Ведомости на выплату зарплаты: передача из ЗУП 3.1 в Бухгалтерию 3.0 через синхронизацию данных
Содержание
Ведомость на выплату заработной платы из ЗУП в 1С 8.3 Бухгалтерию выгружают не отдельной кнопкой, а штатной синхронизацией данных: Администрирование → Синхронизация данных в обеих базах. После настройки каждая проведённая в ЗУП ведомость в банк, в кассу или на счета уходит в Бухгалтерию вместе с отражением зарплаты, и там по ней оформляют списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер
.
Ручного переноса через Excel или обработки здесь не нужно. Нужны три вещи: обе программы на свежих релизах, одинаковые организации и единожды сопоставленные справочники. Остальное делает мастер настройки.
Что подготовить в ЗУП и Бухгалтерии до синхронизации
Большинство проблем с передачей ведомостей закладывается до первого запуска обмена. Подготовка занимает 20–30 минут и избавляет от дублей сотрудников, которые потом приходится чистить неделями.
Что сделать в обеих базах:
- 💾 Резервная копия. Выгрузите обе базы в
.dtчерез Конфигуратор или сделайте копию средствами СУБД. Первая синхронизация меняет справочники в обеих программах, откатить её без копии нельзя. - 🔄 Актуальные релизы. ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0 обмениваются данными в формате EnterpriseData. Если одна программа сильно отстала, мастер сообщит о несовпадении версий формата и обмен не запустится.
- 🏷 Префикс информационной базы. В
Администрирование → Синхронизация данныхзадайте каждой базе свой префикс, напримерЗПиБП. Префикс попадает в номера документов и помогает отличить «чужие» ведомости от своих. - 🏢 Одинаковые организации. ИНН и КПП организации в ЗУП и в Бухгалтерии должны совпадать. По ним программы сопоставляют карточки при первом обмене.
В Бухгалтерии есть ещё одна обязательная настройка. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и укажите, что учёт расчётов по заработной плате и кадровый учёт ведутся во внешней программе. Без этого Бухгалтерия продолжает считать зарплату сама, и данные из ЗУП будут конфликтовать с её собственными документами.
Если зарплату раньше считали в Бухгалтерии, а теперь переносите расчёт в ЗУП, сначала закройте последний месяц в БП и только потом переключайте настройку. Иначе в одном месяце окажутся начисления из двух источников.
Настройка синхронизации ЗУП 3.1 с Бухгалтерией: пошагово
Настройку удобнее начинать из ЗУП. Мастер сам создаст «ответную» часть в Бухгалтерии, если выбрать прямое подключение или подключение через интернет .
Шаг 1. Включите синхронизацию
В ЗУП откройте Администрирование → Синхронизация данных. Установите флажок «Синхронизация данных» и проверьте префикс. Те же действия повторите в Бухгалтерии.
Шаг 2. Создайте новую синхронизацию
Перейдите по ссылке «Настройки синхронизации данных» и нажмите «Новая синхронизация данных». В списке программ выберите 1С:Бухгалтерию предприятия, редакция 3.0.
Шаг 3. Выберите способ подключения
Мастер предложит три варианта. От выбора зависит, как часто и насколько автоматически ведомости будут попадать в Бухгалтерию.
| Способ | Когда подходит | Ограничения |
|---|---|---|
| Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети | Обе базы в одной сети: файловые в общей папке или на одном сервере 1С | Нужен рабочий COM-коннектор, одинаковая версия платформы |
| Подключение через интернет | Бухгалтерия опубликована на веб-сервере или работает в облаке | Нужна публикация базы и доступ к ней по адресу |
| Через файл: общий каталог, FTP или почта | Базы в разных сетях без прямого доступа друг к другу | Обмен в два прохода: одна база выгружает, другая загружает |
Для прямого подключения укажите путь к файловой базе Бухгалтерии или имя сервера 1С и имя базы в кластере. Там же введите логин и пароль пользователя Бухгалтерии, под которым пойдёт обмен.
Шаг 4. Настройте правила отправки
В правилах отправки данных задайте:
- Дату, с которой отправляются документы. Ведомости с более ранней датой в Бухгалтерию не уйдут.
- Организации, по которым идёт обмен, если в ЗУП их несколько, а в Бухгалтерии ведётся только часть.
- Расписание автоматического запуска, например раз в час в рабочее время.
Шаг 5. Сопоставьте данные и выполните первый обмен
При первом запуске мастер покажет, какие объекты он сопоставил автоматически, а какие нет. Проверьте сотрудников, физических лиц, подразделения и банковские счета.
Не пропускайте этот шаг. Если сотрудник «Иванов И. И.» не сопоставлен, в Бухгалтерии появится второй Иванов, и ведомость будет числиться на нём.
💡 Если базы уже содержат много сотрудников, сопоставляйте вручную только те, где программа не нашла пару. Остальное она связывает по ФИО, ИНН и СНИЛС.
Как выгрузить ведомость по заработной плате из ЗУП в 1С 8.3
Когда синхронизация настроена, выгрузка ведомости — это обычная работа в ЗУП плюс запуск обмена. Отдельной кнопки «выгрузить ведомость» в документе нет.
Порядок действий:
- Начислите зарплату и проверьте расчёт за месяц.
- Создайте ведомость в разделе
Выплаты: в банк, в кассу, на счета или через раздатчика — по способу выплаты. - Заполните ведомость, проверьте суммы к выплате и удержанный НДФЛ.
- Проведите ведомость. Ставьте дату фактической выплаты: по ней ЗУП считает НДФЛ удержанным.
- Запустите синхронизацию: в
Администрирование → Синхронизация данныхоткройте настройки синхронизации и нажмите «Синхронизировать». При автоматическом расписании ведомость уйдёт сама в ближайший запуск.
Вместе с ведомостями за месяц в Бухгалтерию уходит документ отражения зарплаты в бухучёте. Он формирует проводки по начислениям, взносам и НДФЛ. Ведомости нужны для другого: по ним в Бухгалтерии гасится задолженность по счёту 70.
| Ведомость в ЗУП | Чем оплачивают в Бухгалтерии |
|---|---|
| В банк (зарплатный проект) | Списание с расчётного счёта, одной суммой на банк |
| На счета сотрудников | Списание с расчётного счёта, отдельной платёжкой на каждого или реестром |
| В кассу | Расходный кассовый ордер |
| Через раздатчика | Расходный кассовый ордер на раздатчика |
Если в ЗУП нужно исправить уже переданную ведомость, правьте её именно в ЗУП и синхронизируйте заново. Правка той же ведомости в Бухгалтерии создаст конфликт, и при следующем обмене одна из версий перезапишет другую.
Ведомость пришла в Бухгалтерию: что с ней делать дальше
В Бухгалтерии загруженные ведомости лежат в разделе Зарплата и кадры, в группе команд по зарплате. Открывать и проводить их вручную не нужно — это документы-основания для оплаты, а не самостоятельные проводки.
Оплата через банк
Создайте списание с расчётного счёта с видом операции для перечисления заработной платы. В табличной части выберите ведомость из ЗУП — сумма подставится из неё.
Если банк загружается через клиент-банк или DirectBank, удобнее сначала загрузить выписку. Затем в загруженном списании укажите вид операции по зарплате и подберите ведомость.
Выплата из кассы
Оформите расходный кассовый ордер с видом операции на выплату зарплаты и выберите ведомость. Для раздатчика — тот же ордер, получатель — раздатчик.
Что проверить после оплаты
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с разбивкой по сотрудникам. Если по ведомости выплачено всё, долг по выплаченным людям обнулится.
Типичный пример: начислено 412 000 руб., НДФЛ удержан 53 560 руб., к выплате 358 440 руб. Межрасчётный аванс 150 000 руб. и окончательный расчёт 208 440 руб. — две ведомости, две платёжки. В ОСВ по счёту 70 за месяц оборот по дебету составит 412 000 руб.: 53 560 руб. проводкой по НДФЛ и 358 440 руб. двумя оплатами.
💡 НДФЛ в Бухгалтерию приходит из ЗУП. Не удерживайте его повторно в платёжках по зарплате: перечисление налога оформляют отдельным списанием на единый налоговый счёт.
Прямое подключение к серверной базе: COM-коннектор, порты и почему не SQL
Самый быстрый вариант — прямое подключение. ЗУП сама подключается к базе Бухгалтерии, выгружает данные и тут же их загружает. Пользователю остаётся нажать одну кнопку или вообще ничего не делать при расписании.
Как это работает
Прямое подключение использует COM-соединение с базой-приёмником. Для этого на компьютере, где выполняется обмен, должен быть зарегистрирован компонент comcntr.dll из каталога bin установленной платформы. Для файловых баз это компьютер пользователя, для клиент-серверных — сервер 1С.
Регистрация выполняется в командной строке, запущенной от имени администратора:
regsvr32 "C:\Program Files\1cv8\<номер версии>\bin\comcntr.dll"
Разрядность важна: 64-битный сервер 1С ищет 64-битный коннектор из C:\Program Files, 32-битный клиент — из C:\Program Files (x86). Версия платформы у обеих баз должна совпадать.
Сеть и порты
Если Бухгалтерия на другом сервере 1С, ЗУП обращается к агенту сервера на порт 1540, затем к менеджеру кластера на 1541 и к рабочим процессам. Диапазон портов рабочих процессов по умолчанию — 1560–1591, он задаётся в свойствах рабочего сервера. Все эти порты должны быть открыты в брандмауэре между серверами.
Почему не писать ведомости напрямую в SQL
Иногда предлагают «перекинуть» ведомости запросом в базу Microsoft SQL Server или PostgreSQL. Это плохая идея:
- 🚫 1С хранит данные в собственной структуре таблиц с техническими именами, связи между ними знает только платформа;
- 🚫 запись мимо платформы не проводит документ, не создаёт движений по регистрам и не обновляет итоги;
- 🚫 после такого «обмена» база часто требует тестирования и исправления, а расхождения по счёту 70 всплывают только при сверке.
Прямой доступ к СУБД допустим разве что для чтения — например, для внешней аналитики. Для передачи ведомостей между ЗУП и Бухгалтерией подходит только синхронизация.
Выгрузка файла для банка — отдельная задача
Пользователи часто путают две разные «выгрузки ведомости». Синхронизация передаёт ведомость в Бухгалтерию. Банку же нужен файл реестра по зарплатному проекту.
Файл для банка формируется в ЗУП, в рабочем месте обмена с банками по зарплатным проектам в разделе Выплаты. Перед этим в ЗУП должен быть заведён зарплатный проект, а у сотрудников — номера лицевых счетов.
| Задача | Где делается | Результат |
|---|---|---|
| Передать ведомость бухгалтеру | Синхронизация ЗУП → Бухгалтерия | Ведомость в БП как основание для платёжки |
| Отправить реестр в банк | Обмен с банками в ЗУП | Файл XML для загрузки в банк-клиент |
| Перечислить деньги | Бухгалтерия или банк-клиент | Платёжное поручение на сумму ведомости |
Порядок обычно такой: реестр уходит в банк из ЗУП, ведомость — в Бухгалтерию через синхронизацию, а платёжка на общую сумму формируется в Бухгалтерии по пришедшей ведомости.
Ошибки при передаче ведомостей и как их исправить
Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей, оставив карточку, связанную с ЗУП. Перед объединением сделайте копию базы.Отдельно о блокировках. Если обмен запущен по расписанию и в этот момент пользователь вручную нажал «Синхронизировать», программа сообщит, что синхронизация уже выполняется. Дождитесь окончания фонового обмена — останавливать сеансы ради этого не нужно.
Если обмен упал с ошибкой, подробности смотрите в журнале регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по событиям обмена данными. В тексте ошибки обычно назван конкретный объект — документ или карточка, на которой загрузка остановилась.