Закрытие кассовой смены в 1С: формируем Z-отчёт правильно

Z-отчёт — это закрытие кассовой смены на онлайн-кассе. В 1С он формируется кнопкой «Закрытие смены » в рабочем месте кассира (РМК) либо в журнале чеков ККМ. Касса отправляет в ОФД фискальный документ «Отчёт о закрытии смены», а 1С одновременно создаёт сводный документ «Отчёт о розничных продажах» за эту смену.

Важно понимать про сроки: по 54-ФЗ смена не может длиться больше 24 часов. Как только с момента открытия смены прошли сутки, ККТ перестаёт пробивать чеки — продать ничего не получится, пока смену не закроете. Поэтому Z-отчёт снимают в конце каждого рабочего дня, даже если за день не было ни одной продажи.

Ниже — где именно нажимать в разных конфигурациях, как сверить итоги перед закрытием и чем Z-отчёт отличается от X-отчёта.

Что проверить до закрытия смены

Перед тем как снять Z-отчёт, убедитесь, что все операции за день проведены. После закрытия смены касса обнулит сменные счётчики, и «доложить» забытый чек в уже закрытую смену нельзя — только пробивать в следующую.

Отдельно про непереданные документы. Если касса несколько дней работала без интернета, в фискальном накопителе копятся неотправленные чеки. ФН хранит их до 30 дней — если за это время связь не восстановится, накопитель заблокируется. Перед закрытием смены дайте кассе выйти в сеть и дождитесь, пока очередь непереданных документов уйдёт в ОФД.

Как снять Z-отчёт в 1С по шагам

Общий порядок одинаковый почти для всех конфигураций — отличается только путь к рабочему месту кассира.

1. Откройте рабочее место кассира (РМК) или журнал чеков той кассы, по которой закрываете смену.
2. Завершите текущую продажу, если она открыта, — закрыть смену с незавершённым чеком не получится.
3. Нажмите команду «Закрытие смены» (в РМК она обычно вынесена отдельной кнопкой в нижнюю панель или в меню дополнительных операций).
4. 1С передаст команду на фискальный регистратор. Касса напечатает отчёт о закрытии смены и отправит фискальный документ в ОФД.
5. В информационной базе автоматически сформируется документ «Отчёт о розничных продажах» — сводная запись по всем продажам смены.
6. Проверьте, что документ проведён и суммы в нём совпадают с бумажным отчётом кассы.

Путь к кнопке закрытия смены по конфигурациям:

Закрытие смены — необратимая операция: сменные счётчики кассы обнулятся. Поэтому сначала итоги, потом закрытие.

Кнопка «Закрытие смены» работает через драйвер подключённого фискального регистратора. Если в конфигурации несколько касс, перед закрытием убедитесь, что в РМК выбрана именно та касса, смену по которой вы закрываете, — её название видно в заголовке рабочего места.

Что показывает отчёт о закрытии смены

Бумажный отчёт о закрытии смены и документ «Отчёт о розничных продажах» в 1С показывают одни и те же итоги, но с разных сторон. Сверяйте их построчно.

В отчёте кассы вы увидите:

• 💰 Выручку за смену — суммарно и в разбивке по наличным и безналичным расчётам.
• 🔄 Возвраты — отдельной строкой, они уменьшают итоговую выручку.
• 🧾 Количество чеков — сколько фискальных документов пробито за смену.
• 📤 Внесения и выемки наличных из денежного ящика.
• 🔢 Номер смены и номер ФД — порядковые номера от фискального накопителя.
• 📡 Количество непереданных документов — в норме здесь ноль.

Главный контрольный момент — строка с непереданными документами. Если в отчёте о закрытии смены стоит ненулевое число неотправленных ФД, касса не смогла связаться с ОФД. Разберитесь со связью до начала следующей смены, иначе через 30 дней ФН заблокируется.

Документ «Отчёт о розничных продажах» в 1С дополнительно раскрывает выручку по номенклатуре и формирует движения по счетам, поэтому для бухгалтерии он важнее бумажного чека. Именно по нему розничная выручка попадёт в учёт.

Z-отчёт и X-отчёт: в чём разница

Это разные вещи, хотя снимаются из одного меню. Главное отличие — закрывает ли отчёт смену и обнуляет ли счётчики.

Простыми словами: X-отчёт — это «посмотреть, сколько набили с утра», его можно снимать хоть каждый час, он ничего не меняет. Z-отчёт — это «закрыть день», после него смена завершена и счётчики обнулены.

В 1С X-отчёт обычно вызывается из того же РМК командой «Промежуточный отчёт» или «X-отчёт» (в зависимости от конфигурации и драйвера кассы). Используют его, когда нужно сверить наличные в ящике с данными кассы, не закрывая смену, — например, при пересменке кассиров.

Что делать, если смена не закрывается

Чаще всего закрытие упирается в связь с ОФД или в состояние самого фискального регистратора. Разберём типовые ситуации.

Отдельно про зависший фискальный регистратор. Если касса «молчит» и не реагирует на команды из 1С, сначала закройте РМК, затем выключите и включите саму ККТ. Не отключайте кассу из розетки во время печати или передачи данных в ОФД — можно повредить текущий фискальный документ. После перезагрузки касса обычно сама допечатывает прерванный отчёт.

Где в 1С найти закрытые смены и повторить отчёт

Все закрытые смены отражаются в журнале документов «Отчёт о розничных продажах». По нему удобно сверять выручку за период и находить смену, в которой что-то пошло не так.

Путь к журналу по конфигурациям:

• 1С:Розница — Продажи → Отчёты о розничных продажах (либо через список чеков ККМ, отфильтрованный по кассе и дате).
• 1С:Бухгалтерия 3.0 — Банк и касса → Розничные продажи (чеки ККМ), оттуда переход к сводным отчётам смены.
• 1С:УНФ — Продажи, список документов розничных продаж по рабочему месту кассира.

Открыв документ смены, вы увидите те же итоги, что и в бумажном Z-отчёте: выручку по формам оплаты, количество чеков, возвраты. Отсюда же выручка разносится по счетам учёта и попадает в бухгалтерскую отчётность.

Если бумажный Z-отчёт не напечатался (закончилась лента, зажевало чек), повторно распечатать фискальный отчёт о закрытии смены можно средствами самой кассы или через сервис-меню драйвера ККТ — но это уже копия, а не новый фискальный документ. Второй раз закрывать смену ради печати не нужно и нельзя: смена уже закрыта.

Хранение фискальных документов и требования закона

Z-отчёты хранятся в двух местах автоматически, и распечатывать их «для архива» в большинстве случаев не обязательно.

Первое место — фискальный накопитель внутри кассы. Он хранит все фискальные документы смены, включая отчёты о закрытии. Второе — сервер ОФД, куда касса передаёт те же данные онлайн. Именно поэтому с переходом на онлайн-кассы отменили бумажную контрольную ленту (ЭКЛЗ): данные и так дублируются в ФН и у оператора.

Что важно по хранению:

• 🗄️ Отработавший фискальный накопитель нужно хранить 5 лет с даты окончания его использования — это требование 54-ФЗ. Выбрасывать снятый ФН нельзя.
• 📑 Отчёты о розничных продажах в 1С — это первичные документы учёта выручки, их хранят по общим правилам хранения бухгалтерской первички.
• 🖨️ Бумажные Z-отчёты закон отдельно хранить не обязывает, но многие организации подшивают их к кассовым документам дня для удобства сверки.

При закрытии ИП или снятии кассы с учёта фискальный накопитель извлекают и хранят те же 5 лет, а в налоговую подают отчёт о закрытии ФН. Эту операцию 1С тоже умеет формировать через рабочее место кассира, но выполняют её разово, а не ежедневно.

Частые вопросы