Как выгрузить отчёты, печатные формы и данные из 1С на компьютер

Чтобы скачать файл из 1С, сформируйте отчёт или откройте печатную форму и нажмите кнопку сохранения — программа выгружает данные в Excel (.xlsx), PDF, Word (.docx), табличный документ (.mxl), ODF, HTML или текст. Так выгружают отчёты и печатные формы; для списков, присоединённых файлов и обмена с другими базами есть свои механизмы.

Разберём все способы сохранить данные из 1С:Предприятие 8.3 на компьютер — от одной печатной формы до массовой выгрузки сотен документов, а также автосохранение по расписанию и выгрузку через универсальный обмен. Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси»; в ЗУП 3.1 и УТ 11 механика та же, отличаются только разделы.

В каких форматах 1С сохраняет файлы

Почти любой результат в 1С — это табличный документ. Его и сохраняют. Набор форматов зависит от того, что выгружаете.

Отчёты и печатные формы сохраняются в такие типы файлов:

• 📊 Excel — .xlsx (Лист Excel 2007) и .xls (старый формат). Основной вариант для дальнейших расчётов.
• 📄 PDF — .pdf (формат PDF/A). Для отправки и печати без изменений.
• 📝 Word — .docx. Удобно для договоров и писем.
• 📋 Табличный документ 1С — .mxl. Открывается только в 1С, сохраняет формулы и формат ячеек.
• 🌐 ODF (.ods, .odt), HTML, текст (.txt) — для веба и обмена.

Данные для загрузки в другую базу 1С выгружают не в Excel, а в XML через универсальный обмен (об этом ниже).

Как сохранить отчёт или печатную форму в Excel и PDF

Это самый частый сценарий. Порядок одинаков для любого отчёта.

1. Сформируйте отчёт (кнопка Сформировать) или откройте печатную форму документа (кнопка Печать → нужная форма).
2. В командной панели формы нажмите кнопку сохранения — значок дискеты. Если её не видно, откройте Ещё в правом верхнем углу формы.
3. Выберите папку, задайте имя файла и в поле Тип файла укажите формат (Лист Excel 2007, Документ PDF и т. д.).
4. Нажмите Сохранить.

Второй путь — через главное меню программы. Нажмите значок меню в левом верхнем углу (три горизонтальные чёрточки) → Файл → Сохранить как. Работает, когда активен любой табличный документ.

Нужна не вся форма, а её часть? Выделите мышью нужные ячейки, затем в главном меню Файл → Сохранить как — в файл попадёт только выделенная область. Это удобно, когда из большого отчёта нужны две-три строки итогов.

Отчёты на системе компоновки данных (СКД) — а это почти все современные типовые отчёты, включая универсальный отчёт, — сохраняются так же. Разница только в том, что перед выгрузкой стоит зафиксировать настройки группировок и отборов: что видите на экране, то и уйдёт в файл.

Для печатных форм есть ещё отправка на e-mail прямо из формы (кнопка конверта) — 1С вложит PDF в письмо, не создавая файл на диске вручную.

Как выгрузить список документов или справочник

Иногда нужен не один документ, а весь список — например, реестр накладных за месяц или справочник контрагентов.

1. Откройте нужный журнал или справочник.
2. При необходимости настройте отбор и видимые колонки (Ещё → Настроить список / Изменить форму).
3. Нажмите Ещё → Вывести список.
4. Укажите, что выводить — Табличный документ (потом сохраните в Excel) или Текстовый документ, и какие колонки включить.
5. Полученный табличный документ сохраните кнопкой дискеты, как описано выше.

Так выгружаются ровно те колонки, что видны в списке. Нужен дополнительный реквизит — сначала добавьте колонку через Ещё → Изменить форму, потом выводите список.

Присоединённые файлы: как скачать вложения из карточки

В 1С к документам и справочникам можно прикреплять внешние файлы — сканы, договоры, картинки. Это присоединённые файлы. Они хранятся либо в самой базе, либо в томах на диске (настраивается в разделе Администрирование → Настройки работы с файлами).

Чтобы скачать вложение на компьютер:

1. Откройте карточку документа или элемента справочника.
2. Найдите команду Присоединённые файлы — обычно значок скрепки в командной панели или ссылка в панели навигации формы.
3. Выделите нужный файл в списке.
4. Нажмите Сохранить как (или Ещё → Сохранить как) и укажите папку.

Файл выгрузится в исходном формате — в каком был прикреплён. Если вложений много, выделите несколько строк с Ctrl и сохраните их разом в одну папку.

Автоматическое сохранение отчётов на диск по расписанию

Если один и тот же отчёт нужен регулярно — например, ОСВ каждое утро в папку на сервере, — настройте рассылку отчётов. Это штатный механизм, не требующий программирования.

Путь: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов.

В настройке рассылки задаётся:

Чек-лист настройки:

Для сохранения в сетевую папку у пользователя, под которым работает сервер 1С, должны быть права на запись в этот каталог.

Выгрузка данных через универсальный обмен (XML, JSON)

Когда данные нужно перенести в другую базу 1С или во внешнюю систему, Excel не подходит — нужен структурированный формат. Основной вариант в 1С — XML.

Выгрузка и загрузка данных в XML. Стандартная обработка 1С Выгрузка и загрузка данных XML. Через неё выгружают отдельные справочники и документы в файл .xml и затем загружают в другую базу той же конфигурации. Подходит, когда конфигурации на обеих сторонах совпадают.

Порядок работы с ней такой:

1. Откройте обработку в базе-источнике (её подключают как внешнюю через Файл → Открыть либо из списка дополнительных обработок).
2. На закладке выгрузки отметьте галочками справочники и документы, которые нужно перенести, и задайте период по документам.
3. Нажмите выгрузку и укажите имя файла .xml.
4. В базе-приёмнике откройте ту же обработку, перейдите на закладку загрузки и выберите полученный файл.

Переносите связанные данные вместе: если выгружаете документы, захватите и справочники, на которые они ссылаются (контрагентов, номенклатуру), иначе в приёмнике ссылки окажутся пустыми.

Универсальный обмен в формате EnterpriseData. Для обмена между разными типовыми конфигурациями (например, Бухгалтерия ↔ ЗУП) используется формат EnterpriseData. Настраивается в разделе Администрирование → Синхронизация данных — там же выбирается ручная выгрузка в файл, если прямой канал между базами не настроен.

JSON. Платформа 8.3 умеет читать и писать JSON (объекты ЗаписьJSON и ЧтениеJSON, доступны начиная с версии платформы 8.3.9). В типовых конфигурациях готовой кнопки «выгрузить в JSON» обычно нет — выгрузка настраивается кодом или через HTTP-сервис при интеграции с сайтом или сторонним приложением. Для обмена между базами 1С штатным остаётся XML.

Что выбрать:

Массовая выгрузка документов через внешние отчёты

Штатная кнопка сохраняет по одному файлу за раз. Когда нужно разом выгрузить печатные формы сотен документов в отдельные файлы, применяют внешние обработки.

Логика такая: обработка перебирает выбранные документы, формирует для каждого печатную форму (табличный документ) и сохраняет её в файл методом ТабличныйДокумент.Записать(ПутьКФайлу, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX). Имя файла обычно собирается из номера и даты документа.

Чтобы подключить внешнюю обработку в типовой базе:

1. Включите механизм: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → поставьте флажок Дополнительные отчёты и обработки.
2. Откройте список Дополнительные отчёты и обработки → Добавить из файла.
3. Загрузите файл обработки (.epf).
4. Запустите её и укажите список документов и папку для выгрузки.

Готовую обработку массовой печати и выгрузки можно взять у сопровождающего партнёра 1С или заказать у программиста под свою задачу — универсальной кнопки «сохранить всё» в типовой конфигурации нет.

Частичная альтернатива без обработок: в журнале документов выделите несколько строк с Ctrl, нажмите Печать и выберите групповую печать. 1С соберёт печатные формы выделенных документов в один табличный документ, а его уже сохраните одним файлом. Отдельных файлов так не получить, но для отправки одним комплектом этого хватает.

Что делать, если файл не сохраняется

Чаще всего проблема не в 1С, а в правах доступа — к самой программе или к папке на диске.

Перед тем как давать себе расширенные права на вывод и выгрузку, согласуйте это с администратором: право сохранять данные часто ограничивают сознательно — из-за защиты персональных данных.

Отдельный случай — выгрузка данных в веб-клиенте при строгой политике безопасности в организации. Если IT-служба заблокировала установку расширения, сохранение из браузера работать не будет; используйте тонкий клиент (приложение 1С на компьютере).

Частые вопросы