Ведомости в 1С:Бухгалтерии и ЗУП — формируем и настраиваем

Слово «ведомость» в 1С означает не один отчёт, а целое семейство. Оборотно-сальдовую, ведомость по расчётам с контрагентом и складские остатки формируют в разделе Отчёты → Стандартные отчёты программы 1С:Бухгалтерия. А расчётную ведомость по зарплате и ведомости на выплату делают уже в 1С:ЗУП. Поэтому, прежде чем разбираться, как сформировать ведомость в 1С, стоит ответить на другой вопрос — какая именно ведомость нужна.

Путаница здесь частая: бухгалтер ищет «ведомость по зарплате» в стандартных отчётах и не находит, потому что зарплатные формы живут в своих разделах. Ниже — карта всех основных ведомостей, точные пути меню в Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1 и настройки, которые превращают стандартный отчёт в удобный рабочий документ.

Какие бывают ведомости и где их искать

Условно все ведомости в 1С делятся на две группы.

🔹 Бухгалтерские (стандартные отчёты) — строятся по данным учёта в 1С:Бухгалтерии:

• оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — свод по всем счетам;
• ОСВ по счёту — детализация одного счёта по субконто;
• карточка счёта, анализ счёта, анализ субконто — расшифровка проводок;
• шахматная ведомость — матрица корреспонденций счетов.

🔹 Зарплатные — формируются в 1С:ЗУП или в блоке зарплаты Бухгалтерии:

• расчётная ведомость (форма Т-51) — начисления и удержания по сотрудникам;
• платёжная ведомость (Т-53) и ведомости на выплату в банк или кассу.

Если не уверены, что именно формировать, воспользуйтесь подсказкой.

Оборотно-сальдовая ведомость — главный отчёт бухгалтера

ОСВ сводит в одну таблицу сальдо на начало, обороты за период и сальдо на конец по каждому счёту. Это первый отчёт, который открывают при закрытии месяца и перед сдачей отчётности.

Чтобы сформировать оборотно-сальдовую ведомость в 1С:Бухгалтерии:

1. Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость.
2. Задайте период вверху формы — например, с 1 по 31 число месяца.
3. Проверьте, что выбрана нужная организация (поле появляется, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам).
4. Нажмите Сформировать.

В таблице колонки «Сальдо на начало», «Обороты за период», «Сальдо на конец» делятся на дебет и кредит. Двойной щелчок по строке счёта проваливается в ОСВ по счёту или карточку — можно расшифровать любую цифру до первичного документа.

Полезные настройки ОСВ (кнопка Показать настройки):

• вкладка Показатели — вывести данные БУ, НУ, а также суммы по количеству;
• Группировка — развернуть счета по субсчетам и субконто;
• Отбор — оставить только нужную организацию, подразделение или счёт.

Карточка счёта, анализ счёта и анализ субконто

Когда ОСВ показала проблемную сумму, её расшифровывают тремя отчётами из того же раздела Отчёты → Стандартные отчёты.

Карточка счёта — все проводки по счёту подряд, строка за строкой, с текущим остатком после каждой операции. Удобна, чтобы найти конкретный документ: «откуда взялись эти 15 000 рублей на счёте 60».

Анализ счёта — обороты счёта в разрезе корреспондирующих счетов. Показывает, с какими счетами «общался» выбранный: например, что счёт 51 за месяц пополнялся с 62 и уходил на 60 и 68.

Анализ субконто — обороты и остатки по конкретному субконто (контрагенту, номенклатуре, статье затрат) сразу по всем счетам, где оно встречается. Незаменим, чтобы собрать всё по одному контрагенту или одной статье.

Во всех трёх отчётах период и организация задаются так же, как в ОСВ, а глубину детализации регулируют на вкладке Группировка.

Ведомости по расчётам с контрагентами

Отдельная ведомость «по контрагентам» в 1С не выделена — её роль выполняет ОСВ по счёту расчётов. Чаще всего берут счета 60 (поставщики), 62 (покупатели), 76 (прочие).

Порядок такой:

1. Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле «Счёт» выберите, например, 62.
3. В настройках на вкладке Группировка добавьте субконто «Контрагенты» и «Договоры».
4. На вкладке Отбор при необходимости оставьте одного контрагента.
5. Нажмите Сформировать.

Обязательно включите «Развёрнутое сальдо» — иначе аванс и отгрузка по одному контрагенту свернутся, и вы не увидите реальную картину долга. Настройка находится на вкладке Показатели → «Развёрнутое сальдо» (можно по субконто «Контрагенты» и «Договоры»).

Чтобы не просто посмотреть, а согласовать суммы с контрагентом, формируют документ «Акт сверки расчётов» — он доступен из разделов Покупки и Продажи. Акт сверки подтягивает обороты автоматически и готовит печатную форму для подписи обеими сторонами.

Складские ведомости: остатки и движение товаров

Для товаров, материалов и готовой продукции роль складской ведомости снова играет ОСВ по счёту — только по счетам запасов:

• 41 — товары;
• 10 — материалы;
• 43 — готовая продукция.

Сформируйте ОСВ по счёту → счёт 41 → на вкладке Группировка добавьте субконто «Склады» и «Номенклатура». Включите показатель «Количество» на вкладке Показатели — тогда в ведомости появятся не только суммы, но и штуки, килограммы, литры.

Такой отчёт покажет по каждому складу и каждой позиции: сколько было на начало периода, сколько пришло и ушло, сколько осталось — и в деньгах, и в количестве.

В 1С:Управление торговлей складские ведомости вынесены отдельно: в разделе Склад и доставка есть собственные отчёты по остаткам и движению товаров с более гибкими настройками, чем в Бухгалтерии. Если учёт товаров ведётся в УТ 11, формировать складские ведомости логичнее там.

Зарплатные ведомости в ЗУП и Бухгалтерии

Здесь термин «ведомость» означает две разные вещи: отчёт о начислениях и документ на выплату.

Расчётная ведомость (Т-51) — это отчёт. Он показывает по каждому сотруднику начисления, удержания, НДФЛ и сумму к выплате за месяц. Формируется из раздела отчётов по зарплате.

Ведомость в банк / в кассу — это документ. Он фиксирует конкретную сумму к перечислению и формирует реестр для банка или расходный ордер для кассы. Без него выплата в учёте не отразится.

Пути различаются по конфигурации:

Чтобы создать ведомость на выплату в ЗУП:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или «Ведомости в кассу»).
2. Нажмите Создать, укажите месяц, организацию и способ выплаты.
3. Кнопкой Заполнить программа подтянет сотрудников и суммы к выплате.
4. Проведите документ — после этого формируется печатная форма и реестр.

Кроме Т-51, в отчётах по зарплате есть ещё несколько ведомостей, которые часто путают:

• Расчётный листок — та же расшифровка, но по одному сотруднику, для выдачи на руки;
• Свод начислений и удержаний — сводная ведомость по организации без разбивки по людям, для проверки итогов перед закрытием месяца;
• Анализ зарплаты по сотрудникам — гибкий отчёт, где состав колонок настраивается вручную.

Учёт зарплаты ведётся полноценно в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии. В конфигурациях без модуля зарплаты (например, базовой Управление торговлей без интеграции) зарплатных ведомостей нет — выплаты там не рассчитываются.

Настройка колонок, отборов и сохранение своего варианта

Любой стандартный отчёт в 1С можно перестроить под себя, а настройку сохранить, чтобы не собирать её заново каждый месяц.

Откройте настройки кнопкой Показать настройки (в режиме «Такси» — вкладки внутри формы отчёта):

• 📊 Группировка — по каким разрезам разворачивать строки (субсчета, субконто, подразделения);
• 🔎 Отбор — условия, по которым отсеиваются данные (одна организация, один склад, конкретный контрагент);
• 📐 Поля и сортировки — какие колонки показать и как упорядочить строки;
• 🎨 Оформление — цвет, шрифт, выделение отрицательных сумм;
• ∑ Показатели — БУ, НУ, количество, развёрнутое сальдо.

Когда настройка готова, сохраните её: кнопка Ещё → Сохранить вариант отчёта, задайте имя (например, «ОСВ 62 по договорам»). В следующий раз выберете его через Выбрать вариант — и отчёт соберётся в нужном виде одним щелчком.

Готовую ведомость выгружают в Excel через Ещё → Сохранить как с выбором формата «Лист Microsoft Excel» либо отправляют на печать кнопкой Печать.

Сохранённые варианты удобны, когда одну и ту же ведомость смотрят в разных разрезах. Например, по счёту 62 можно держать два варианта: «по контрагентам» для сверки долгов и «по договорам» для контроля авансов. Переключение между ними занимает секунду и не сбивает остальные настройки. Варианты сохраняются в базе, поэтому доступны всем пользователям с правами на отчёт, а не только автору.

Почему ведомость не сходится: разбор типичных ситуаций

Чаще всего проблема не в программе, а в данных учёта. Найдите свой симптом.

Частые вопросы