Сканер и 1С:Документооборот: от подключения до поиска по тексту образа

Сканировать документы в 1С:Документооборот можно прямо из карточки: откройте документ, в области файлов выберите добавление файла со сканера, при первом запуске согласитесь установить компоненту сканирования, задайте устройство, разрешение и формат — и образ сохранится как файл документа. Работает это в тонком клиенте под Windows, а сканер должен иметь драйвер TWAIN нужной разрядности.

Типичная картина из практики: секретарь регистрирует входящее письмо, нажимает «сканировать», а список устройств пуст, хотя тот же МФУ отлично сканирует в «Факсы и сканирование Windows». Причина почти всегда не в 1С, а в драйвере или разрядности клиента. Поэтому настройку начинают с рабочего места, а не с карточки документа.

Подготовка сканера: драйвер, разрядность, способ подключения

Компонента сканирования в 1С работает через интерфейс TWAIN. Сканер, у которого есть только драйвер WIA, программа обычно не видит — хотя Windows им пользуется без проблем.

Перед настройкой проверьте три вещи:

• 🔌 Способ подключения. USB-сканер подключается к рабочему месту напрямую. Сетевой МФУ тоже подойдёт, но на компьютер всё равно нужно поставить его TWAIN-драйвер (часто он идёт в составе «полного пакета» драйверов производителя, а не базового).
• 🧩 Разрядность. 64-разрядный клиент 1С работает только с 64-разрядным TWAIN-драйвером, 32-разрядный клиент — с 32-разрядным. Это главная причина «пустого списка устройств».
• 🖥️ Тип клиента. Надёжный сценарий — тонкий клиент 1С:Предприятия на Windows. В веб-клиенте сканирование зависит от браузера и установленного расширения, поэтому массовую работу со сканером лучше вести в тонком клиенте.

Как узнать разрядность клиента 1С: откройте Справка → О программе (или значок «i» в правом верхнем углу). В строке версии платформы указано, 64-разрядная она или 32-разрядная. Обе версии можно установить на один компьютер и запускать нужную из ярлыка.

Сканирование документа из карточки 1С:Документооборот

Сам процесс одинаков для входящих, исходящих и внутренних документов, а также для файлов в папках.

Первый запуск

1. Откройте карточку документа и перейдите в область файлов.
2. В меню добавления файла выберите вариант со сканера (в разных редакциях команда называется «Сканировать» или «Со сканера»).
3. Программа предложит установить компоненту сканирования — согласитесь. Она ставится в профиль пользователя, права администратора Windows обычно не нужны.
4. Перезапускать 1С после установки, как правило, не требуется; если окно сканирования не открылось — перезапустите клиент один раз.

Параметры сканирования

В окне сканирования есть кнопка настроек. Там задаются:

• 🖨️ Устройство — выбор из TWAIN-источников компьютера;
• 📐 Разрешение — для текстовых документов достаточно 200–300 dpi;
• 🎨 Цветность — чёрно-белый, оттенки серого или цвет;
• 🔄 Поворот и размер бумаги;
• 💾 Формат хранения — одностраничный (PNG, JPG) или многостраничный (TIFF, PDF);
• ⚙️ Показывать диалог сканера — открывать ли родное окно драйвера с его настройками.

Ориентиры по размеру одной страницы A4 (примерно, зависит от сжатия и плотности текста):

Сканирование и сохранение

1. Положите листы в лоток (или на стекло) и нажмите «Сканировать».
2. Отсканированные страницы появятся в окне предпросмотра. Лишнюю страницу можно удалить, недостающую — досканировать.
3. Если выбран многостраничный формат, все страницы сохранятся одним файлом. В одностраничном формате каждая страница станет отдельным файлом.
4. Сохраните результат — файл прикрепится к документу, и его версия появится в списке файлов.

Поток бумаг: пакетное сканирование и привязка по штрихкодам

Сканировать по одному документу удобно, когда их пять в день. Когда приходит пачка из 80 входящих, работают иначе — через штрихкоды.

Схема в 1С:Документооборот выглядит так:

1. В настройках программы включается использование штрихкодов (флажок проще всего найти поиском по слову «штрихкод» в разделе настроек).
2. При регистрации документа на него печатается штрихкод — на отдельной наклейке или прямо в поле первой страницы.
3. Вся пачка сканируется подряд через автоподатчик в одну папку или в специальное окно загрузки.
4. Программа распознаёт штрихкод на странице и прикрепляет образ к нужной карточке. Страницы до следующего штрихкода считаются продолжением того же документа.

Что важно для такого потока:

• 📏 Штрихкод печатайте на светлом поле, без наложения на печать и подписи.
• 🖨️ Сканируйте не ниже 200 dpi — на 150 dpi мелкий штрихкод часто не читается.
• 📄 Не переворачивайте листы в пачке: страница без распознанного штрихкода уйдёт «хвостом» к предыдущему документу.

Альтернатива без TWAIN: скан в папку

Если сетевой МФУ умеет сохранять сканы в общую папку (SMB), это рабочий запасной вариант:

1. Настройте на МФУ профиль «скан в папку» с форматом PDF и понятным шаблоном имени, например номером входящего.
2. Пользователь перетаскивает файл из папки в область файлов карточки или добавляет его с диска.
3. Обработанные файлы переносите в подпапку «Загружено», чтобы не прикрепить один скан дважды.

Драйверы TWAIN: почему 1С не видит сканер и как это лечить

Большинство проблем со сканированием в 1С решаются на стороне Windows.

Ещё два приёма, которые экономят время администратору:

• 🔁 Смена рабочего места. Компонента ставится в профиль пользователя. Если человек пересел за другой компьютер, установка повторится — это нормально.
• 🖥️ Терминальный сервер (RDP). Сканер с рабочей станции пробрасывается на сервер только при поддержке TWAIN-перенаправления в RDP-клиенте и на сервере. Стандартный RDP этого не умеет; нужны сторонние решения или сценарий «скан в папку».

Распознавание текста и поиск по содержимому образа

Сам по себе скан — картинка. Найти договор по фразе «пролонгация на тех же условиях» можно, только если у файла есть текстовый слой.

Варианты получить текст:

Чтобы текст стал искаться, должен работать полнотекстовый поиск:

1. В настройках программы включите полнотекстовый поиск.
2. Проверьте, что регламентные задания извлечения текста из файлов и обновления индекса полнотекстового поиска включены и выполняются по расписанию.
3. Учитывайте, что извлечение текста из файлов надёжно работает, когда сервер 1С или файловая база стоят на Windows: для PDF и офисных форматов используются фильтры, установленные в системе.

Чтобы распознавание шло без сбоев, соблюдайте простые условия при сканировании:

• 📐 разрешение 300 dpi — на 200 dpi мелкий шрифт и сноски распознаются хуже;
• ⬛ ч/б или оттенки серого без цветного фона;
• 📄 лист ровно в лотке: перекос даже на несколько градусов заметно снижает качество текста;
• 🧾 одна сторона — один документ: таблицы и рукописные пометки OCR передаёт с ошибками, их проверяйте глазами.

Проверка: отсканируйте тестовый лист с редким словом, дождитесь выполнения регламентных заданий и найдите это слово через поиск. Нашлось — цепочка работает целиком.

Где хранить образы и как организовать работу со сканами

Когда файлов становится десятки тысяч, хранить их внутри информационной базы невыгодно: растёт размер базы и время резервного копирования.

Тома хранения файлов

В 1С:Документооборот файлы можно хранить в томах на диске. Тома настраиваются в разделе администрирования работы с файлами: указывается сетевой путь, максимальный размер тома и порядок заполнения.

• 📁 Путь к тому задавайте в UNC-формате \\fileserver\1c_volumes\tom01, а не буквой диска — у службы сервера 1С своих сетевых дисков нет.
• 🔐 Права на запись в каталог тома нужны учётной записи, от которой работает сервер 1С (в файловом варианте — пользователям).
• 💾 Резервная копия базы без копии томов неполна: в базе останутся ссылки на файлы, которых нет. Копируйте каталог томов в том же окне, что и базу.

Регламент работы с образами

Сканирование без правил превращается в свалку «Скан_001.pdf». Закрепите в регламенте:

1. Что сканируется обязательно — например, все входящие с подписью и печатью, подписанные договоры, приказы.
2. Кто сканирует и когда — регистратор в день поступления, а не исполнитель «когда дойдут руки».
3. Параметры по умолчанию — например, ч/б 300 dpi, многостраничный TIFF или PDF; цвет только по указанию.
4. Связь скана и оригинала — на бумаге ставится регистрационный номер или штрихкод, тот же номер — в карточке.
5. Судьба бумажного оригинала — где хранится, кто отвечает, когда передаётся в архив.

Частые вопросы