Группировка данных в отчётах: настройки, итоги и СКД

Чтобы сгруппировать поле в стандартном отчёте, откройте Настройки → переключитесь в вид Расширенный → вкладка Структура и добавьте группировку по нужному полю. В собственном отчёте на базе СКД то же самое делается на вкладке Настройки схемы компоновки данных. Строки с одинаковым значением поля при этом сворачиваются в одну группу с подытогом.

Разница в том, где вы работаете. Готовый отчёт конфигурации (ОСВ, «Продажи», «Остатки товаров») настраивается пользователем прямо в форме — программирование не нужно. Свой отчёт с произвольной группировкой собирается в системе компоновки данных через Конфигуратор или расширение. Ниже — оба способа, плюс итоги, оформление и разбор типовых сбоев.

Что такое группировка и зачем она нужна

Группировка объединяет детальные строки по совпадающему значению выбранного поля и показывает по каждой группе итог. Вместо тысячи строк продаж вы получаете свод: по менеджерам, по складам, по номенклатуре, по месяцам.

Поле, по которому идёт объединение, в терминах СКД называется измерением группировки. Числовые поля, которые суммируются внутри группы (сумма, количество, себестоимость), — это ресурсы. Их и показывают подытоги.

Группировки можно вкладывать друг в друга. Классическая структура отчёта по продажам:

• 🗂️ первый уровень — Склад;
• 📁 второй уровень — Менеджер;
• 📄 третий уровень — Номенклатура;
• 💰 ресурс — Сумма продажи с итогом на каждом уровне.

Порядок уровней задаёт логику свёртки. Поменяете местами Склад и Менеджер — получите другой разрез тех же данных без пересбора отчёта.

Как это выглядит на цифрах. Были детальные строки продаж:

После группировки по складу и менеджеру отчёт свернёт повторы и посчитает подытоги: по складу «Основной» выйдет 25 000 (Петров 20 000 + Сидоров 5 000), по складу «Запасной» — 15 000, общий итог — 40 000. Четыре строки превращаются в компактный свод, где видно, кто и сколько принёс на каждом складе.

Группировка в стандартных отчётах конфигурации

Большинство типовых отчётов в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 уже содержат готовую структуру. Менять её нужно, когда стандартный разрез не подходит.

Порядок действий:

1. Откройте отчёт и сформируйте его хотя бы раз, чтобы увидеть данные.
2. Нажмите Настройки в командной панели отчёта.
3. Если видите только простые поля — переключите вид настроек на Расширенный (переключатель вида обычно в правом верхнем углу формы настроек).
4. Перейдите на вкладку Структура. Здесь показано дерево группировок отчёта.
5. Встаньте на узел, внутрь которого добавляете уровень, и нажмите Добавить (или двойным щелчком по пустой строке дерева).
6. В открывшемся окне выберите поле группировки и Тип — для обычного справочника это Без иерархии.
7. Нажмите Завершить редактирование и Сформировать.

Чтобы убрать лишний уровень, снимите галочку у группировки в дереве Структура — отчёт перестроится без неё, а настройка сохранится на будущее.

Группировка по дате и периоду

Группировка по полю с датой по умолчанию даёт отдельную строку на каждую календарную дату. Чтобы свернуть в месяцы или кварталы, в свойствах группировки задайте тип дополнения периода (День / Месяц / Квартал / Год) и границы периода. Тогда строки появятся даже за те месяцы, где движений не было, — это удобно для динамики.

Универсальный отчёт: группировка без программирования

Когда в типовом отчёте нужного разреза нет, выручает Отчёты → Универсальный отчёт. Он строит выборку по любому документу, справочнику или регистру и позволяет группировать произвольно.

1. Откройте универсальный отчёт.
2. В шапке выберите источник: тип данных (например, Регистр накопления), имя объекта и таблицу (Обороты, Остатки).
3. Нажмите Настройки → вкладка Структура.
4. Добавьте нужные группировки так же, как в стандартном отчёте.
5. На вкладке Поля и сортировки отметьте показываемые ресурсы, на вкладке Отборы — условия.

Готовую настройку универсального отчёта сохраните через Сохранить вариант отчёта — она появится в списке вариантов и не потеряется.

Группировка полей в системе компоновки данных (СКД)

Если нужен полностью свой отчёт, его собирают в схеме компоновки данных. Создаётся она в Конфигураторе или в расширении конфигурации (чтобы не менять типовую). Правьте типовую конфигурацию только через расширение — иначе потеряете возможность автоматически обновляться.

Коротко путь такой:

1. В дереве конфигурации добавьте объект Отчёт, откройте его и создайте основную схему компоновки данных.
2. На вкладке Наборы данных задайте запрос — конструктором или текстом. Поля запроса станут доступными полями отчёта.
3. На вкладке Ресурсы выберите числовые поля и функцию агрегации (Сумма, Количество, Среднее). Это те итоги, что увидит пользователь.
4. Перейдите на вкладку Настройки — здесь строится структура.
5. В дереве структуры правой кнопкой → Новая группировка. В поле выбора укажите измерение и тип (Без иерархии для обычного справочника, Иерархия — если хотите разворачивать группы-родители).
6. Вложенную группировку добавляйте внутрь уже существующей — так получаются уровни.
7. Пустая группировка без поля означает детальные записи — строки без свёртки.

Тип группировки в СКД определяет свёртку по ссылочному полю:

Итоги и функции агрегации по группам

Подытог считается по ресурсам. Если итогов по группе не видно — поле не объявлено ресурсом. В СКД это чинится на вкладке Ресурсы: добавьте поле и выберите функцию.

Доступные функции агрегации:

• Сумма() — складывает значения (суммы, количества). Самый частый случай.
• Количество() — считает число строк в группе. Для уникальных значений — Количество(Различные Поле).
• Среднее() — среднее по группе; удобно для средней цены или среднего чека.
• Максимум() / Минимум() — крайние значения, например последняя дата операции.

В графе Рассчитывать по можно указать, по каким именно группировкам считать ресурс. Пример: выручку суммируем на всех уровнях, а поле «Доля в обороте» имеет смысл считать только по верхней группировке — иначе доли внутри каждой группы сложатся в 100 % и свод потеряет смысл. Указав в Рассчитывать по только верхний уровень, вы получите долю каждой группы в общем обороте.

Ещё одна деталь — порядок строк внутри группы. Он не связан со структурой уровней и задаётся отдельно: на вкладке сортировок или прямо в свойствах группировки через поле Сортировка. Чаще всего сортируют по ресурсу по убыванию, чтобы самые крупные значения оказались сверху.

Расположение подытогов настраивается: в свойствах группировки параметр Расположение итогов переключает итог в начало группы, в конец или убирает совсем. Общие итоги отчёта регулируются отдельно — параметрами расположения общих итогов по вертикали и горизонтали в настройках.

Условное оформление сгруппированных строк

Чтобы итоговые строки или выбивающиеся значения бросались в глаза, используют условное оформление. Оно задаётся и в стандартном отчёте (вкладка Условное оформление в расширенных настройках), и в СКД (одноимённая вкладка настроек).

Элемент оформления состоит из трёх частей:

1. Оформление — что меняем: цвет фона, цвет текста, шрифт, рамку, формат числа.
2. Условие — когда применять: например, Сумма продажи меньше 0 или Рентабельность меньше 10.
3. Оформляемые поля — к каким колонкам применить. Оставите пустым — оформится вся строка.

Типовой приём: подсветить красным фоном строки с отрицательной суммой и выделить жирным строки группировки верхнего уровня. Так свод читается без вчитывания в цифры.

Оформление можно привязать не ко всей строке, а к конкретной группировке. В свойствах элемента оформления есть поле выбора группировки — укажите, например, верхний уровень Склад, и заливка применится только к строкам-итогам складов, не трогая детализацию. Это разводит визуально уровни свода: итоги складов — цветом, менеджеры и номенклатура — обычным шрифтом.

Частые ошибки при группировке и как их починить

Отдельная частая причина пустого отчёта — отбор, заданный на другой вкладке. Группировка ни при чём: если в Отборах стоит условие, под которое не попадает ни одна запись, свод будет пустым при любой структуре.

Частые вопросы