Акт сверки с контрагентом в 1С: от заполнения до подписанного экземпляра

В 1С Бухгалтерии 3.0 сверку формируют документом «Акт сверки расчетов с контрагентом»: Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов (тот же список есть в разделе Покупки), кнопка Создать. Указываете контрагента и период, на закладке «По данным организации» нажимаете Заполнить, записываете документ и печатаете акт кнопкой Печать.

Программа сама собирает обороты и сальдо по счетам расчётов — 60, 62, 76 и другим, что отмечены в настройках акта. Ваша задача — выбрать правильный период и договоры, проверить цифры до отправки и потом внести данные контрагента, когда он вернёт свой экземпляр.

Что проверить до того, как создавать акт

Акт сверки — зеркало учёта. Если в базе не проведён документ или контрагент заведён дважды, акт честно покажет неверную сумму.

📌 Что проверить в первую очередь:

• 🧾 Все документы периода проведены. Откройте список реализаций, поступлений и банковских выписок за период и отфильтруйте по контрагенту. Непроведённые документы помечены значком без зелёной галочки.
• 👥 Нет дублей контрагента. Два элемента с одним ИНН — частая причина «пропавшей» оплаты: деньги легли на одну карточку, отгрузка — на другую. Проверить можно поиском в справочнике по ИНН.
• 📄 Договоры разнесены правильно. Оплата по договору № 1, а отгрузка по договору № 2 дают долг и аванс одновременно, хотя по факту расчёты закрыты.
• 📅 Закрыт ли период. Если сверку делают после закрытия месяца, курсовые разницы и корректировки уже на месте. Сверка до закрытия по валютным договорам может показать «неокончательную» сумму.
• 🔎 Реквизиты контрагента. ИНН, КПП и полное наименование попадут в шапку печатной формы. Ошибку в КПП контрагент заметит сразу.

Для дублей в БП 3.0 есть штатная обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. Объединять дубли лучше в копии базы или после резервного копирования: обработка переносит ссылки во всех документах, и откатить это вручную долго.

Формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерии 3.0 по шагам

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов и нажмите Создать. Второй способ — прямо из карточки контрагента: в ней есть ссылка на связанные документы, где можно открыть акты сверки этого контрагента.

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация — если в базе их несколько, выберите ту, от имени которой сверяетесь.
• Контрагент — выбирается из справочника.
• Договор — оставьте пустым, чтобы сверить расчёты по всем договорам сразу. Заполните, если контрагент просит акт по конкретному договору.
• Период — обычно квартал, полугодие или год. Сальдо на начало программа посчитает сама.

Шаг 3. Заполните данные организации

Перейдите на закладку «По данным организации» и нажмите Заполнить. В табличной части появятся все документы, которые двигали расчёты: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки долга. Внизу — обороты и итоговое сальдо.

Шаг 4. Проверьте счета и вывод

На закладке «Дополнительно» задают параметры печати и перечень счетов учёта расчётов, по которым собираются данные. По умолчанию там стоят типовые счета расчётов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами.

Если с контрагентом есть, например, расчёты по аренде на 76.01 или по претензиям на 76.02, проверьте, что эти счета в списке. Лишние — например, 76.АВ и 76.ВА с НДС по авансам — обычно в акт не включают: это налоговые расчёты, а не долг перед контрагентом.

Там же стоят флажки, которые влияют на вид акта: разбивка по договорам и вывод счетов-фактур в строках. Состав флажков немного меняется от релиза к релизу, ориентируйтесь на подсказки у полей.

Шаг 5. Укажите подписантов

Заполните ответственного от организации и представителя контрагента — они выводятся в подписях печатной формы. Представителя можно не указывать, тогда в акте останется пустая строка под подпись.

Шаг 6. Запишите и распечатайте

Нажмите Записать, затем Печать → Акт сверки. Акт сверки не делает проводок и не влияет на учёт — это информационный документ. Его можно перезаполнять сколько угодно, пока сверка не согласована.

Шаг 7. Внесите данные контрагента

Когда контрагент вернул свой экземпляр, откройте закладку «По данным контрагента». Её можно заполнить зеркально по данным организации (кнопка заполнения на этой закладке) и потом поправить строки, где суммы расходятся. Расхождение отобразится в печатной форме.

После подписания установите флажок «Сверка согласована». Документ станет недоступен для редактирования, и случайное перезаполнение не испортит подписанную версию.

Перезаполнение акта стирает ручные правки на закладке. Если вы уже вносили данные контрагента, сохраните печатную форму перед повторным заполнением.

Сверка взаиморасчётов в Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2

В УТ 11 и КА 2 документ называется «Акт сверки взаиморасчетов». Быстрее всего найти его через поиск по разделам: нажмите на лупу в верхней части окна программы и наберите «сверк». Список актов открывается из раздела, где работают с расчётами с клиентами и поставщиками.

Главное отличие от БП: УТ сверяется не по бухгалтерским счетам, а по оперативному учёту взаиморасчётов. Отсюда разница в настройке.

Порядок действий тот же: выбрать организацию , контрагента (или партнёра), период, заполнить, распечатать.

Две вещи, о которых в УТ часто забывают:

1. Партнёр и контрагент — разные сущности. У одного партнёра могут быть два юрлица. Акт сверки подписывается с конкретным юрлицом, поэтому проверьте, что в акт не попали расчёты второго контрагента партнёра.
2. Расчёты по заказам. Если расчёты ведутся по заказам, оплата, не привязанная к заказу, висит отдельно. В акте сверки суммы сойдутся, а в ведомости расчётов по заказам — нет. Для контрагента важен акт, но порядок в расчётах лучше навести сразу.

Печатная форма акта: подписи, печать, свой шаблон

Типовой макет акта сверки знаком всем бухгалтериям: две колонки «по данным организации» и «по данным контрагента», сальдо на начало, обороты, сальдо на конец и итоговая фраза о задолженности в пользу одной из сторон.

Что можно настроить без программиста:

• ✍️ Факсимиле и печать. В карточке организации есть раздел для загрузки логотипа, печати и подписей руководителя и главного бухгалтера. После загрузки при печати становится доступна печать с факсимиле — удобно для электронной отправки.
• 📑 Разбивка по договорам. Флажок на закладке «Дополнительно». Пригодится, если у контрагента пять договоров и он сверяет каждый отдельно.
• 🧾 Номера счетов-фактур. Тоже включаются флажком. Полезно, когда контрагент ищет документы по номерам счетов-фактур, а не накладных.
• ✏️ Разовая правка. Табличный документ печатной формы редактируется прямо на экране: переключите режим редактирования в окне печати и исправьте текст. Правка не сохраняется в базе — только в этом экземпляре.

Если правка нужна постоянно (например, свой текст в шапке или дополнительная колонка), есть два пути:

Выгрузка в Excel и отправка контрагенту

Самый частый запрос от контрагента — «пришлите в Excel». В окне печатной формы нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) и выберите формат «Лист Microsoft Excel 2007-…» (xlsx). Там же доступны PDF и формат табличного документа 1С (mxl).

Варианты отправки:

1. Электронная почта из программы. В окне печати есть кнопка отправки по почте: 1С сама приложит файл в выбранном формате. Нужна настроенная учётная запись почты в программе.
2. Через ЭДО. Если подключён 1С-ЭДО или другой оператор, акт сверки отправляют как электронный документ. Контрагент подписывает его своей подписью, и вы получаете подписанный экземпляр без бумаги.
3. Бумагой. Распечатать в двух экземплярах, подписать, поставить печать (если она используется) и отправить.

Где искать расхождения в сверке

Контрагент вернул акт с другой суммой. Не правьте свою базу под его цифры: сначала найдите, какая строка расходится.

Порядок поиска

1. Сравните сальдо на начало. Если оно не сходится, ошибка в прошлом периоде. Сделайте акт за прошлый год и ищите там, а текущий не трогайте.
2. Сравните обороты по дебету и кредиту отдельно. Разошлись отгрузки — ищите в реализациях и поступлениях. Разошлись оплаты — ищите в банке.
3. Сопоставьте строки по датам и суммам. Выгрузите обе стороны в Excel и отсортируйте по сумме. Пары без совпадения — и есть расхождения.
4. Проверьте найденные суммы в карточке счёта. Отчеты → Карточка счета по 62 или 60 с отбором по контрагенту покажет каждую проводку и документ-основание.

Типичные причины

Взаимозачёт и списание долга в БП оформляют документом «Корректировка долга » — он есть в разделах Продажи и Покупки. Он не только меняет сальдо, но и попадёт отдельной строкой в следующий акт сверки, поэтому контрагент сразу увидит основание.

Массовая рассылка сверок в конце квартала

Когда контрагентов сотня, по одному акт за актом — это полдня работы. Что можно ускорить штатными средствами:

• 📋 Список кандидатов. ОСВ по счетам 60 и 62 за период с группировкой по контрагентам. Оставьте тех, у кого ненулевое сальдо или были обороты.
• 📄 Копирование акта. Создайте один акт с нужными настройками (счета, флажки, подписант) и копируйте его, меняя только контрагента. Настройки закладки «Дополнительно» сохранятся.
• ✉️ Отправка из окна печати. Если у контрагентов заполнены адреса электронной почты, письмо формируется в два клика.
• 🔁 ЭДО. Если оператор и контрагенты подключены, отправка и получение подписанного акта идут без бумаги, а статус видно в списке документов.

Полностью автоматическое создание и рассылка актов по всем контрагентам в типовой БП без доработок — не стандартная функция. Её решают внешней обработкой: она создаёт акты по списку, заполняет их и отправляет по почте. Такие обработки подключают через Дополнительные отчеты и обработки, но перед запуском в рабочей базе их проверяют на копии.

Частые вопросы