Группировка данных в отчётах 1С 8.3: от кнопки «Настройки» до структуры

Группировка в отчёте задаётся в окне настроек: откройте отчёт, нажмите Настройки, перейдите на вкладку Структура и добавьте поля, по которым нужно свернуть данные. Там же включается иерархия, итоги по группам и порядок строк. Главное заблуждение новичка — что для этого нужен программист: почти все стандартные отчёты 1С 8.3 на системе компоновки данных (СКД) группируются мышкой, без единой строчки кода.

Разберём, как сгруппировать отчёт по нужным разрезам, как добавить вложенные уровни, посчитать итоги и сохранить получившийся вид, чтобы не настраивать его каждый раз заново. Пути указаны для интерфейса «Такси» платформы 8.3 — он одинаков в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и Управлении торговлей 11.

Где прячется группировка в стандартном отчёте

Любой отчёт открывается в двух режимах настроек — простом и расширенном. По умолчанию показан простой: период, организация и пара готовых переключателей. Группировка живёт в расширенном.

Порядок входа:

1. Откройте отчёт и нажмите кнопку Настройки (в некоторых отчётах — Показать настройки) в командной панели.
2. Справа сверху в окне настроек переключите вид на Расширенный. Появятся вкладки: Отборы, Поля и сортировки, Оформление, Структура.
3. Откройте вкладку Структура.

Структура — это дерево. Верхний флажок Отчёт — корень, под ним располагаются группировки. Пустая группировка (<Детальные записи>) выводит строки как есть, без сворачивания. Как только вы добавите в дерево поле — например, Номенклатура или Контрагент, — отчёт свернёт данные по этому полю и покажет по одной строке на каждое значение с итогом.

Как добавить группировку по строкам

Самый частый случай — свернуть таблицу по одному или нескольким полям в строках.

1. На вкладке Структура встаньте на строку Отчёт и нажмите Добавить (или клавишу Ins).
2. В открывшемся окне Группировка в поле Поле выберите реквизит из списка. Для продаж это может быть Контрагент, Номенклатура, Менеджер; для бухгалтерских отчётов — субконто, счёт, подразделение.
3. Задайте Тип группировки:
   • Иерархия — свернёт с учётом групп справочника (товары внутри папок);
   • Без иерархии — плоский список значений;
   • Только иерархия — покажет только папки верхнего уровня.
4. Нажмите ОK и затем Сформировать.

Чтобы добавить вложенный уровень (например, внутри контрагента — разбивку по договорам), встаньте не на корень, а на уже добавленную группировку и снова нажмите Добавить. Новое поле появится ниже по дереву и создаст второй уровень сворачивания.

Порядок полей в дереве = порядок вложенности в отчёте. Поле, стоящее выше, станет внешней группой, нижнее — вложенной. Перетащите строки мышью или кнопками со стрелками, если уровни оказались не в том порядке.

Группировка по колонкам: таблица «строки × колонки»

Отчёт можно разворачивать не только вниз, но и вширь — когда одно измерение идёт в строки, другое в колонки. Классический пример: номенклатура по строкам, месяцы по колонкам.

Для этого в структуре нужна не просто группировка, а элемент Таблица:

1. На вкладке Структура встаньте на корень и нажмите Добавить → Новая таблица.
2. У таблицы появятся две ветки — Строки и Колонки.
3. В ветку Строки добавьте группировку, например Номенклатура.
4. В ветку Колонки добавьте то, что должно идти по горизонтали, например Период с типом Месяц.

На пересечении система подставит числовой показатель (сумму, количество). Получится матрица: по вертикали товары, по горизонтали месяцы, в ячейках — обороты. Такой макет удобнее длинного списка, когда нужно сравнить значения по периодам или по складам.

Как свернуть и развернуть группы в готовом отчёте

Многоуровневую группировку не обязательно смотреть целиком. В сформированном отчёте слева от строк-групп стоят значки + и −: клик сворачивает или раскрывает отдельную ветку. Чтобы схлопнуть сразу всё до верхнего уровня, нажмите в командной панели Ещё → Свернуть все группы, а чтобы раскрыть обратно — Развернуть все группы.

Это другой механизм, чем группировка в настройках: структура остаётся прежней, меняется только то, насколько глубоко дерево показано на экране. Удобно собрать отчёт с тремя уровнями, свернуть его до итогов по организациям, а нужную ветку раскрыть до детальных строк.

Итоги по группам и выбор показателей

Итоги 1С считает автоматически: по каждой группировке выводится строка Итого с суммой вложенных значений, а в самом низу — общий итог по отчёту. Отдельно включать их не нужно.

Управлять составом числовых колонок можно на вкладке Поля и сортировки (или Выбранные поля — название зависит от отчёта):

• снимите флажки с лишних показателей, чтобы таблица не была перегружена;
• добавьте нужные — например, и количество, и сумму одновременно;
• группировку без числовых полей 1С сворачивать не станет — ей нечего суммировать, поэтому хотя бы один показатель оставьте.

Иногда нужен не стандартный итог, а, скажем, средняя цена или процент. Такие вычисления задаются через Ещё → Изменить вариант отчёта → Пользовательские поля: там создаётся поле-выражение, которое потом добавляется в структуру наравне с обычными.

Сортировка и отбор внутри групп

Группировка отвечает за то, как свёрнуты данные. За порядок строк и за то, что попадёт в отчёт, отвечают сортировка и отбор.

Сортировка. На вкладке Поля и сортировки в правой части добавьте поле сортировки и укажите направление — по возрастанию или по убыванию. Чтобы отсортировать группы по убыванию суммы (сверху — самые крупные контрагенты), в качестве поля сортировки выберите числовой показатель, а не наименование. Сортировка применяется внутри каждого уровня группировки отдельно.

Отбор. На вкладке Отборы добавьте условие: поле, вид сравнения (Равно, В списке, Больше) и значение. Отбор срабатывает до группировки — сначала система отсеивает строки, потом сворачивает остаток. Поэтому через отбор удобно оставить, например, одного контрагента или одну группу товаров и посмотреть разбивку только по ней.

Полезные приёмы:

• 🔎 В списке — отобрать сразу несколько значений (несколько складов или организаций).
• 🚫 Не равно / Не в списке — исключить лишнее, не перечисляя всё остальное.
• 📅 отбор по периоду задаётся в шапке отчёта, дублировать его в Отборах не нужно.

Диагностика: группировка не применилась

Ещё одна частая мелочь: после ручной перестройки структуры отчёт «запоминает» её только на время сеанса. Закроете окно — настройки вернутся к стандартным. Чтобы этого не было, вид нужно сохранить.

Как сохранить настроенный вид отчёта

Чтобы не собирать группировку заново каждый раз, сохраните её как вариант отчёта.

1. Настройте структуру, отборы и сортировку.
2. Нажмите Ещё → Сохранить вариант отчёта (или Варианты отчёта → Сохранить вариант).
3. Введите понятное имя, например Продажи по менеджерам и товарам.
4. В окне сохранения выберите доступность: Только для автора — вариант увидите только вы; Для всех пользователей — появится у всех (эту опцию обычно даёт роль с правами на общие варианты).

Сохранённые варианты собраны в списке Выбрать вариант (или Варианты отчёта) в командной панели — переключение между ними мгновенное. Там же вариант можно переименовать или удалить.

Если нужна тонкая настройка, которой нет в быстрых переключателях, — например, собственное вычисляемое поле или условное оформление строк по цвету, — весь этот функционал открывается через Ещё → Изменить вариант отчёта. Это и есть встроенный редактор компоновки данных: тот же механизм, что программист использует в конструкторе, только доступный пользователю из режима «Предприятие».

Редактор варианта: группировки для сложных задач

Когда штатных полей и переключателей не хватает, в дело идёт Ещё → Изменить вариант отчёта. Откроется полноценный редактор СКД с деревом структуры и набором дополнительных возможностей. Код писать не нужно — всё собирается тем же способом «добавить поле → задать параметр».

Группировка по периодам. Если в структуру добавить поле Период, система предложит выбрать шаг: День, Неделя, Месяц, Квартал, Год. Это ключ к отчётам «по месяцам» и «по кварталам» — не нужно заводить отдельные поля, один реквизит Период с нужным шагом разбивает данные по времени. В таблице «строки × колонки» период обычно ставят в колонки, чтобы сравнивать динамику.

Пользовательские поля. На вкладке Пользовательские поля можно создать:

• поле-выбор — значение по условию (например, пометить суммы больше 100 000 как «Крупные»);
• поле-выражение — формулу из существующих полей (цена = сумма / количество, доля в процентах).

Созданное поле затем добавляется в структуру наравне с обычными и участвует в группировке и итогах.

Условное оформление. Вкладка Оформление раскрашивает строки по правилу: задайте условие (Сумма < 0) и формат (красный цвет, жирный шрифт). Оформление удобно вешать на итоги групп — тогда убыточные позиции сразу видны, а группировка остаётся читаемой даже на большом объёме.

Универсальный отчёт: группировка по любым данным

Если данных нет ни в одном готовом отчёте, их почти всегда достаёт Универсальный отчёт (раздел Администрирование или Ещё → Отчёты, зависит от конфигурации — в БП 3.0 он в разделе Отчёты).

Принцип работы:

1. В шапке выберите источник: вид данных (Документ, Справочник, Регистр накопления, Регистр сведений) и конкретный объект — например, регистр Продажи.
2. Нажмите Настройки → Расширенный и перейдите на Структуру.
3. Дальше всё как в обычном отчёте: добавляйте группировки, показатели, отборы.

Универсальный отчёт удобен тем, что группирует данные, для которых готового отчёта просто не сделали: остатки по редкому регистру, разрез по реквизиту документа, свой срез по регистру сведений. Настроенный универсальный отчёт тоже сохраняется вариантом, так что единожды собранную группировку можно переиспользовать.

Частые вопросы