Как вести складской учёт в 1С: от поступления до инвентаризации

Все движения товара по складу в 1С оформляются документами: приход — «Поступлением», перемещение между складами — одноимённым документом в разделе Склад, пересчёт остатков — «Инвентаризацией товаров». Чтобы складской учёт заработал, сначала включают учёт по складам в параметрах учёта и заполняют справочник Склады.

Разбор идёт на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»). Там, где возможностей БП не хватает — ячейки, адресное хранение, ордерная схема — показываю, как то же решается в 1С:Управление торговлей 11 и ERP. Складировать товар, то есть принять, разместить и списать его в программе, можно в любой из этих конфигураций, но набор документов и глубина складского контроля у них разные.

Что настроить перед первой приходной накладной

Складской учёт в 1С опирается на две настройки и один справочник. Пропустите их — и документы либо не дадут выбрать склад, либо будут считать остатки «в общем котле».

🔧 Включите учёт по складам. Откройте Администрирование → Параметры учёта → Запасы. Поставьте способ учёта «По складам (по количеству)» или «По складам (по количеству и сумме)». Первый вариант — остатки в деньгах общие по организации, склад хранит только количество; второй — суммы тоже разносятся по складам.

🔧 Разрешите складские документы. В Главное → Функциональность на вкладке «Запасы» отметьте «Несколько складов» и «Складские документы (перемещение, оприходование, списание)». Без этой галочки в меню Склад не будет нужных пунктов.

📦 Заполните справочник складов. Справочники → Склады. Для каждого склада задайте наименование и тип — оптовый или розничный (розничный используется для учёта в рознице по продажным ценам). Если склад один, его всё равно стоит завести: так проще перейти на несколько складов потом.

Как оформить поступление товаров на склад

Приход товара от поставщика проводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)».

Порядок заполнения:

1. Укажите контрагента, договор и склад, на который приходуете товар.
2. В табличной части подберите номенклатуру, количество и цену по документам поставщика.
3. Проверьте ставку НДС и счёт учёта. Для покупных товаров это 41.01, для материалов — 10.xx, для готовой продукции приход идёт другими документами.
4. Зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика по кнопке внизу формы.
5. Проведите документ.

После проведения формируются проводки:

Склад попадает в движения как аналитика (субконто) по счёту 41.01. Именно поэтому важно выбрать правильный склад в шапке: по нему программа будет считать остатки.

Если поступление проводите задним числом, перепроведите последующие документы по этому товару — иначе себестоимость при списании посчитается по старым остаткам и закрытие месяца выдаст ошибку последовательности.

Доставка и прочие расходы на товар. Затраты на доставку, погрузку, таможню включают в стоимость запасов по ФСБУ 5/2019. В 1С их разносят документом Покупки → Поступление доп. расходов. Он привязывается к поступлению и распределяет сумму расходов на себестоимость товаров — пропорционально стоимости или количеству. После этого себестоимость единицы на складе вырастет на долю доставки, и при продаже спишется уже с учётом этих затрат.

Ячейки и адресное хранение: где это есть, а где нет

В 1С:Бухгалтерии ячеек нет. Склад здесь — это одна аналитика без внутренней структуры: программа знает, сколько товара на складе, но не где именно он лежит. Для небольшой торговли этого достаточно.

Адресное хранение — товар привязан к конкретной ячейке стеллажа — доступно в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP. Там склад можно сделать ордерным и включить хранение по ячейкам в разделе НСИ и администрирование → Склад и доставка.

Коротко, как устроено адресное хранение в УТ 11:

• Ячейки заводятся в структуре склада с координатами (стеллаж, секция, ярус). Можно задать класс хранения и габариты.
• Размещение товара по ячейкам оформляется отдельным документом после приёмки — программа подсказывает, куда положить партию.
• Отбор при отгрузке идёт тоже по ячейкам: кладовщик видит адрес, откуда брать товар.

Отдельно стоит ордерная схема — она есть в УТ 11 и ERP и работает даже без ячеек. При ней приём и отгрузка разделены на два этапа: сначала проводится товарный документ (накладная, где отражается переход права собственности и деньги), а физическое движение по складу оформляется отдельным ордером — приходным или расходным. Это разводит ответственность бухгалтера и кладовщика: бухгалтер видит обязательства, кладовщик — что реально принято и отгружено. Адресное хранение всегда работает поверх ордерной схемы.

Перемещение товаров между складами и переупаковка

Переброску товара с одного склада на другой оформляют документом Склад → Перемещение товаров.

В шапке указывают склад-отправитель и склад-получатель, в таблице — номенклатуру и количество. При проведении товар уходит с одного склада и приходит на другой:

Счёт учёта не меняется — меняется только аналитика «Склады». Для налога и финансового результата перемещение нейтрально: это внутреннее движение, не продажа. Из документа печатается накладная на внутреннее перемещение (форма ТОРГ-13) — её подписывают отпускающий и принимающий склады.

Переупаковка и комплектация. Когда из нескольких позиций собирают комплект (набор) или, наоборот, разбирают его на составляющие, используют документ Склад → Комплектация номенклатуры:

• вид операции «Комплектация» — из комплектующих собирается комплект, их стоимость переносится на новую позицию;
• вид операции «Разукомплектация» — комплект разбирается, стоимость раскладывается обратно на составляющие.

Для этого в карточке номенклатуры-комплекта должна быть заполнена спецификация (из чего он состоит).

Инвентаризация: как свести остатки и оформить излишки с недостачами

Фактические остатки на складе сверяют с учётными через Склад → Инвентаризация товаров.

Порядок:

1. Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и ответственных лиц.
2. Нажмите «Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет учётное количество.
3. Внесите фактическое количество по результатам пересчёта в графу «Количество фактическое».
4. Отклонения программа посчитает сама: излишки показываются со знаком плюс, недостачи — со знаком минус.
5. Распечатайте инвентаризационную опись и сличительную ведомость по кнопке «Печать».

Сам документ инвентаризации проводок не делает — он только фиксирует расхождение. Чтобы отразить его в учёте, прямо из формы инвентаризации создают два документа:

Дальше недостачу со счёта 94 списывают либо на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94), либо на расходы — в зависимости от решения руководителя и наличия норм естественной убыли.

Пересортица. Если по одной позиции излишек, а по похожей недостача за тот же период и у того же материально ответственного лица, Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49) допускают взаимный зачёт. В 1С это оформляют вручную: сначала проводят оприходование излишка и списание недостачи, затем закрывают разницу. На сумму, которую зачётом не покрыли, остаётся недостача или излишек.

Чем проверить складские остатки

Прежде чем закрывать месяц или проводить инвентаризацию, остатки сверяют отчётами. Они лежат в разделе Склад → Отчёты и в Отчёты → Стандартные отчёты.

• Остатки товаров на складах — сколько и какого товара числится на каждом складе на выбранную дату. Главный отчёт перед отгрузкой: показывает, хватит ли товара.
• Ведомость по товарам — приход, расход и остаток за период по каждой позиции. Удобно искать, откуда взялся «минус» или лишний остаток.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с настройкой субконто «Склады» и «Номенклатура» — сверяет складское количество с данными бухучёта. Если количество в ОСВ и в складском отчёте не совпадает, учёт где-то ведётся без склада.

Частые ошибки складского учёта и как их избежать

Ещё несколько мест, где складской учёт ломается чаще всего:

• 🧾 Неверный счёт учёта. Товар для перепродажи — 41, материалы для производства — 10, готовая продукция — 43. Ошибка в счёте искажает и склад, и финансовый результат.
• 📅 Документы задним числом. Себестоимость в 1С считается по хронологии. Любой документ, вставленный в прошлое, требует перепроведения последующих.
• 🏷 Дубли номенклатуры. Одна и та же позиция, заведённая дважды, разносит остатки по двум карточкам. Перед вводом ищите товар в справочнике, а не создавайте новый.
• 📦 Пересортица. Похожие позиции (разные размеры, цвета) путают при приёмке. Помогает штрихкодирование и подбор по сканеру, а не по названию.

Частые вопросы