе несколько организаций, к номеру добавляется префикс организации, чтобы счета не пересекались. Менять номер вручную без необходимости не стоит: программа предупредит, что нарушается автоматический порядок, и следующий счёт всё равно продолжит свою нумерацию, из-за чего в списке появятся «дыры».

Заполнение счёта вручную: поля по порядку

Разберём пустую форму сверху вниз. Поля, без которых счёт не запишется, помечу как обязательные.

1. Номер и дата. Номер не трогаем — подставится сам. Дату ставим текущую или дату выставления.
2. Контрагент (обязательно). Выбираем из справочника или заводим нового прямо из поля. Если известен только ИНН, можно вписать его — при подключённой проверке контрагентов реквизиты подтянутся.
3. Договор. Для разового счёта договор не обязателен. Если ведёте учёт по договорам — выбираем нужный, вид договора должен быть С покупателем.
4. Банковский счёт — тот, на который ждёте деньги. По умолчанию основной.
5. Оплата до — срок, до которого счёт действует и ждёт оплаты. Поле справочное, но его видно в списке и оно помогает контролировать просрочку.
6. Склад — заполняется, если ведёте складской учёт и счёт под конкретную отгрузку.

Дальше — табличная часть. У счёта обычно две вкладки: Товары и Услуги (плюс Возвратная тара, если она включена). Товары и услуги разносите по своим вкладкам — это влияет на то, как строки лягут в последующую реализацию и какой счёт учёта подставится.

Строки добавляют двумя способами. Кнопка Добавить вводит по одной позиции. Кнопка Подбор открывает отдельное окно, где номенклатуру выбирают из прайса сразу пачкой, видят текущие остатки на складе и цены из заданного типа цен — при длинном списке товаров это заметно быстрее.

В каждой строке указываем номенклатуру, количество и цену. Сумма и НДС считаются сами. Если цена не подставилась автоматически, проверьте, назначен ли в документе тип цен и заданы ли цены номенклатуры в регистре цен (Склад → Установка цен номенклатуры). Проверьте ставку НДС в строках: если организация не платит НДС (УСН, освобождение), во всех строках должно стоять Без НДС, иначе счёт получится с лишним налогом.

Над таблицей есть переключатель расчёта НДС — НДС в сумме или НДС сверху. От него зависит, войдёт налог в указанную цену или прибавится к ней. Выбирайте то, как договаривались с клиентом, до ввода цен — иначе суммы пересчитаются.

После заполнения нажимаем Записать. Проводить счёт не нужно — повторю, движений он не делает.

Счёт на основании заказа покупателя

Если в базе включены заказы покупателей, счёт из заказа — самый надёжный способ. Функция включается в Главное → Функциональность на вкладке Торговля — там же, где склады и договоры.

Порядок такой:

1. Открываем нужный заказ в Продажи → Заказы покупателей.
2. Нажимаем Создать на основании и выбираем Счёт покупателю.
3. Проверяем подтянутые строки, срок оплаты и сумму — и записываем.

Вся номенклатура, количество, цены и реквизиты переносятся из заказа. Руками ничего вбивать не нужно, а значит, расхождения между заказом и счётом исключены. Если клиент платит частями, по одному заказу можно выписать несколько счетов на разные суммы — например, один на аванс, второй на остаток после отгрузки.

Обратная связь тоже работает: по выписанному счёту кнопка Создать на основании → Реализация (акт, накладная) соберёт отгрузочный документ, а Создать на основании → Поступление на расчётный счёт — поможет быстро отразить оплату. Так счёт становится точкой, из которой разворачивается вся цепочка сделки.

Точно так же счёт создаётся на основании другого счёта (повторная выписка) или из реализации, когда отгрузка уже оформлена. Выбор документа-основания — всё та же кнопка Создать на основании. Если работаете в валюте, валюта берётся из договора: в договоре с видом С покупателем указывают валюту расчётов, и счёт выставится в ней, а рублёвый эквивалент посчитается по курсу на дату.

Текст счёта и дополнительные условия

Чтобы не вписывать в каждый счёт одни и те же оговорки (сроки, самовывоз, условия поставки), 1С хранит их в отдельном справочнике и подставляет в печатную форму.

В документе найдите поле или ссылку Дополнительные условия (в некоторых релизах — отдельная вкладка). Туда выбирается готовый текст из справочника дополнительных условий к счетам. Один раз сформулировали — дальше выбираете из списка.

Что обычно выносят в условия:

• 📅 срок резервирования товара и срок действия цены;
• 🚚 условия доставки или самовывоза;
• 💬 оговорку, что счёт действителен в течение стольких-то банковских дней;
• 📝 реквизиты для назначения платежа.

Если нужна произвольная строка только для одного счёта, её можно вписать прямо в поле условий этого документа — на справочник это не повлияет.

Печать и отправка счёта клиенту

Записанный счёт печатается кнопкой Печать в верхней командной панели. В меню обычно два варианта:

• Счёт на оплату — чистый бланк без печати и подписей;
• Счёт на оплату (с печатью и подписями) — с логотипом, факсимиле печати и подписями, которые вы загрузили в карточке организации.

Выбираете нужный — открывается печатная форма. Её можно отправить на принтер кнопкой печати, сохранить в PDF или Excel, а можно отправить клиенту по почте, не выходя из 1С.

Для отправки письмом нажмите в окне печатной формы кнопку с конвертом (Отправить) либо в самом документе Печать → Отправить по почте. Программа соберёт письмо, вложит счёт файлом и подставит адрес из карточки контрагента, если он там указан. Для работы почты нужна один раз настроенная учётная запись в Главное → Органайзер → Настройка системной учётной записи.

Когда счетов много, их печатают пачкой: выделите нужные строки в списке (с зажатым Ctrl или Shift), нажмите Печать и выберите форму — программа подготовит все выделенные счета одним документом на печать или на сохранение. Это выручает в конце месяца, когда одинаковые счета уходят десяткам клиентов.

Контроль оплаты: статусы и отчёты

После того как счёт ушёл клиенту, его судьбу видно прямо в списке Счета покупателям. В списке есть колонки статуса оплаты и отгрузки — программа подсвечивает, оплачен счёт, оплачен частично или не оплачен, и отгружен ли товар.

Статус оплаты обновляется автоматически, когда вы проводите банковскую выписку (Банк и касса → Банковские выписки) с привязкой поступления к этому счёту или к его договору. Пока оплата не разнесена, счёт считается неоплаченным, даже если деньги фактически пришли.

Если клиент заплатил не всю сумму, счёт получит статус частичной оплаты, а в списке будет видно, сколько ещё ждёте. Это удобно, когда по одной сделке идёт несколько платежей: не нужно вручную сводить, какой счёт закрыт, а какой нет. Список можно отфильтровать по контрагенту или по статусу оплаты через командную панель списка — так за минуту собирается перечень всех неоплаченных счетов для обзвона клиентов.

Для сводной картины по всем покупателям есть бухгалтерские отчёты:

Сам счёт в проводки не попадает, поэтому в ОСВ вы увидите не счета, а реальную задолженность — из реализаций и поступивших оплат. Счёт лишь помогает отследить, выставлен документ или нет и дождались ли вы денег по нему.