Группировка документов в 1С 8.3: от списка в журнале до запроса и BI-отчёта

Сгруппировать документы в 1С 8.3 быстрее всего прямо в списке: откройте журнал (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)), в меню Ещё выберите команду настройки списка и на вкладке «Группировка» добавьте поле — Контрагент, Организация или Склад. Список свернётся в группы, которые раскрываются по клику.

Частое заблуждение — искать у документов папки, как у справочника номенклатуры. Их нет: документ нельзя «положить в группу». Документы группируют по значениям реквизитов — в форме списка, в отчёте или в запросе. Какой способ выбрать, зависит от задачи: посмотреть, посчитать итоги или выгрузить в аналитику.

Какой способ группировки документов выбрать

Пять рабочих способов покрывают почти все задачи бухгалтера и администратора. Они отличаются тем, что получается на выходе и кто может их настроить.

Группировка в журнале документов и форме списка

Это базовый способ. Он работает в любой типовой конфигурации на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси», потому что механизм группировки встроен в динамический список платформы.

Пошагово

1. Откройте нужный список документов. В БП 3.0 это, например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) или Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите Ещё в командной панели списка и выберите команду настройки списка.
3. В окне настроек перейдите на вкладку «Группировка».
4. Перетащите из левой части (доступные поля) нужное поле вправо. Например, Контрагент.
5. Если нужен второй уровень, добавьте ещё одно поле ниже — например, Организация. Порядок полей задаёт вложенность.
6. Нажмите «Завершить редактирование».

Теперь вместо плоского списка вы увидите строки-группы с названиями контрагентов. Двойной клик или треугольник слева раскрывает группу.

Что удобно группировать в списке

• 🏢 По организации — если в одной базе ведётся несколько юрлиц.
• 🤝 По контрагенту — посмотреть всю отгрузку одному клиенту подряд.
• 🏬 По складу — в документах перемещения и поступления.
• 👤 По ответственному — кто из сотрудников заводил документы.
• ✅ По признаку «Проведён» — сразу отделить непроведённые документы от проведённых.

Группировка сохраняется в пользовательских настройках. У коллеги список останется прежним. Вернуть исходный вид можно через Ещё → Установить стандартные настройки.

Группировать по дате в списке неудобно: поле содержит дату со временем, и групп получится столько же, сколько документов. Для разбивки по дням, месяцам или кварталам используйте отчёт.

Группировка документов в отчётах: универсальный отчёт

Когда нужны суммы, а не просто перечень, удобнее всего универсальный отчёт. Он есть в БП 3.0, УТ 11, КА 2 и других конфигурациях на БСП и умеет строить отчёт прямо по документам, без программиста.

Как настроить

1. Откройте универсальный отчёт. В БП 3.0 он находится в разделе Отчеты.
2. В поле типа объекта выберите «Документ», в поле объекта — нужный вид, например «Реализация (акты, накладные, УПД)».
3. Выберите источник: сам документ (шапка) или его табличную часть, например «Товары».
4. Укажите период.
5. Откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки») и перейдите в расширенный режим, если доступен простой.
6. В структуре отчёта добавьте группировки: сначала Контрагент, внутри — Номенклатура.
7. В показателях оставьте Сумма и Количество.
8. Нажмите «Сформировать».

Группировка по периоду

Чтобы разбить документы по месяцам, добавьте группировку по полю Дата и в его свойствах выберите тип периода — день, неделя, месяц, квартал или год. Если тип периода выбрать нельзя, в списке полей обычно есть готовые поля периода вроде «Месяц» или «Квартал» внутри поля даты — раскройте его плюсиком.

Пример результата для трёх покупателей за I квартал:

Месяцы по колонкам — это группировка колонок, контрагенты по строкам — группировка строк. Такой вид в СКД называется таблицей; в универсальном отчёте его включают в структуре в расширенном режиме.

Готовую настройку сохраните кнопкой «Сохранить вариант». Отчёт откроется с той же группировкой в следующий раз.

Группировка через систему компоновки данных (СКД)

Если универсального отчёта не хватает, программист собирает отчёт на СКД: внешним файлом .erf или в расширении конфигурации. Расширение не снимает конфигурацию с поддержки и переживает обновления типовой.

Как устроена группировка в СКД

В схеме компоновки на вкладке «Настройки» строится структура:

• 📂 Группировка — уровень отчёта по одному или нескольким полям.
• 📄 Детальные записи — группировка без полей: выводит каждый документ отдельной строкой.
• 📊 Таблица — группировки строк и колонок одновременно.
• 📈 Диаграмма — та же группировка, но графиком.

У поля группировки есть тип: «Элементы», «Иерархия» и «Только иерархия». Для документов иерархия бывает у ссылок на справочники — например, Контрагент с папками «Покупатели» и «Поставщики». Тип «Иерархия» покажет сначала папку с итогом, потом контрагентов внутри.

Для полей даты в группировке задают тип дополнения периода. Если выбрать «Месяц», в отчёте появятся и месяцы без документов — с нулями. Это удобно, чтобы не терять пустые периоды в динамике.

Пример запроса для набора данных

Запрос группирует реализации по контрагенту и месяцу. Имена объектов взяты из БП 3.0; в других конфигурациях проверьте их в дереве метаданных.

ВЫБРАТЬ
    Реализация.Контрагент КАК Контрагент,
    НАЧАЛОПЕРИОДА(Реализация.Дата, МЕСЯЦ) КАК Месяц,
    КОЛИЧЕСТВО(Реализация.Ссылка) КАК ЧислоДокументов,
    СУММА(Реализация.СуммаДокумента) КАК Сумма
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Реализация
ГДЕ
    Реализация.Проведен
    И Реализация.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    Реализация.Контрагент,
    НАЧАЛОПЕРИОДА(Реализация.Дата, МЕСЯЦ)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Месяц,
    Контрагент

Для параметра &КонецПериода передавайте конец дня (КонецДня(Дата)), иначе документы последнего дня с временем после 00:00:00 не попадут в выборку.

В СКД можно обойтись и без СГРУППИРОВАТЬ ПО: компоновщик сам сгруппирует детальные записи по полям из структуры. Ручная группировка в запросе нужна, когда важна скорость на большом объёме данных.

Группировка через регистры накопления

Документы при проведении пишут движения в регистры. Для итогов по товарам, складам или взаиморасчётам быстрее читать регистр, чем перебирать документы с табличными частями. У оборотного регистра есть виртуальная таблица «Обороты», которая уже сгруппирована по измерениям и периоду.

ВЫБРАТЬ
    Обороты.Период КАК Период,
    Обороты.Регистратор КАК Документ,
    Обороты.Номенклатура КАК Номенклатура,
    Обороты.КоличествоОборот КАК Количество
ИЗ
    РегистрНакопления.ИмяРегистра.Обороты(
        &НачалоПериода,
        &КонецПериода,
        Регистратор,
    ) КАК Обороты

Третий параметр — периодичность. Значение Регистратор даёт строку на каждый документ, Месяц — свёрнутые обороты по месяцам. Четвёртый параметр — условие отбора по измерениям, его пишут прямо в скобках виртуальной таблицы, а не в ГДЕ: так запрос работает быстрее.

Вместо ИмяРегистра и Номенклатура подставьте реальные имена из вашей конфигурации. В БП 3.0 и УТ 11 регистры разные, и для каждой задачи нужен свой.

Группировка в бухгалтерском учёте

В БП 3.0 для бухгалтерских итогов есть стандартные отчёты: оборотно-сальдовая ведомость по счёту, анализ счёта, карточка счёта. В настройках ОСВ по счёту можно включить группировку по субконто — контрагентам, договорам, документам расчётов. По сути, это тот же регистр бухгалтерии , только с готовой формой.

Групповые обработки: массово разложить документы по признаку

Иногда группировка по существующим полям не помогает. Например, нужно разбить реализации по проектам или направлениям, а такого реквизита в документе нет.

Дополнительный реквизит

В конфигурациях на БСП можно добавить свой реквизит без программиста:

1. Включите возможность в Администрирование → Общие настройки (флаг дополнительных реквизитов и сведений).
2. Создайте для нужного вида документов реквизит, например «Направление» со значениями «Опт», «Розница», «Маркетплейсы».
3. Заполните его в документах.

После этого реквизит можно использовать в отборах и группировках отчётов на БСП.

Массовое заполнение

Заполнять сотни документов вручную долго. Обработка «Групповое изменение реквизитов» в БП 3.0 находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных. Порядок:

1. Выберите вид документов.
2. Наложите отбор — например, все реализации контрагентам из группы «Маркетплейсы».
3. Укажите реквизит и новое значение.
4. Запустите изменение.

Перед массовым изменением сделайте резервную копию базы . Обработка меняет документы сразу пачкой, а отменить её одной кнопкой нельзя. Изменение реквизитов закрытого периода может перепровести документы или упереться в дату запрета изменения — проверьте её заранее.

Обработка программиста

Если логика сложнее — например, разложить документы по признакам из табличной части — пишут внешнюю обработку . Она выбирает документы запросом, вычисляет группу и записывает её в реквизит или в регистр сведений . Такие обработки запускают из Файл → Открыть или подключают в дополнительные отчёты и обработки.

Группировка вне 1С: Excel и BI-системы

Когда нужно сравнить данные нескольких баз или построить дашборд для руководителя, документы выгружают из 1С.

Через Excel

Самый простой вариант без настроек:

1. Сформируйте отчёт или откройте список документов.
2. Для списка выберите в меню Ещё команду «Вывести список» и выведите его в табличный документ.
3. Сохраните результат в формате .xlsx кнопкой сохранения на панели отчёта.
4. В Excel постройте сводную таблицу: строки — контрагенты, колонки — месяцы, значения — сумма.

Минус — данные устаревают сразу после выгрузки. Для регулярной отчётности это неудобно.

Через OData и BI

В 1С 8.3 есть стандартный интерфейс OData. Через него Power BI, Visiology, Yandex DataLens или другая BI-система читают документы напрямую.

Что для этого нужно:

• 🌐 опубликовать базу на веб-сервере (IIS или Apache);
• ⚙️ в самой базе указать, какие объекты отдавать через OData — в БП 3.0 это делается обработкой «Настройка автоматического REST-сервиса» в разделе администрирования;
• 🔑 завести пользователя 1С только с правами на чтение нужных объектов.

Адрес сервиса выглядит так:

http://имя-сервера/имя-публикации/odata/standard.odata/

Документ реализации будет доступен как сущность Document_РеализацияТоваровУслуг, а его табличная часть — отдельной сущностью. Группировку и итоги дальше строят уже в BI.

Частые ошибки при группировке документов

• ❌ Итоги в отчёте больше реальной выручки. В отчёт попали непроведённые или помеченные на удаление документы. Добавьте отбор по проведённым.
• ❌ Суммы задвоились. Отчёт построен по табличной части, а показатель взят из шапки (СуммаДокумента). Каждая строка товара повторяет сумму документа. Берите Сумма из табличной части или стройте отчёт по шапке.
• ❌ Нет документов последнего дня. Конец периода передан как начало дня. Используйте КонецДня.
• ❌ Группировка пропала после обновления. Сбросились пользовательские настройки. Сохраняйте отчёты как варианты — они хранятся отдельно от формы.
• ❌ Список стал медленно открываться. Многоуровневая группировка в журнале с сотнями тысяч документов нагружает базу. Для анализа таких объёмов используйте отчёт за ограниченный период.