Скан бумажной накладной в карточке документа: от сканера до архива

Чтобы сканировать накладную в 1С, откройте документ поступления, нажмите значок скрепки (присоединённые файлы) и добавьте файл со сканера. Программа сама вызовет сканер через драйвер TWAIN, сохранит изображение и привяжет его к этому документу. Если скан уже лежит на диске, его загружают туда же, через добавление файла с компьютера.

Беда обычно не в кнопке. Сканер не виден из 1С, файлы весят по 15 МБ, база растёт на гигабайты, а через год скан нужной ТОРГ-12 не найти. Ниже разобраны настройка, оба способа загрузки, пакетная работа и хранение. Механизм один и тот же в БП 3.0, УТ 11, КА и ERP: он входит в стандартную подсистему работы с файлами.

Что подготовить перед сканированием накладных

Сначала проверьте три вещи: драйвер сканера, компоненту сканирования 1С и место хранения файлов. Если пропустить хотя бы одну, первая же попытка закончится ошибкой или раздутой базой.

Драйвер сканера

1С работает со сканером через TWAIN. Многие офисные МФУ ставятся в Windows только с драйвером WIA. Тогда «Сканер и камера» в Windows работает, а 1С устройство не видит.

• 🖨️ Скачайте с сайта производителя полный пакет драйверов, в описании которого есть TWAIN.
• 🔢 Разрядность драйвера должна совпадать с разрядностью клиента 1С. Если запущен 64-битный 1cv8.exe, а TWAIN-драйвер есть только 32-битный, сканер может не определиться.
• 🌐 Сетевое МФУ: проверьте, что оно сканирует на этот компьютер из родной утилиты производителя. Если там не получается, из 1С тоже не получится.

Компонента сканирования 1С

Для сканирования нужна внешняя компонента. При первом вызове сканера программа сама предложит её установить. Согласитесь, установка занимает несколько секунд. На компьютерах без прав администратора эту установку может заблокировать политика безопасности. Тогда компоненту ставит системный администратор под своей учётной записью, а потом пользователь запускает 1С заново.

Где будут храниться файлы

По умолчанию сканы пишутся прямо в информационную базу. Сто накладных в месяц по 1 МБ — это 1,2 ГБ в год. Растут резервные копии, дольше идёт обновление.

Для активного сканирования храните файлы в томах на диске. Это настраивается в Администрирование → Общие настройки, в группе настроек работы с файлами: включается хранение в томах и создаётся том с путём к сетевой папке, например \\fileserver\1c_scans\.

Как настроить параметры сканирования в 1С

Параметры задаются один раз на рабочем месте. Откройте присоединённые файлы любого документа и найдите в меню Ещё команду «Настройка сканирования». Настройки сохраняются для текущего пользователя на этом компьютере.

💡 Ориентир по размеру: страница A4 в оттенках серого при 300 dpi и JPG 80% весит примерно 300–600 КБ. Если у вас выходит 5 МБ на страницу, скорее всего, включён цвет или 600 dpi.

Для многостраничной накладной включите в настройках сохранение всех страниц в один файл. Иначе каждая страница ТОРГ-12 ляжет отдельным вложением, и в списке файлов начнётся путаница.

Два способа сканировать накладную в 1С

Накладную можно отсканировать прямо из программы или загрузить готовый файл. Оба варианта прикрепляют скан к документу. Разница в том, кто управляет сканером.

Способ 1. Сканирование прямо из документа

1. Откройте документ Поступление (акты, накладные, УПД) в БП 3.0 или Приобретение товаров и услуг в УТ 11 и ERP.
2. Если документ новый, запишите его. Файл присоединяется только к записанному объекту.
3. Нажмите значок скрепки в командной панели документа. Откроется список присоединённых файлов.
4. В меню создания файла выберите вариант «Со сканера». В разных релизах команда стоит под кнопкой «Создать» или «Добавить».
5. В окне сканирования выберите устройство, если их несколько, и нажмите «Сканировать».
6. Для многостраничной накладной положите следующий лист и сканируйте снова. Страницы копятся в списке окна.
7. Проверьте порядок страниц, удалите пустые и нажмите «Сохранить».
8. Переименуйте файл по понятной схеме, например ТОРГ-12_458_2026-10-03_ООО Альфа.

После сохранения на скрепке появится счётчик файлов. Так в списке документов видно, к каким поступлениям скан уже есть.

Способ 2. Загрузка готового скана с диска

1. Откройте нужный документ и нажмите значок скрепки.
2. Выберите добавление файла с компьютера.
3. Укажите один или несколько файлов в окне выбора. Зажатый Ctrl позволяет выделить сразу несколько.
4. Сохраните. Исходный файл на диске остаётся, 1С делает свою копию.

Если окно присоединённых файлов уже открыто, файлы можно просто перетащить туда из проводника.

Скан с электронной подписью: что он даёт и чего не даёт

Присоединённый файл в 1С можно подписать электронной подписью. Команда находится в меню Ещё списка файлов, в группе работы с электронной подписью. Для этого в программе должна быть настроена ЭП и установлен криптопровайдер.

У этой операции есть чёткие границы:

• ✅ Подпись фиксирует, что скан после подписания не менялся, и показывает, кто его загрузил.
• ✅ Это удобно для внутреннего контроля: кладовщик сканирует, главбух подписывает, что проверил.
• ❌ Скан бумажной накладной с вашей подписью не становится электронным первичным документом поставщика.

Оригинал бумажной накладной уничтожать нельзя, даже если скан подписан. Первичный документ составлен на бумаге и подписан сторонами на бумаге. Его хранят в бумажном виде весь установленный срок.

Если нужен юридически значимый электронный документ, его должен выставить сам поставщик через ЭДО. Об этом следующий раздел.

Сканирование накладных пакетом: массовая загрузка

Когда накладных десятки в день, разносить их по одной долго. Есть три рабочих подхода.

Пакетное сканирование и ручная разноска

1. Склад сканирует пачку на МФУ с автоподатчиком, каждая накладная отдельным PDF.
2. Файлы называются по номеру документа поставщика, например 458.pdf.
3. Бухгалтер открывает список поступлений, отбирает нужный день и прикрепляет файлы перетаскиванием.

На 50 накладных это примерно 15–20 минут вместо часа у сканера.

Распознавание первичных документов

У 1С есть сервис распознавания: скан или фото накладной загружается в программу, сервис считывает реквизиты и табличную часть, а 1С по ним создаёт документ поступления с прикреплённым сканом. Сервис работает через интернет -поддержку и входит в часть тарифов ИТС. Состояние подключения проверяется в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Результат распознавания всегда нужно проверить:

• 🔍 сопоставление номенклатуры поставщика с вашей (при первой загрузке программа его запоминает);
• 🔍 суммы и НДС по строкам и итог;
• 🔍 номер и дату документа поставщика;
• 🔍 контрагента и договор.

Обработка-загрузчик под ваш процесс

Если файлы называются строго по шаблону (номер и ИНН поставщика), программист может написать обработку. Она проходит по папке и прикрепляет файлы к найденным документам. Это пара дней работы, но окупается при сотнях документов в месяц. Встраивайте её через расширение или внешнюю обработку , без снятия конфигурации с поддержки.

Когда сканировать не нужно: Диадок, СБИС, Контур.ЭДО

Самый быстрый скан — тот, которого нет. Если поставщик работает в ЭДО, накладная или УПД приходит в 1С в электронном виде с КЭП. Из неё одной командой создаётся поступление, и сканировать бумагу не нужно вообще.

Варианты подключения:

Узнать, кто из поставщиков уже в ЭДО, можно в настройках обмена: 1С показывает, какие контрагенты подключены к операторам. Отправьте им приглашения. Каждый переведённый поставщик минус одна пачка бумаги в месяц.

💡 Даже при ЭДО бумага останется у части мелких поставщиков. Для них сканирование нужно, но поток падает в разы.

Как ускорить сканирование и не потерять сканы

Несколько приёмов, которые реально экономят время.

• ⌨️ Один формат имени файла для всех. Тип_Номер_Дата_Контрагент. Поиск по присоединённым файлам работает по наименованию, и хорошее имя заменяет архивариуса.
• 📄 Сканируйте с подписью и печатью принятия. Скан до подписания склада бесполезен при споре с поставщиком.
• 🧹 Пустые страницы удаляйте сразу. Обратная сторона односторонней накладной — лишние 300 КБ в каждом файле.
• 📊 Контроль полноты. Раз в месяц отберите в списке поступлений документы без файлов. По счётчику на скрепке это видно сразу.
• 👥 Разделите роли. Склад сканирует, бухгалтер прикрепляет и проверяет. Сканер у бухгалтера — узкое место в конце месяца.

Безопасность и хранение сканов накладных

Сканы — это коммерческие данные: цены поставщиков, объёмы закупок, реквизиты. Хранить их нужно так же аккуратно, как базу.

Сроки хранения

Первичные документы хранят не меньше 5 лет после отчётного года (закон о бухучёте), для налоговых целей тоже действует 5-летний срок по НК РФ. Если документ подтверждает убыток, который переносится на будущее, его держат весь период переноса. Этот срок касается и бумажного оригинала, и скана.

Доступ

Присоединённые файлы наследуют права документа. Кто видит поступления, тот видит и сканы. Если сканы должны быть доступны не всем, ограничьте доступ к самим документам через группы доступа.

Резервные копии

Папку тома не трогайте вручную. Переименование или удаление файлов в проводнике рвёт связь с карточкой файла в 1С. Переносить том на другой диск нужно средствами 1С, а не копированием.

Если сканер не работает: ошибки и решения

Если сканер так и не заработал из 1С, используйте обходной путь: сканируйте в папку утилитой производителя и загружайте файлы вторым способом. Функционально результат тот же.