Новый склад в 1С: от карточки справочника до первого пересчёта остатков

Чтобы создать склад в 1С, сначала включите учёт по нескольким складам, а потом добавьте элемент в справочник. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это флажок «Несколько складов» в Главное → Функциональность, закладка «Запасы», и справочник Справочники → Товары и услуги → Склады. В 1С:Управлении торговлей 11 — флажок «Несколько складов» в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка и справочник НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины.

Дальше настройка зависит от программы. В Бухгалтерии склад — это по сути аналитика к счетам 41 и 10: тип склада, тип цен для розницы, и всё. В УТ 11 склад — полноценная складская программа: ордерная схема, помещения, ячейки, отбор и размещение, пересчёты. Ниже — обе ветки по порядку.

Включаем учёт по складам и создаём карточку

Пока флажок «Несколько складов» снят, программа работает с одним складом «Основной склад» и прячет поле склада в документах. Как только вы его ставите, поле появляется в поступлениях, реализациях, перемещениях и инвентаризации.

1С:Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Главное → Функциональность → закладку «Запасы».
2. Поставьте флажок «Несколько складов».
3. Перейдите в Справочники → Товары и услуги → Склады и нажмите Создать.
4. Заполните наименование: так, чтобы склад отличался в списке выбора. Не «Склад 2», а «Склад Подольск, ул. Заводская».
5. Выберите тип склада и сохраните.

Есть вторая настройка, которую часто пропускают: аналитика по складам в плане счетов. Она открывается из формы «Настройка плана счетов», раздел «Учет запасов». Там выбирают, вести ли учёт по складам и как: только по количеству или по количеству и сумме.

1С:Управление торговлей 11

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Флажок «Несколько складов». Здесь же включаются ордерные склады и складские группы, если они понадобятся.
3. НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины → Создать.
4. Наименование, тип, подразделение, ответственный — и закладки с настройками ордерной схемы (о них в следующем разделе).

💡 Склады можно объединить в группы: «Москва», «Регионы», «Магазины». Это пригодится для отчётов и для прав доступа.

Типы складов: оптовый, розничный, НТТ

Тип склада определяет, как программа считает товар и на какие счета он ложится. Ошибка в типе даёт неправильные проводки во всех документах, поэтому выбирают его сразу и осознанно.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 три типа:

• 📦 Оптовый склад — обычный склад. Товар учитывается на 41.01 по покупной стоимости.
• 🏪 Розничный магазин — автоматизированная торговая точка, где продажи идут через кассу с выгрузкой данных. Нужно указать тип цен. При учёте по продажной стоимости товар переходит на 41.11, наценка — на 42.02.
• 🧾 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — розница без связи с программой: продажи вводятся отчётом о розничных продажах по факту выручки. Учёт ведётся на 41.12 в суммовом выражении.

Учитывать розницу по продажной или по покупной стоимости (41.02), задаётся в учётной политике. Пока там выбрана покупная стоимость, тип цен в карточке розничного склада нужен только для подстановки цен в документы.

В УТ 11 выбор проще: «Склад» или «Розничный магазин». Для магазина указывают тип цен розничной продажи и связанную кассу. Счетов в УТ нет — бухгалтерская сторона переедет в Бухгалтерию при синхронизации.

Ордерная схема и адресное хранение

Это возможности УТ 11 (и ERP, КА). В Бухгалтерии их нет: там приход и расход товара оформляет один документ.

Что такое ордерная схема

При обычной схеме документ «Поступление товаров и услуг» сразу увеличивает остаток на складе. При ордерной схеме работа делится на две части:

1. Менеджер оформляет финансовый документ — поступление или реализацию.
2. Кладовщик подтверждает факт ордером: «Приходный ордер на товары» или «Расходный ордер на товары».

Пока ордера нет, товар числится «к поступлению» или «к отгрузке», а не на полке. Так видно, что менеджер продал, а склад ещё не собрал.

Как включить

1. В настройках раздела «Склад и доставка» включите использование ордерных складов.
2. Откройте карточку склада, найдите группу настроек ордерной схемы.
3. Отметьте, где она нужна: при поступлении, при отгрузке, при отражении излишков и недостач. Можно включить только приход — это частый вариант для небольшого склада.
4. Укажите дату начала использования. Ставьте дату в будущем, после закрытия текущих документов: незавершённые поступления до этой даты останутся без ордеров.

Адресное хранение

Адресное хранение — следующий уровень: программа знает не только «на каком складе», но и «в какой ячейке». Оно работает только поверх ордерной схемы. Включается в карточке склада флажком использования адресного хранения, отдельно можно включить складские помещения.

Схема данных выглядит так:

• Склад → Помещение (необязательно) → Ячейки.
• Для ячеек задают типоразмеры и вместимость.
• Для номенклатуры — правила размещения: какая группа товаров в какую зону идёт.

После этого кладовщик получает задания «Отбор (размещение) товаров»: программа сама подсказывает, куда положить пришедшую партию и откуда брать товар под отгрузку.

Ячейки, зоны и помещения: как разложить склад

Хорошая адресная схема делается на бумаге до того, как вы начнёте заводить ячейки в 1С. Иначе через месяц справочник обрастает ячейками «А-1-1 новая» и «А-1-1 (не использ.)».

Правило кодирования ячейки

Используйте код, который читается с этикетки на стеллаже:

<зона>-<ряд>-<стеллаж>-<ярус>-<позиция>
А-02-05-3-1   — зона А, ряд 2, стеллаж 5, ярус 3, позиция 1

Так кладовщик находит место без навигатора, а сортировка в списке ячеек совпадает с маршрутом обхода.

Зоны, которые стоит выделить

• 📥 Приёмка — товар пришёл, но не проверен и не размещён.
• 🗄️ Хранение — основная зона, ячейки по типоразмерам.
• 🛒 Отбор — быстрооборачиваемый товар ближе к выходу.
• 📤 Отгрузка — собранные заказы ждут машину.
• ⛔ Брак и возвраты — товар, который нельзя продавать.

💡 Брак удобнее держать на отдельном складе, а не в отдельной ячейке. Тогда он не попадает в «доступно к продаже» ни в одном отчёте.

Если склад маленький

Адресное хранение для склада на 200 позиций обычно лишнее: ячейки надо поддерживать, а пользы мало. Достаточно ордерной схемы на приход. В Бухгалтерии для такого склада места хранения можно отразить в наименовании отдельных складов («Склад — стеллажи», «Склад — холодильник»), но не дробите больше, чем на 3-4 элемента: каждое перемещение между ними — отдельный документ.

Кто отвечает за склад и кто его видит

Склад без ответственного — источник вечных недостач, которые некому предъявить. Материальную ответственность закрепляет договор с кладовщиком; в программе её отражают так, чтобы фамилия попадала в документы.

Ответственные лица в документах

• В УТ 11 ответственного указывают в карточке склада. Он подставляется в ордера и печатные формы.
• В Бухгалтерии в печатных формах (ТОРГ-12, накладные на перемещение) подписантов выбирают при печати или в документе; руководитель и главный бухгалтер берутся из ответственных лиц организации.

Ограничение доступа

В УТ 11 можно сделать так, чтобы кладовщик видел только свой склад:

1. НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → включите ограничение доступа на уровне записей.
2. В профиле группы доступа, где есть вид доступа «Склады», укажите конкретные склады или группы складов.
3. Добавьте пользователей в эту группу.

В Бухгалтерии 3.0 штатное ограничение на уровне записей строится по организациям, а не по складам. Если кладовщикам двух складов нельзя видеть остатки друг друга, вариант — разные организации или доработка. Чаще проблему решают проще: отдельная роль без права проводить документы задним числом и регулярная сверка остатков.

Инвентаризация и контроль остатков

Первую инвентаризацию нового склада проводят до начала работы: так начальные остатки совпадают с полкой. Обязательные случаи инвентаризации — смена материально ответственного лица, выявление хищения, годовая отчётность (кроме имущества, проверенного после 1 октября).

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров → Создать.
2. Выберите склад, нажмите Заполнить → по остаткам на складе.
3. Распечатайте инвентаризационную опись (форма ИНВ-3) для комиссии.
4. Внесите фактическое количество в колонку факта.
5. На основании документа создайте Оприходование товаров для излишков и Списание товаров для недостач.

Сам документ инвентаризации проводок не делает. Учёт меняют только оприходование и списание.

В 1С:Управлении торговлей 11

На ордерном складе пересчёт оформляют документом «Пересчёт товаров»: кладовщик получает задание, вносит факт, расхождения фиксируются. Затем менеджер оформляет «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров» или «Пересортицу товаров», если одно лежит вместо другого. На адресном складе пересчёт можно делать выборочно — по ячейкам, а не по всему складу.

Текущий контроль без полной инвентаризации

• 📊 «Ведомость по товарам на складах» (УТ) или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с отбором по складу» (БП) — раз в неделю.
• 🔍 Отрицательные остатки: в БП их видно в той же ОСВ, в УТ контроль включается в настройках раздела «Склад и доставка» и не даёт провести документ, если товара нет.
• 🎯 Выборочные пересчёты дорогих и ходовых позиций — раз в месяц. Это дешевле годовой инвентаризации и ловит расхождения на ранней стадии.

Обмены, терминалы сбора данных и WMS

Склад редко живёт в одной программе. Типичная связка — УТ 11 для оперативной работы и Бухгалтерия для налогового учёта.

Синхронизация УТ и Бухгалтерии

Обмен настраивается через «Синхронизацию данных» в разделе администрирования обеих программ. Склады переходят из УТ в Бухгалтерию вместе с документами. При первой синхронизации программа предлагает сопоставить объекты: здесь важно привязать склады вручную, если в двух базах они названы по-разному. Иначе в Бухгалтерии появятся дубли «Основной склад» и «Основной склад (1)».

💡 Создавайте новые склады в той программе, которая ведущая в обмене (обычно УТ), и давайте им приехать в Бухгалтерию синхронизацией. Склад, созданный вручную в обеих базах, почти всегда становится дублем.

ТСД и сканеры

Сканеры штрихкодов и терминалы сбора данных подключаются в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Терминал выгружает задание на пересчёт или приёмку, кладовщик сканирует товар, результат загружается обратно в документ. Для обмена с ТСД нужна обработка-драйвер от производителя терминала или от разработчика складского решения.

Когда нужна отдельная складская система

Если на складе тысячи ячеек, сотни заказов в день и несколько смен, возможностей адресного хранения УТ может не хватить. Тогда ставят специализированное решение класса WMS (например, «1С:WMS Логистика. Управление складом») и связывают его с учётной программой обменом. В WMS живут ячейки, задания и маршруты, в учётной программе — остатки по складу в целом и документы с контрагентами.

Частые ошибки при создании склада

Эти ошибки не видны в день создания, но вылезают через месяц-два в отчётах.

• ❌ Склад создан, а «Несколько складов» не включён. Поле склада в документах не появляется, всё падает на «Основной склад». Сначала функциональность, потом элемент справочника.
• ❌ Розничный магазин вместо оптового склада. Товар уходит на 41.11 с наценкой на 42.02, и проводки по реализации выглядят странно. Исправлять тип склада с движениями — значит перепроводить все документы по нему.
• ❌ Склад удалили, а не пометили. Склад с движениями удалить нельзя, и правильно: его помечают на удаление или делают недоступным, а остатки сначала перемещают на другой склад.
• ❌ Ордерная схема включена «с сегодняшнего дня». Незакрытые поступления прошлых дней зависают без приходных ордеров, товар висит «к поступлению».
• ❌ Склады-дубли в обмене. Один склад в УТ превращается в два в Бухгалтерии из-за ручного создания в обеих базах.
• ❌ Брак на основном складе. Бракованный товар считается доступным к продаже, менеджеры его продают, клиент получает возврат.