Личная карточка Т-2 в 1С: откуда берутся данные и как её распечатать

Личную карточку Т-2 в 1С не создают отдельным документом: это печатная форма сотрудника. В 1С:ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники, выберите человека и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2). В Бухгалтерии 3.0 то же самое делается из списка Зарплата и кадры → Сотрудники. Программа соберёт карточку из личных данных, приёма, переводов, отпусков и увольнения.

Иногда «Т2» ищут, когда нужен счёт-фактура. Это ошибка в названии: Т-2 — кадровая форма из альбома Госкомстата, к НДС она отношения не имеет. Счёт-фактура формируется по документу реализации или поступления, это другая задача. Ниже речь только о личной карточке работника.

Что попадает в карточку Т-2 и откуда 1С берёт сведения

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. С 2013 года унифицированные кадровые формы не обязательны, но личную карточку почти все ведут именно по Т-2. Для воинского учёта она нужна в любом случае: Положение о воинском учёте прямо требует вести личные карточки работников.

1С печатает карточку целиком, но пустые поля остаются пустыми. Поэтому сначала стоит понять, какой раздел формы из какого места программы заполняется.

💡 Табельный номер, дата составления, вид работы и характер работы берутся из кадровых документов. Если приём оформлен не документом, а сотрудник просто заведён в справочник, раздел III будет пустым.

Подготовка: какие данные сотрудника проверить заранее

Карточка без паспорта и образования выглядит как черновик. Её возвращают на доработку, а сотрудник расписывается второй раз. Пять минут проверки перед печатью решают это.

Источник сведений для карточки — документы, которые человек приносит при приёме:

• 🪪 паспорт — ФИО, дата и место рождения, гражданство, адрес регистрации;
• 📄 трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности — стаж и прежние места работы;
• 🎓 диплом, аттестат, удостоверения о квалификации — раздел об образовании;
• 🎖️ военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву, — раздел II;
• 🔢 СНИЛС и ИНН — для идентификации в шапке карточки.

Сверяйте данные в 1С именно с этими документами, а не со словами сотрудника.

Откройте карточку сотрудника и пройдите по ссылкам в верхней части формы. В ЗУП 3.1 там есть личные данные, адреса и телефоны, образование, члены семьи, знание языков, стажи, воинский учёт. В Бухгалтерии 3.0 набор сведений меньше, часть граф придётся дописывать вручную.

⚠️ Паспорт и ФИО в ЗУП хранятся с историей. Если человек сменил фамилию, новую вводят с датой изменения, а не правкой старого значения. Иначе в карточке и в отчётности окажется новая фамилия задним числом.

Как распечатать Т-2 из карточки сотрудника и из документа приёма

Самый частый сценарий — один новый сотрудник. Порядок в ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Дважды щёлкните по нужному человеку.
3. В карточке нажмите Печать и выберите Личная карточка (Т-2).
4. Проверьте форму на экране и нажмите кнопку печати в окне печатной формы.

Из списка сотрудников путь короче: выделите строку и сразу нажмите Печать на командной панели списка.

Карточку удобно печатать сразу после проведения документа «Приём на работу». Через его меню Печать выводятся приказ Т-1 и трудовой договор. Если в этом меню есть и Т-2, печатайте пакет одним заходом. Если нет — откройте сотрудника из документа и распечатайте карточку из его формы.

Где карточка в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 кадровый учёт упрощённый, но личная карточка есть:

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Выделите сотрудника в списке.
3. Нажмите Печать и выберите личную карточку Т-2.

Заполнение граф, которых нет в базе

Не все сведения формы Т-2 ведутся в программе. Аттестация, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, социальные льготы и дополнительные сведения часто остаются пустыми.

Вариантов три:

• ✍️ Дописать от руки после печати. Законно и быстро, если таких сотрудников немного.
• 🖊️ Вписать в печатную форму на экране. В окне печатной формы включите режим редактирования, впишите текст в ячейки и распечатайте. Правка сохранится только в этом экземпляре, в базу она не попадёт.
• 🗂️ Завести сведения в базе. Если карточки печатают регулярно, проще один раз внести образование, семью и квалификацию в карточку физлица. Тогда следующий выпуск соберётся без ручной работы.

Правка в окне печатной формы не меняет данные сотрудника. При повторной печати придётся вписывать всё заново.

💡 Знание языка, образование и профессию вносят в карточку физического лица, а не сотрудника. Если человек работает по совместительству, эти сведения общие для обоих его сотрудников в базе.

Массовая печать и особые случаи: увольнение, совместители, госслужба

Карточки на весь отдел

При проверке инспекции или при переходе на новое хранение личных дел карточки нужны сразу на десятки человек. Выделите в списке сотрудников нескольких человек через Ctrl или Shift и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2). Программа выведет все карточки одним документом, каждая начнётся с новой страницы.

Чтобы выбрать только одно подразделение, сначала отфильтруйте список по подразделению, затем выделите все строки сочетанием Ctrl+A.

Уволенный сотрудник

После проведения документа «Увольнение» в разделе XI появятся дата и основание прекращения договора со ссылкой на статью ТК РФ. Карточку распечатайте ещё раз и дайте сотруднику расписаться в последний день работы.

Уволенные по умолчанию могут быть скрыты в списке. Включите их показ в отборе списка, иначе человека не найти.

Внутренний совместитель

Совместитель в ЗУП — отдельный сотрудник того же физического лица. Карточку оформляют по каждому трудовому договору, если так принято в организации. В разделе III каждой карточки будут только свои приёмы и переводы.

Государственные и муниципальные служащие

Для госслужащих действует своя форма Т-2ГС(МС). Её печатают в конфигурациях для бюджетных учреждений. В ЗУП 3.1 для коммерческих организаций используйте обычную Т-2.

Если данные изменились: как исправить уже выданную карточку

Карточка — живой документ. Сотрудник меняет фамилию, адрес, получает второе образование, переходит в другой отдел. Правила простые.

1. 📝 Внесите изменение в базу с правильной датой: новый паспорт, новое ФИО, кадровый перевод.
2. 🖨️ Распечатайте карточку заново.
3. ✍️ Дайте сотруднику расписаться в новых записях.
4. 📁 Старый экземпляр не выбрасывайте: в личном деле удобно держать его вместе с новым, чтобы была видна история.

Многие кадровики поступают иначе: печатают Т-2 один раз при приёме, а дальше дописывают изменения в бумажный экземпляр. Это тоже допустимо. Главное, чтобы записи о переводах и отпусках на бумаге не расходились с документами в 1С.

⚠️ Не правьте проведённый документ «Приём на работу» задним числом, чтобы «поправить карточку». Изменятся начисления, стаж и отчётность. Ошибочный приём исправляют исправлением документа или новым кадровым переводом, по ситуации.

Печать, сохранение в файл и свой макет Т-2

Сохранить в PDF или Excel

В окне печатной формы есть кнопка сохранения. Через неё карточку выгружают в PDF, Excel, Word и другие форматы. PDF подходит для отправки и архива, Excel — если нужно дописать графы на другом компьютере без 1С.

Отправить карточку по почте можно кнопкой отправки в том же окне, если в базе настроена учётная запись электронной почты.

Поправить макет под свои требования

Иногда организации нужна своя карточка: другой шрифт, логотип, дополнительные строки. Макеты печатных форм правят в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.

1. Найдите в списке макет личной карточки поиском по слову «Т-2».
2. Откройте его, внесите правки и сохраните.
3. Проверьте печать на одном сотруднике.

Изменённый макет программа помечает и при обновлении конфигурации оставляет как есть. После крупного обновления сравните его с поставочным: если поставщик менял форму, свою копию придётся доработать. Вернуть стандартный вариант можно командой использования стандартного макета в том же списке.

💡 Если нужна не правка оформления, а новые поля из базы, макета мало. Тут нужна внешняя печатная форма или расширение конфигурации . Их подключают в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.

Электронная карточка

С 2021 года ТК РФ разрешает кадровый электронный документооборот. Личную карточку можно вести в электронном виде и подписывать электронными подписями, если это закреплено в локальном акте организации. Бумажный экземпляр в этом случае не нужен, но порядок перехода нужно согласовать с сотрудниками.

Хранить личные карточки нужно долго: по перечню архивных документов — 50 лет для документов, созданных после 2003 года. Отсюда практический совет: распечатайте финальную версию при увольнении и подшейте в личное дело.

Типичные ошибки при формировании Т-2 в 1С

Большинство претензий к распечатанной карточке сводится к тому, что база и бумага разошлись. Ниже — случаи, которые встречаются чаще других, и как их снять.

• 🔄 В карточке старая должность. Перевод сделали правкой сотрудника или задним числом изменили приём. Т-2 видит только кадровые документы, поэтому перевод оформляют документом «Кадровый перевод» с датой, с которой человек работает на новом месте.
• 📅 Нет отпусков за прошлые годы. Если база ведётся недавно, а раньше учёт был в другой программе, история отпусков до перехода в 1С не попадёт. Такие записи переносят в бумажный экземпляр из прежней карточки.
• 🪪 Напечатан старый паспорт. Сотрудник принёс новый паспорт, а в базу его не ввели или ввели без даты выдачи. Добавьте новый документ, удостоверяющий личность, с датой выдачи — старый останется в истории.
• 🎖️ Пустой воинский учёт у военнообязанного. Раздел II заполняют по военному билету или удостоверению гражданина, подлежащего призыву. Без него карточка не годится для сверки с военкоматом.
• 🏢 Сотрудника не видно в списке. В базе несколько организаций, а в списке включён отбор по одной из них. Снимите отбор или переключите организацию в шапке списка.
• 🖨️ Карточка расползлась на лишние страницы. Масштаб печати подобран под другой принтер. В окне печатной формы откройте параметры страницы и выставьте «по ширине страницы».

Форма Т-2 рассчитана на четыре страницы формата A4. Для личного дела её удобно печатать с двух сторон, одним листом A3 со сгибом или двумя листами A4.

Частые вопросы