Заказ-наряд в 1С: от включения опции до закрытия работ

Чтобы сделать заказ-наряд в 1С, сначала включите его в настройках программы, затем создайте документ из списка заказов-нарядов, заполните работы, материалы и исполнителей и переведите заказ в закрывающее состояние. Именно этот документ в 1С:УНФ одновременно фиксирует договорённость с клиентом, резервирует материалы и после выполнения отражает продажу.

Частое заблуждение: «заказ-наряд есть в любой 1С». Это не так. Отдельного документа с таким названием нет в 1С:Бухгалтерии 3.0 и в 1С:Управлении торговлей 11. Он есть в 1С:Управлении нашей фирмой (УНФ) и в отраслевых решениях для автосервиса и сервисных центров. Если у вас Бухгалтерия, заказ-наряд собирают из нескольких документов — схема ниже, в отдельном разделе.

Где в 1С есть заказ-наряд и чем он отличается от заказа покупателя

Заказ-наряд — это заказ на работы, которые выполняет ваш персонал: ремонт, монтаж, пошив, обслуживание техники. В нём, в отличие от обычного заказа покупателя, есть три вещи:

• 🔧 работы — с количеством (часы, нормо-часы, штуки) и ценой;
• 📦 материалы и запчасти — то, что уходит на выполнение заказа;
• 👷 исполнители — кто делал работу, для расчёта сдельной оплаты.

Дальше инструкция идёт по УНФ — это самый распространённый вариант. В отраслевых решениях логика та же, отличаются дополнительные поля под специфику (автомобиль, серийный номер изделия).

Что включить в 1С перед первым заказом-нарядом

Пока опция выключена, документа нет ни в меню, ни в поиске. Это первая причина вопроса «где в 1С заказ-наряд?».

Опция в настройках

1. Откройте Компания → Настройки (в старых релизах УНФ — Настройки на панели разделов).
2. Перейдите в группу настроек продаж.
3. Установите флажок использования заказов-нарядов.
4. Закройте форму и перезапустите сеанс, если список не появился сразу.

После этого в разделе Продажи появится список «Заказы-наряды».

Справочники, без которых документ не заполнить

• 🧾 Номенклатура с типом «Работа». Работа и услуга в УНФ — разные типы. Работа подразумевает исполнителей и выработку, услуга — нет. Если завести ремонт как «Услугу», в табличную часть работ он не попадёт.
• 💰 Виды цен. Заведите отдельный вид цен на работы, например «Нормо-час розница». Тогда цены подставятся сами.
• 🏬 Склад или структурная единица, откуда списываются материалы.
• 👥 Сотрудники — если планируете начислять сдельную оплату по заказам.
• 🚦 Состояния заказов. Настройте список: «Принят», «В работе», «Ждём запчасти», «Готов к выдаче». Закрывающее состояние — то, при котором заказ считается выполненным.

Как сделать заказ-наряд в 1С: порядок заполнения

Шаг 1. Шапка документа

Создайте новый документ из списка «Заказы-наряды». Заполните:

1. Контрагент — клиент. Для физлиц без договора допустим один общий контрагент «Розничный покупатель», но тогда теряется история клиента.
2. Договор — подставится основной, если он один.
3. Дата и срок выполнения — по ним потом строится загрузка мастеров.
4. Состояние — начальное, например «Принят».
5. Структурная единица — подразделение, которое выполняет работы, и склад материалов.

Шаг 2. Работы

В табличной части работ добавьте строки из номенклатуры с типом «Работа». На каждую строку:

• количество — часы или штуки;
• цена — из вида цен или вручную;
• скидка, если даёте её клиенту.

Пример. Замена подшипника: 1,5 нормо-часа × 1 800 ₽ = 2 700 ₽. Диагностика: 0,5 нормо-часа × 1 800 ₽ = 900 ₽. Итого работы — 3 600 ₽.

Шаг 3. Товары и материалы

Здесь две разные вещи, и их часто путают:

• товары, которые вы продаёте клиенту отдельной строкой (подшипник за 1 200 ₽ — клиент видит его в документе и платит за него);
• материалы, которые расходуются на работу и не продаются отдельно (смазка, ветошь, крепёж) — их стоимость уходит в себестоимость работ.

Шаг 4. Исполнители

Укажите мастеров. Если работу делали двое, распределите долю: например, 70 % и 30 %. От этой доли считается сдельная часть.

Шаг 5. Оплата и печать

Аванс от клиента оформите приходным кассовым ордером или поступлением на счёт на основании заказа-наряда — так оплата привяжется к заказу. Печатную форму заказа-наряда выведите кнопкой печати в форме документа и дайте клиенту на подпись при приёмке.

Материалы в заказе-наряде: резерв и списание

Резервирование

Пока заказ в работе, материалы можно зарезервировать под него. Резерв не списывает остаток, а закрепляет его: другой продавец не продаст последний подшипник, который уже обещан этому клиенту.

Резерв ставят в табличной части товаров и материалов — колонкой резерва или командой резервирования в форме документа. Проверить, что зарезервировано, удобно в отчёте по остаткам склада с отбором по резерву.

Списание

Материалы списываются, когда заказ переходит в закрывающее состояние. До этого документ только планирует расход. Отсюда правило:

Материалы заказчика

Если клиент принёс свою запчасть, её не нужно приходовать как покупку. Её либо не вносят в учёт вовсе (отмечают в комментарии), либо учитывают как давальческое сырьё, если это регулярная практика. Главное — не смешивать её со своими товарами: иначе в заказе-наряде клиент «купит» свою же деталь.

Выполненные работы, сдельщина и закрытие заказа

Что происходит при закрытии

Когда вы переводите заказ-наряд в закрывающее состояние, в УНФ документ сам работает как реализация:

• ✅ отражает выручку от работ и товаров;
• ✅ списывает материалы и товары со склада;
• ✅ фиксирует выработку исполнителей;
• ✅ закрывает задолженность клиента, если оплата уже поступила.

Отдельный документ реализации на эти суммы создавать не нужно. Если создать ещё и реализацию на основании, выручка задвоится.

Сдельная оплата исполнителям

Выработка из заказов-нарядов попадает в расчёт зарплаты, если у сотрудника в кадровых данных задан вид начисления со сдельной оплатой. При начислении зарплаты за месяц программа подтягивает выработку по закрытым заказам.

Пример. Мастер получает 40 % от стоимости работ. Работы в заказе — 3 600 ₽, мастер сделал всё один. Сдельная часть: 3 600 × 0,4 = 1 440 ₽. Если работали двое с долями 70 % и 30 %, то 1 008 ₽ и 432 ₽ (1 008 + 432 = 1 440).

Частичное выполнение

Если клиент забрал изделие, а часть работ перенесли, есть два честных варианта:

1. Удалить невыполненные работы из текущего заказа, закрыть его и создать новый заказ-наряд на остаток.
2. Оставить заказ открытым до полного выполнения и не выдавать закрывающие документы.

Закрывать заказ «с хвостом» нельзя: выручка отразится за работы, которых не было.

Если у вас 1С:Бухгалтерия: чем заменить заказ-наряд

В БП 3.0 нет единого документа, но ту же цепочку собирают из трёх:

Бланк для клиента в таком случае — печатная форма акта или внешняя печатная форма «Заказ-наряд», подключённая через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки. Учёт исполнителей и сдельщины в БП в связке с этими документами не ведётся: выработку считают вне программы или в ЗУП.

Связь с кассой, складом и зарплатой: что автоматизировать

Заказ-наряд в УНФ — центр цепочки. От него на основании создаются:

• 💵 приходный кассовый ордер или чек — аванс и доплата;
• 🛒 заказ поставщику — если запчасти нет на складе;
• 📤 перемещение — если материалы лежат на другом складе;
• 🧾 счёт на оплату для юрлица.

Что сэкономит время при потоке 20–50 заказов в день:

1. Шаблоны работ. Типовой набор (например, «ТО-1»: 4 работы и 6 материалов) заведите комплектом или копируйте из эталонного заказа командой копирования. Новый заказ заполняется за минуту.
2. Виды цен с округлением. Цена нормо-часа меняется в одном месте, а не в каждом заказе.
3. Отбор списка по состоянию. Сохраните настройку списка с отбором «В работе» — это и есть табло мастерской.
4. Отчёты по заказам. В УНФ есть отчёты по выполнению заказов и по выработке сотрудников: ими проверяют, какие заказы висят открытыми дольше недели.
5. Уведомления клиенту. Если подключены SMS или почта, клиенту можно отправить сообщение о готовности прямо из карточки заказа.

Частые промахи при оформлении заказов-нарядов

Частые вопросы