Оформление заказа клиента в 1С: от подбора товара до отгрузки

Заказ клиента в 1С оформляют в разделе Продажи → Заказы клиентов — кнопка Создать. Это документ-резерватор: он фиксирует договорённость с покупателем, бронирует товар на складе и становится основанием для отгрузки. В шапке указывают клиента, соглашение и склад, в табличной части — номенклатуру с количеством и ценой, затем проводят.

Название документа зависит от конфигурации. В «Управлении торговлей» и ERP это Заказ клиента, в «Бухгалтерии предприятия» — Счёт покупателю, в «Управлении нашей фирмой» — Заказ покупателя. Логика везде похожа: кого обслуживаем, что отгружаем, по какой цене и откуда берём товар. Ниже разбираю оформление на примере УТ 11 («Такси»), с оговорками по другим конфигурациям там, где путь отличается.

Какой документ оформлять под заказ

Сначала решите, что именно вы оформляете — и выберите соответствующий документ.

В «Бухгалтерии» полноценного складского резерва по заказу нет — Счёт покупателю фиксирует договорённость и сумму, но не бронирует остатки. Если нужен реальный резерв товара под клиента, это задача УТ, ERP или УНФ.

Заполнение шапки: клиент, соглашение, склад

Шапка задаёт правила всей сделки, поэтому заполняйте её сверху вниз.

1. Клиент — выберите из справочника Партнёры. Если покупателя ещё нет, создайте карточку прямо из поля подбора.
2. Контрагент — подставится автоматически, если у партнёра он один. Когда у партнёра несколько юрлиц, выберите нужное.
3. Соглашение — ключевое поле. Соглашение подтягивает тип цен, валюту, условия оплаты и склад по умолчанию. Если соглашений нет, работают типовые условия продаж.
4. Склад — откуда резервируем и отгружаем. При нескольких складах указывайте тот, где физически лежит товар.
5. Операция — вид заказа (Реализация, Отгрузка на реализацию и т.п.). Для обычной продажи оставьте значение по умолчанию.

На вкладке Дополнительно проверьте организацию, подразделение и менеджера — по ним потом строится аналитика продаж.

Подбор номенклатуры и контроль остатков

Товары добавляют на вкладке Товары. Есть два пути.

• Построчно — кнопка Добавить, выбираете позицию из справочника Номенклатура, вводите количество.
• Через подбор — кнопка Подбор товаров. Открывается форма со списком номенклатуры, остатками и ценами; отмечаете позиции, задаёте количество и переносите всё разом в документ. Для больших заказов это быстрее.

В форме подбора включите показ остатков (настройка вида формы), чтобы видеть доступное количество прямо при наборе. Доступный остаток и физический остаток — разные величины. Доступный — это то, что лежит на складе минус уже зарезервированное под другие заказы. Ориентируйтесь на него, иначе пообещаете клиенту товар, которого по факту нет.

Колонки, за которыми стоит следить при наборе:

• 📦 Количество — сколько заказал клиент.
• 🔢 Доступно — сколько можно зарезервировать прямо сейчас.
• 📅 Желаемая дата отгрузки — если клиент ждёт к сроку, заполните; по ней потом удобно отбирать заказы к отгрузке.

Если у номенклатуры ведутся характеристики (цвет, размер) или серии, их указывают в той же строке — без характеристики позиция считается другой и может не найти остаток. Количество можно вводить в разных единицах: если у товара заданы упаковки (коробка, паллета), выберите нужную единицу в колонке Упаковка, и система сама пересчитает в базовую.

Если товара не хватает, заказ всё равно можно провести — недостающее количество уйдёт в потребность, под неё оформят заказ поставщику или перемещение.

Цены, скидки и НДС в заказе

Цена подставляется из типа цен, заданного в соглашении. Разберём, откуда что берётся.

Тип цен. Задаётся в соглашении с клиентом. Хотите продать по другой цене — либо смените соглашение, либо правьте цену вручную в строке (если это разрешено настройками соглашения). Вручную введённая цена перебивает подстановку.

Скидки. Автоматические скидки и наценки рассчитываются по условиям, настроенным в CRM и маркетинг. В документе колонка со скидкой показывает итог расчёта. Разовую ручную скидку задают в строке — процентом или суммой, в зависимости от настройки.

НДС. Ставка подтягивается из карточки номенклатуры. В шапке документа переключатель Цена включает НДС определяет, считается ли налог «сверху» или «в том числе». Проверьте его один раз для своего типа учёта — ошибка здесь искажает сумму всего заказа.

Итоговую сумму по заказу, сумму НДС и сумму скидки видно в подвале табличной части. Сверьте её с тем, что обещали клиенту, до проведения.

Условия оплаты: аванс, предоплата, кредит

Заказ умеет хранить не только «сколько», но и «когда платит клиент». За это отвечает вкладка Оплата (в части конфигураций — отдельный блок Этапы оплаты).

Правила оплаты обычно уже заданы в соглашении. Чтобы не вводить их вручную, нажмите Заполнить этапы по соглашению — система разложит сумму заказа на этапы. Типичные варианты:

• 💳 Аванс (до обеспечения) — клиент платит до того, как товар зарезервируют. Пока аванс не поступил, резерв не ставится. Так защищаются от брони под неплатящего покупателя.
• 📥 Предоплата (до отгрузки) — товар резервируют, но не отгружают, пока не придёт оплата.
• 📤 Кредит (после отгрузки) — отгружают сразу, оплата приходит потом. Применяют для проверенных клиентов.

Этапов может быть несколько: например, 50% аванс и 50% после отгрузки. Для каждого этапа задают долю в процентах или фиксированную сумму и срок.

Факт оплаты в заказ не вводят вручную — его приносят платёжные документы (Поступление безналичных денежных средств, Приходный кассовый ордер), оформленные на этот заказ. Степень оплаты заказа потом видно в списке заказов отдельной колонкой.

Резервирование товара под заказ

Это то, ради чего заказ клиента и существует: товар бронируется и перестаёт быть доступным для других продаж.

В УТ 11 способом обеспечения управляет колонка Действия (или Вариант обеспечения) в строках. Основные значения:

• Резервировать по складу — товар на складе бронируется под этот заказ немедленно.
• Обеспечивать — система планирует закупку/производство под потребность, резерв появится при поступлении.
• Отгрузить — строка сразу готова к отгрузке, без отдельного резерва.
• Не обеспечивать — потребность не формируется, товар не бронируется.

Чтобы задать вариант сразу на все строки, удобно пользоваться обработкой обеспечения: команда Обеспечение → Заполнить обеспечение в документе. Откроется помощник, где видно, что можно зарезервировать по факту остатков, а что уйдёт в закупку.

Статус строки и статус всего заказа связаны: пока заказ не переведён в рабочий статус, обеспечение не действует. О статусах — в следующем разделе.

Проведение, статусы и переход к отгрузке

Заказ работает не сразу после записи, а когда проведён и переведён в рабочий статус.

Если в системе включены статусы заказов (НСИ и администрирование → CRM и продажи), у документа есть поле Статус. Типичная схема:

1. Не согласован — черновик, резерв и потребности не действуют.
2. К выполнению — заказ в работе: резерв встаёт, товар уходит в обеспечение.
3. Закрыт — заказ выполнен или отменён, резерв снят.

Перевели в К выполнению → нажали Провести и закрыть. Теперь заказ виден в списке к отгрузке.

Отгрузка. Из проведённого заказа создают реализацию: кнопка Создать на основании → Реализация товаров и услуг. Документ заполнится данными заказа, останется проверить фактическое количество и провести. После отгрузки резерв по этим строкам снимается автоматически.

Частичная отгрузка. Один заказ можно закрывать несколькими реализациями. Если отгружаете не всё сразу, в реализации уменьшите количество до фактического — остаток останется в заказе и будет ждать следующей поставки. По колонке отгрузки в списке заказов видно, что уже ушло клиенту, а что ещё в работе. Когда заказ отгружен полностью, его переводят в статус Закрыт.

Печать и отправка клиенту. Кнопка Печать в заказе формирует печатные формы — счёт на оплату, бланк заказа. Оттуда же документ можно сохранить в PDF или отправить по ЭДО, если подключён оператор.

Готовность заказа к проведению удобно проверять по короткому списку:

Типичные ошибки при оформлении заказа

Ошибки в заказе почти всегда повторяются — вот те, что встречаются чаще других, и как их узнать.

Отдельно про контроль остатков: если система не даёт провести заказ из-за нехватки товара, это не ошибка, а настройка Контроль остатков. Её меняют на уровне склада или всей системы — но осознанно, иначе можно наобещать несуществующий товар.

Частые вопросы