Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 с нуля: справочники, позиции, утверждение и контроль

Чтобы сформировать штатку в 1С:ЗУП 3.1, включите штатное расписание в Настройка → Кадровый учет, заполните справочники подразделений, должностей, графиков и начислений, затем создайте позиции в Кадры → Штатное расписание. Если в настройках включена история изменений, позиции вводятся не напрямую, а документом утверждения штатного расписания с датой, с которой оно действует.

Пошаговая инструкция ниже подходит для ЗУП 3.1, а также для 1С:Комплексной автоматизации 2.5 и ERP, где кадровый блок устроен так же. Отдельно разобраны бюджетная версия, автоматическое заполнение по текущим сотрудникам и связь штатки с приёмом, переводами и расчётом зарплаты.

Подготовка: настройки и справочники до первой позиции

Штатное расписание в 1С собирается из готовых «кирпичиков». Если их нет, позиция либо не создастся, либо будет пустой, и при приёме сотрудника программа ничего не подставит.

Настройки кадрового учёта

Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания. Там несколько флажков, и от них зависит весь дальнейший порядок работы:

• ✅ Ведение штатного расписания — главный флажок. Без него раздела штатки нет, а в кадровых документах должность выбирается напрямую.
• 📅 История изменения штатного расписания — каждое изменение оформляется документом с датой. Можно посмотреть штатку на любую прошлую дату. Для организаций, где штат меняют приказами, это правильный вариант.
• 🔍 Автоматическая проверка кадровых документов — программа не даст провести приём или перевод на позицию, где не хватает свободных ставок.
• 📊 Вилка окладов и надбавок — в позиции задаётся не одно значение оклада, а диапазон «от — до».
• 🔒 Бронирование позиций — позволяет зарезервировать ставку под кандидата, пока он проходит оформление.

Справочники, которые нужны штатке

Начисления — самое частое узкое место. Если надбавка за стаж или классность считается процентом от оклада, это должно быть начисление со своей формулой. Тогда в позиции достаточно указать процент, а сумму программа посчитает сама.

Создание штатного расписания в 1С: пошагово

Порядок зависит от флажка истории. Ниже оба варианта.

Вариант 1. Без истории изменений

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Нажмите Создать. Откроется карточка позиции.
3. Выберите организацию, подразделение и должность. Наименование позиции программа сложит из них сама, при желании его можно поправить.
4. Укажите количество ставок. Дробные значения допустимы: 0,5 ставки уборщика — это нормально.
5. Выберите график работы. Он подставится сотруднику при приёме на эту позицию.
6. На вкладке оплаты труда добавьте начисления: оклад и надбавки. Для каждой — размер или процент.
7. Заполните дату утверждения и нажмите Записать и закрыть.

Позиция сразу считается действующей. Изменить оклад можно в той же карточке, но прежнее значение не сохранится.

Вариант 2. С историей изменений

1. В Кадры → Штатное расписание нажмите кнопку утверждения штатного расписания. Создастся документ.
2. Укажите месяц и дату, с которой действует штатка. Номер и дату приказа об утверждении внесите в шапку — они попадут в печатную форму.
3. В табличной части добавляйте позиции так же, как в варианте 1: подразделение, должность, ставки, график, начисления.
4. Проведите документ.

Дальше любые изменения делаются только документами: изменение штатного расписания (новые позиции, другие оклады, закрытие ставок), изменение окладов. Каждый документ имеет дату, и штатка «на дату» собирается из всей цепочки.

Пример: отдел продаж из трёх позиций

Допустим, нужно утвердить штат отдела продаж с 1 числа месяца.

Расчёт по менеджерам: 60 000 + 10% = 66 000 на ставку, 66 000 × 5 = 330 000. По офис-менеджеру: 50 000 × 0,5 = 25 000. В позицию вносится оклад за полную ставку, а не за половину, — программа сама умножит его на количество ставок.

Именно итог 475 000 вы увидите в графе месячного фонда печатной формы. Если цифра расходится с расчётом в Excel, причина почти всегда в надбавке: её внесли суммой, а не процентом, или забыли в одной из позиций.

Печать и проверка

Печатная форма Т-3 вызывается из списка штатного расписания или из документа утверждения командой печати. Форма Т-3 унифицирована постановлением Госкомстата № 1, но с 2013 года её применение не обязательно: организация может утвердить собственную форму. В 1С обычно печатают Т-3 — её понимают и трудовая инспекция, и банки.

Для проверки, кто на какой позиции сидит и сколько ставок свободно, используйте отчёт «Штатная расстановка» в разделе Кадры → Кадровые отчеты.

Автоматическое заполнение штатки: когда не вводить руками

Ручной ввод разумен для компании на 10–20 позиций. Если сотрудников сотни, а штатное расписание решили включить в уже работающей базе, вводить всё заново долго и рискованно.

Формирование по текущим сотрудникам

Когда вы включаете флажок ведения штатного расписания в базе, где уже есть принятые сотрудники, ЗУП предлагает создать позиции автоматически по кадровым данным. Программа группирует сотрудников по сочетанию «подразделение + должность + график + начисления» и из каждой группы делает позицию с нужным числом ставок.

Что проверить после автозаполнения:

• 🔹 Дробление позиций. Если у двух бухгалтеров разные оклады, получится две позиции «Бухгалтер». Иногда это правильно, иногда нужно объединить и задать вилку окладов.
• 🔹 Пустые ставки. Вакансий в кадровых данных нет, их программа не создаст. Добавьте их вручную.
• 🔹 Надбавки. Разовые и временные начисления сотрудников могут попасть в позицию как постоянные. Уберите их.

Копирование и групповые изменения

• Похожую позицию быстрее скопировать (F9 в списке) и поменять подразделение, чем создавать с нуля.
• Индексацию окладов по всей организации делают одним документом изменения штатного расписания: добавьте в табличную часть нужные позиции через подбор и задайте новые суммы.
• Загрузку из Excel типовая ЗУП как отдельный механизм для штатки не предлагает. Для больших структур такую загрузку делают внешней обработкой силами программиста — проверьте её на копии базы.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки

Путаница здесь частая, а в 1С это два разных объекта.

Отсюда практическое правило: при увольнении сотрудника штатку не трогают. Позиция остаётся, ставка становится свободной, а меняется только расстановка.

Штатное расписание в бюджетных учреждениях

Для бюджетников используется «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ 3.1). Логика штатки там та же, но оплата труда устроена сложнее, и это видно в позиции.

• 🏛️ Профессиональные квалификационные группы. В позиции указывают ПКГ и квалификационный уровень, а оклад берётся из настроенной шкалы.
• 📐 Разряды и тарифные сетки. Для рабочих профессий оклад рассчитывается от разряда и тарифной ставки.
• 🧾 Повышающие коэффициенты и выплаты. Надбавки за стаж, квалификацию, особые условия задаются отдельными начислениями с процентами или коэффициентами.
• 💰 Источники финансирования. Ставка может быть разделена между бюджетными и внебюджетными средствами. Это влияет на то, по какому КФО отразится зарплата.

Для образования и медицины в ЗКГУ есть тарификация: документ, в котором нагрузка педагога или врача раскладывается на часы и ставки. Он дополняет штатку, а не заменяет её.

Как штатка связана с кадровыми документами и зарплатой

Штатное расписание в 1С — не отчёт для проверяющих, а источник данных для всего кадрового контура.

Приём и перевод

В документах «Прием на работу» и «Кадровый перевод» вместо выбора должности выбирается позиция штатного расписания. Из неё подставляются:

• подразделение и должность;
• график работы;
• оклад и надбавки — в плановые начисления сотрудника.

Если включена проверка соответствия, документ не проведётся при нехватке ставок или при окладе вне вилки. Сообщение указывает, какая позиция и на сколько превышена.

Изменение окладов

Здесь кроется частая ловушка. Документ изменения штатного расписания меняет оклад позиции, но не оклады уже работающих людей. Начисления сотрудников меняются кадровым переводом или документом «Изменение оплаты труда». Большая индексация — это два шага: сначала штатка, потом оплата труда сотрудников той же датой.

Расчёт зарплаты и отчётность

Сама штатка в расчёте не участвует: зарплату считают по плановым начислениям сотрудника. Но от неё зависят:

• 📈 сравнение фактического фонда оплаты с плановым;
• 👥 сведения о вакансиях: свободные ставки видны сразу, их не нужно считать вручную;
• 🧩 планирование: при бюджетировании ФОТ на следующий год за основу берут штатку, а не текущие начисления.

Как работать со штаткой без лишних проблем

Несколько приёмов, которые экономят время кадровику и бухгалтеру:

1. Одна позиция — один набор условий. Не создавайте отдельную позицию на каждого сотрудника. Пять менеджеров с одинаковыми условиями — одна позиция на 5 ставок.
2. Вилка вместо дробления. Если оклады отличаются в пределах 10–20%, задайте вилку окладов и держите одну позицию.
3. Закрывайте, а не удаляйте. Неактуальную позицию закрывают документом изменения штатки. Удаление позиции, на которой работали люди, ломает историю кадровых документов.
4. Наименование позиции читаемое. «Бухгалтер (участок ОС)» и «Бухгалтер (зарплата)» в списке приёма различить проще, чем две строки «Бухгалтер».
5. Сверяйте штатку и расстановку раз в квартал. Отчёт «Штатная расстановка» сразу покажет занятые сверх нормы ставки и сотрудников без позиции.

Частые ошибки при формировании штатного расписания

Ниже то, что встречается чаще всего при проверке чужих баз:

• ❌ Штатка без даты подразделения. Если подразделение создано датой позже утверждения штатки, позиция по нему не будет доступна на нужную дату.
• ❌ Надбавки суммой вместо процента. При изменении оклада надбавку придётся пересчитывать руками в каждой позиции.
• ❌ Утверждение в середине месяца без нужды. Документ утверждения ставят первым числом месяца, если приказ не требует иного: так проще сверять ФОТ.
• ❌ Вакансии забыли. Штатка содержит только занятые ставки, и при приёме нового человека программа говорит, что мест нет.
• ❌ Два документа утверждения. Повторное утверждение перекрывает предыдущее. Для правок используют документ изменения, а не новое утверждение.

Частые вопросы