Сканер и 1С 8.3: как получить скан прямо в карточку документа
Содержание
Сканировать документ в 1С 8.3 можно прямо из карточки: откройте документ или элемент справочника, нажмите значок скрепки (присоединённые файлы) и выберите добавление со сканера. Программа сама вызовет сканер через протокол TWAIN, а готовый скан прикрепит к объекту как файл JPG, PNG, TIFF или PDF.
Частое заблуждение — что для сканирования в 1С нужна отдельная программа или обработка от сторонних разработчиков. Не нужна. Механизм встроен во все типовые конфигурации на Библиотеке стандартных подсистем: Бухгалтерию 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Нужны только сканер с TWAIN-драйвером и компонента сканирования, которую 1С ставит при первом запуске.
Три способа «сканировать» в 1С и чем они отличаются
Под словами «отсканировать документ в 1С» люди имеют в виду три разные задачи. Путать их не стоит: настройки у них совсем разные.
- 📄 Скан-копия бумажного документа. Лист кладут в сканер, изображение прикрепляется к документу в базе. Работает через TWAIN.
- 🏷️ Сканирование штрихкода с печатной формы. На распечатанной накладной или акте стоит штрихкод. Сканер штрихкодов (например, Штрих-М) считывает его, и 1С сразу открывает нужный документ или отмечает возврат оригинала.
- 🤖 Распознавание первички. Скан или фото входящей накладной, УПД, счёта отправляется в сервис распознавания, и тот создаёт в базе черновик документа с номенклатурой и суммами.
Как 1С общается со сканером
Сама платформа сканеры «не знает». Обмен идёт через внешнюю компоненту сканирования из состава БСП. Она обращается к драйверу по протоколу TWAIN, получает картинку и передаёт её в 1С.
Отсюда два следствия:
- Сканер должен иметь именно TWAIN-драйвер. Устройство, которое видно только через WIA (стандартный мастер Windows «Факсы и сканирование»), 1С может не увидеть.
- Разрядность драйвера должна совпадать с разрядностью клиента 1С. О подводных камнях этого пункта — в разделе про сбои.
Подготовка рабочего места к сканированию
Перед первым сканированием проверьте четыре вещи. Это занимает десять минут и снимает почти все вопросы в будущем.
- Драйвер. Скачайте с сайта производителя сканера полный пакет драйверов, где явно указан TWAIN. Для МФУ это часто отдельный пакет «Scan driver» или «TWAIN driver», а не только драйвер печати.
- Проверка вне 1С. Откройте любую программу, умеющую работать с TWAIN (например, утилиту производителя), и сделайте пробный скан. Если вне 1С сканер не работает — в 1С он тоже не заработает.
- Клиент. Надёжнее всего сканирование работает в тонком клиенте под Windows. Для веб-клиента и других ОС возможности зависят от релиза БСП в вашей конфигурации — проверьте их на тестовом документе.
- Хранение файлов. Решите заранее, где будут лежать сканы: в самой базе или в томах на диске. Настройка находится в разделе
Администрирование→Общие настройки, блок работы с файлами.
Если сканов будет много (тысячи в год), включайте хранение в томах на диске. Иначе файл базы быстро растёт, а резервное копирование и обновления идут заметно дольше.
Установка компоненты сканирования
При первой попытке сканирования 1С предложит установить компоненту. Согласитесь и дождитесь сообщения об успешной установке. Компонента ставится для текущего пользователя Windows, поэтому на терминальном сервере её устанавливает каждый пользователь при первом входе.
Если окно установки не появилось или установка прервалась, перезапустите 1С и повторите команду сканирования. Права администратора Windows для этого обычно не нужны.
Как сканировать документ в 1С по шагам
Возьмём типичный случай: бухгалтер получил подписанный акт и хочет прикрепить скан к документу «Поступление (акт, накладная, УПД)» в Бухгалтерии 3.0. В других конфигурациях порядок тот же.
- Откройте документ, к которому нужно прикрепить скан.
- Нажмите значок скрепки в командной панели формы. Откроется список присоединённых файлов.
- В меню создания файла выберите вариант «со сканера».
- В окне сканирования выберите устройство из списка. При первом запуске там будут все TWAIN-сканеры, которые видит компонента.
- Откройте настройки и задайте разрешение, цветность и формат (подробнее — ниже).
- Положите лист и запустите сканирование. Для многостраничного документа повторите сканирование нужное число раз — страницы добавятся в одну серию.
- Проверьте превью, при необходимости удалите неудачную страницу и сохраните результат.
Скан появится в списке файлов документа. Счётчик на значке скрепки покажет, сколько файлов прикреплено.
Какие параметры сканирования выбрать
Главная ошибка новичков — сканировать в цвете с разрешением 600 dpi. Один лист в таком режиме весит несколько мегабайт, и через год база раздувается.
| Что сканируете | Разрешение | Цветность | Формат |
|---|---|---|---|
| Акт, накладная, договор (текст и печать) | 200–300 dpi | Оттенки серого | PDF или JPG |
| Документ с цветной печатью, где цвет важен | 300 dpi | Цвет | JPG или PDF |
| Многостраничный договор | 200–300 dpi | Оттенки серого или ч/б | Многостраничный PDF или TIFF |
| Скан для сервиса распознавания | 300 dpi | Оттенки серого | PDF или JPG |
Для текстовой первички 200 dpi в оттенках серого — разумный компромисс: печать и подпись читаются, а лист весит в разы меньше цветного скана на 600 dpi.
Если нужно, чтобы многостраничный документ хранился одним файлом, включите в настройках сохранение в многостраничный формат (PDF или TIFF). Иначе каждая страница ляжет отдельной картинкой.
Настройки «на автомате»
Параметры сохраняются для пользователя. Один раз выставили устройство, разрешение и формат — дальше окно сканирования открывается с ними. Можно включить режим, при котором окно драйвера сканера не показывается, и сканирование запускается одной кнопкой.
Если сканер с автоподатчиком (ADF), в окне драйвера можно выбрать подачу из лотка. Тогда пачка листов уходит в 1С за один проход.
Сканирование штрихкодов: Штрих-М и учёт оригиналов
Вторая задача — не делать скан, а считать штрихкод с бумажного документа. Это удобно, когда вернулись подписанные контрагентом накладные и нужно быстро отметить, какие оригиналы получены.
Подключение сканера штрихкода
Ручные сканеры Штрих-М и других производителей подключаются двумя способами:
- ⌨️ Эмуляция клавиатуры. Сканер «печатает» код в активное поле. Ничего настраивать в 1С не нужно, но и полноценного подключения нет: код просто вставляется в поле, где стоит курсор.
- 🔌 Через подключаемое оборудование. В разделе
Администрирование→Подключаемое оборудованиесоздаётся экземпляр устройства типа «Сканеры штрихкода» с драйвером. Тогда 1С сама ловит событие сканирования в любой форме.
Для работы с печатными формами нужен второй вариант. Встроенный драйвер 1С для сканеров штрихкода подходит большинству USB-моделей, которые работают в режиме виртуального COM-порта. Драйвер производителя ставят, если встроенный не видит устройство.
Штрихкод на печатной форме
В типовых конфигурациях на печатные формы документов можно выводить штрихкод. Он кодирует ссылку на документ в базе. Дальше два сценария:
- Поиск документа. Сканируете штрихкод на распечатке — 1С открывает этот документ. Не нужно искать его по номеру и дате в журнале.
- Учёт оригиналов первичных документов. В Бухгалтерии 3.0 и других конфигурациях на свежей БСП есть подсистема учёта оригиналов. Она хранит статус каждого документа: распечатан, передан контрагенту, оригинал получен. Сканирование штрихкода на вернувшемся экземпляре сразу меняет статус.
Учёт оригиналов включается в разделе Администрирование — найдите флажок по слову «оригиналов» в настройках функциональности. Если у вас его нет, конфигурация, скорее всего, не обновлялась давно.
Штрихкод печатается только на формах, распечатанных после включения настройки. Документы, распечатанные раньше, придётся распечатать заново или отмечать вручную.
Сравнение способов ввода документов в 1С
Какой путь выбрать, зависит от того, что нужно получить на выходе: картинку в архиве, отметку об оригинале или готовый документ в учёте.
| Способ | Что получаете | Когда выбирать | Ограничения |
|---|---|---|---|
| Скан через TWAIN | Файл-скан, прикреплённый к документу | Электронный архив подписанной первички | Документ в учёте вводится вручную |
| Загрузка готового файла | То же, что выше | Скан сделан на МФУ в сетевую папку или пришёл почтой | Лишний шаг: найти файл и прикрепить |
| Штрихкод печатной формы | Открытие документа или отметка об оригинале | Контроль возврата подписанных экземпляров | Работает только для документов, созданных в вашей базе |
| Распознавание первички | Черновик документа с номенклатурой и суммами | Много бумажных входящих накладных от поставщиков | Платный сервис, черновик нужно проверять |
| ЭДО | Юридически значимый электронный документ | Контрагент работает через оператора ЭДО | Нужна КЭП и договор с оператором |
Если контрагент готов к ЭДО, сканы входящей первички вообще не нужны: документ приходит в электронном виде и загружается в 1С без перепечатки. Сканирование остаётся для тех, кто работает на бумаге.
Сетевое МФУ вместо TWAIN
Офисные МФУ часто удобнее использовать без TWAIN: МФУ сканирует пачку в сетевую папку, а бухгалтер прикрепляет файлы из неё. В списке присоединённых файлов для этого есть создание файла с диска. Можно выделить несколько файлов сразу или перетащить их мышью из проводника в список.
Этот способ выигрывает, когда сканер один на весь отдел, а с 1С работают на терминальном сервере, куда пробросить TWAIN-устройство сложно.
Сканы с телефона и сервисы распознавания
Когда сканера под рукой нет, документ можно сфотографировать телефоном. Чтобы фото годилось в архив, достаточно приложения-сканера: оно обрезает края, выравнивает перспективу и сохраняет PDF. Такой файл прикрепляется к документу 1С так же, как обычный скан.
Правила для фото документов:
- 📐 лист целиком в кадре, без пальцев и посторонних предметов;
- 💡 ровный свет без бликов на печати;
- 🔍 текст читается при увеличении до 100%;
- 📄 многостраничный документ — одним PDF, а не россыпью картинок.
Распознавание первичных документов
В Бухгалтерии 3.0 и других конфигурациях есть сервис распознавания первичных документов. Он работает через интернет -поддержку: вы загружаете скан или фото входящей ТОРГ-12, УПД, акта или счёта, сервис распознаёт реквизиты и предлагает создать документ поступления.
Что важно знать до подключения:
- Сервис платный, оплачивается пакетами страниц или в составе договора ИТС определённого уровня. Условия уточняйте у обслуживающего партнёра.
- Нужно подключить интернет-поддержку пользователей в разделе
Администрирование→Интернет-поддержка и сервисы. - Распознанный документ — черновик. Контрагента, номенклатуру и ставки НДС бухгалтер проверяет перед проведением. Новую номенклатуру сервис предлагает сопоставить с существующей, и это сопоставление запоминается.
Качество скана здесь важнее, чем для архива. Мятый лист, сфотографированный под углом, распознается с ошибками в суммах, и время на проверку съест всю экономию.
Почему 1С не видит сканер и как это исправить
Большинство проблем со сканированием в 1С сводятся к драйверу, разрядности и правам. Подберите свой симптом.
Терминальный сервер и RDP
Сканирование через RDP — отдельная история. Сам TWAIN не передаётся в терминальную сессию стандартными средствами Windows. Варианты:
- 🖥️ установить сканер и драйвер прямо на сервере, если сканер сетевой;
- 🔁 использовать решения для проброса TWAIN в RDP-сессию (выпускаются сторонними разработчиками и обычно платные);
- 📂 сканировать на локальном ПК в общую папку и прикреплять файлы с диска.
Для небольшого офиса третий вариант самый простой и бесплатный.