Отбор, поиск, сортировка и выгрузка: работа со списками 1С 8.3

Чтобы сформировать нужный список в 1С, откройте справочник или журнал документов , сузьте его поиском (Ctrl+F) или отбором через меню Ещё, отсортируйте щелчком по заголовку колонки, а готовый результат выгрузите командой Ещё → Вывести список... и сохраните в Excel. Так за пару минут получается, например, перечень всех поступлений от одного поставщика за квартал или номенклатура одного склада.

Механика одна для всех типовых конфигураций на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси»: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11. Различаются только названия разделов и набор колонок, а приёмы работы со списком задаёт сама платформа.

Из чего состоит форма списка и как по ней перемещаться

Любой справочник или журнал в 1С 8.3 открывается в виде динамического списка. Это таблица, которая подгружает строки по мере прокрутки, поэтому даже список из 50 000 позиций номенклатуры открывается быстро.

Что есть на форме почти всегда:

• 🔹 Командная панель сверху: Создать, у иерархических справочников ещё Создать группу, и меню Ещё со всеми остальными командами.
• 🔹 Поле поиска справа в командной панели.
• 🔹 Поля быстрого отбора над таблицей в некоторых формах: например, Организация в журналах документов Бухгалтерии.
• 🔹 Таблица с колонками. Значок слева от строки показывает состояние: проведён документ или нет, помечен ли элемент на удаление.
• 🔹 Дерево групп слева у иерархических справочников: номенклатура, контрагенты, статьи затрат.

Клавиши, которые экономят время

Выделить несколько строк можно мышью с зажатым Ctrl (по одной) или Shift (диапазоном). Выделение понадобится при выгрузке и при групповой пометке на удаление.

Режим просмотра иерархических справочников

У номенклатуры и контрагентов есть три вида отображения. Переключаются они в Ещё → Режим просмотра:

1. Иерархический список — слева дерево групп, справа содержимое выбранной группы. Удобно, когда товары аккуратно разложены по папкам.
2. Список — все элементы плоской таблицей, без папок. Лучший режим для поиска: вы не промахнётесь мимо позиции, которая лежит в другой группе.
3. Дерево — группы и элементы в одной таблице с раскрывающимися ветками.

Как найти нужные строки: поиск по подстроке

Поиск — самый быстрый способ сформировать короткий список. Он подходит, когда вы знаете кусок названия, ИНН, артикула или номера документа.

Простой поиск

1. Нажмите Ctrl+F или щёлкните в поле поиска справа вверху.
2. Наберите фрагмент: болт м8, 7701, часть фамилии.
3. Нажмите Enter. В списке останутся строки, где фрагмент встречается в любой из видимых колонок.
4. Чтобы вернуть весь список, очистите поле или нажмите Ctrl+Q.

Поиск ищет по подстроке, то есть м8 найдёт и «Болт М8х40», и «Гайка М8». Регистр букв значения не имеет.

Поиск по одной колонке

Когда фрагмент слишком общий (например, «100» встречается и в цене, и в номере, и в названии), используйте расширенный поиск: Ещё → Расширенный поиск или Alt+F. В окне есть три параметра:

• Где искать — конкретная колонка, например «Наименование» или «ИНН»;
• Что искать — сам фрагмент;
• Как искать — по началу строки, по любой части строки или по точному совпадению.

Пример: в справочнике контрагентов выберите колонку «ИНН», режим «по началу строки» и введите 77. Получите всех контрагентов с московскими ИНН, без случайных совпадений в телефонах.

Отборы в 1С: как оставить в списке только нужное

Отбор — это фильтр по условию: «Контрагент равен ООО Ромашка», «Сумма больше 100 000», «Склад в списке: Основной, Розница». Отборов можно задать сколько угодно, и они работают одновременно.

Быстрые отборы в шапке формы

Во многих журналах документов над таблицей уже есть поля отбора. В Бухгалтерии 3.0 почти везде стоит поле Организация, в некоторых формах есть Контрагент, Склад или Вид операции. Выберите значение — список сразу перестроится.

Период у журналов документов задают отдельной командой в меню Ещё: она открывает окно выбора интервала дат (месяц, квартал, произвольные даты).

Настройка отбора по любому реквизиту

Когда быстрых полей не хватает, откройте окно настройки списка. Команда находится в меню Ещё — это первая команда блока настроек.

1. Перейдите на вкладку Отбор.
2. В левой части найдите реквизит, по которому фильтруете. Если его нет среди основных, раскройте вложенные поля: например, Контрагент → ИНН.
3. Перетащите реквизит вправо или дважды щёлкните по нему.
4. Выберите вид сравнения и значение.
5. Нажмите Завершить редактирование.

Какие виды сравнения пригодятся чаще всего:

Группы условий «И» и «ИЛИ»

По умолчанию все условия соединяются через «И»: строка попадает в список, только если выполнены все. Для логики «или» добавьте в отбор группу условий (Группа ИЛИ) и положите условия внутрь неё.

Пример: нужны документы, где контрагент «ООО Альфа» или сумма больше 500 000 ₽. Без группы «ИЛИ» вы получите пересечение — только крупные документы Альфы.

Сортировка, группировка и оформление строк

Сортировка

Щёлкните по заголовку колонки — список упорядочится по ней, второй щелчок развернёт порядок. Стрелка у заголовка показывает текущее направление.

Сортировку по нескольким полям (сначала по дате, потом по сумме) задают в окне настройки списка, на вкладке Сортировка. Порядок строк в правой части окна и есть приоритет.

Не все колонки можно сортировать щелчком. Если заголовок не реагирует, поле вычисляемое — попробуйте вкладку «Сортировка» или сортируйте уже после выгрузки в Excel.

Группировка

На вкладке Группировка того же окна укажите поле, например Контрагент. Список превратится в дерево: строка группы, под ней все документы этого контрагента. Так удобно просматривать реализации за месяц покупатель за покупателем.

Можно добавить два уровня: сначала Организация, внутри неё Контрагент. Больше двух уровней в списке читаются плохо — для такого анализа лучше подходит отчёт.

Условное оформление

Вкладка Условное оформление раскрашивает строки по условию. Практичные варианты:

• 🔴 красный текст для документов с суммой больше лимита;
• 🟡 жёлтый фон для контрагентов без ИНН;
• ⚪ серый шрифт для номенклатуры из архивной группы.

Оформление не прячет строки, а только подсвечивает. Это удобно, когда нужно видеть весь список, но сразу замечать проблемные позиции.

Сохранение настроек и повторное использование выборок

Что 1С запоминает сама

Настройки динамического списка сохраняются автоматически для каждого пользователя. Закрыли журнал с отбором по складу «Розница» и сортировкой по сумме — завтра он откроется в том же виде. Остальные пользователи этих изменений не видят.

Отсюда частая путаница: «у коллеги в списке всё есть, а у меня половины документов нет». Почти всегда причина — забытый отбор. Проверить просто: активные отборы видны в шапке формы или в окне настройки списка.

Вернуть список к исходному виду можно командой стандартных настроек в меню Ещё. Она сбрасывает отборы, сортировку и оформление только у вас.

Дополнительные колонки

Если нужного поля нет в таблице, добавьте его через Ещё → Изменить форму.... В окне отметьте галочкой реквизит, например «Артикул» или «Ответственный», и передвиньте его стрелками на нужное место. Настройка формы тоже сохраняется только для вашего пользователя.

Когда выборка нужна регулярно

Для выборок, которые вы строите каждый месяц по одной схеме, список — не лучший инструмент. Есть два варианта надёжнее:

1. Добавить форму в избранное. Звёздочка в заголовке открытой формы кладёт её в «Избранное» вместе с сохранёнными настройками.
2. Собрать отчёт. В Бухгалтерии 3.0 есть Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет: он строит таблицу по любому справочнику, документу или регистру, а варианты отчёта сохраняются под своими именами. Например, «Поступления без счёта-фактуры» и «Контрагенты без договоров» лежат рядом и открываются в один клик.

Выгрузка списка из 1С в Excel и другие файлы

Штатная команда «Вывести список»

1. Настройте список: отбор, сортировку, нужные колонки.
2. Если нужны не все строки, выделите их с Ctrl или Shift.
3. Выберите Ещё → Вывести список....
4. В окне отметьте колонки, которые попадут в файл. Если выделяли строки, включите вывод только выделенных.
5. Нажмите ОК. Откроется табличный документ — это промежуточная таблица внутри 1С.
6. Сохраните его через главное меню (кнопка ☰ в заголовке окна) → Файл → Сохранить как... и выберите тип «Лист Excel» (*.xlsx).

Табличный документ можно также сохранить в *.ods, *.pdf, *.html, *.txt и *.mxl (формат 1С). Для отправки бухгалтеру по почте обычно хватает xlsx, для печати — pdf.

Особенности выгрузки, о которых узнают после первой попытки

• 📌 Числа в Excel могут прийти текстом. Суммы с пробелами-разделителями иногда не суммируются. Выделите колонку в Excel и замените неразрывный пробел на пустоту или примените «Текст по столбцам».
• 📌 Иерархический режим. При выводе из иерархического списка попадут только строки открытой группы. Для полной выгрузки номенклатуры переключитесь в режим «Список».
• 📌 Большие списки. Вывод десятков тысяч строк занимает время, а табличный документ на 100 000 строк заметно тормозит. Сузьте выборку отбором или выгружайте частями.
• 📌 Скрытые колонки. В файл попадают только те поля, что есть в форме. Если нужен реквизит, которого не видно, добавьте его через Изменить форму до выгрузки.

Когда выгружать отчётом

Отчёты в 1С выгружаются тем же способом: кнопка сохранения в командной панели отчёта или Файл → Сохранить как.... Если в списке нужны итоги по колонкам, промежуточные суммы по группам или данные из нескольких объектов сразу, быстрее собрать универсальный отчёт и сохранить его в Excel, чем дорабатывать выгрузку списка вручную.

Частые вопросы