Новый сотрудник с правами коллеги: два рабочих способа для 1С 8.3

Скопировать права пользователя в 1С проще всего копией его карточки: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, выделите сотрудника-образец и нажмите F9. В типовых конфигурациях на БСП (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP) новый пользователь попадёт в те же группы доступа, что и образец. Останется задать имя для входа, пароль и проверить результат.

Если пользователь уже заведён, права копируют иначе: включают его в группы доступа образца. Права в этих программах хранятся не у человека, а у групп доступа. Поэтому «перенести права другому сотруднику» по сути значит повторить его членство в группах. Ниже оба способа, ограничения по организациям и складам и проверка результата.

Что подготовить до копирования прав

Работать с правами может только пользователь с полными правами (обычно член группы «Администраторы»). Под обычной учётной записью раздел пользователей будет недоступен или откроется только на просмотр.

Перед началом выясните четыре вещи:

• 👤 Кто образец. Нужен сотрудник, у которого права точно такие, как нужно новому. «Почти такие же» — плохой образец: лишнее придётся вычищать вручную.
• 🔑 Как новый сотрудник будет входить. По паролю 1С, через доменную учётную запись Windows или обоими способами.
• 🏢 Нужны ли ему те же организации и склады. Если образец работает с ООО «Альфа», а новичок — с ООО «Бета», простой копии мало (подробности — в разделе про ограничения на уровне записей).
• 📇 Есть ли физлицо или сотрудник в справочнике. В ЗУП и Бухгалтерии карточку пользователя полезно связать с физическим лицом: от этого зависят подписи в документах и личные данные.

Посмотрите и на версию конфигурации. Способы ниже рассчитаны на типовые решения на Библиотеке стандартных подсистем (БСП) с интерфейсом «Такси». Если конфигурация самописная или старая, права раздаются ролями в Конфигураторе — для неё отдельный порядок, он описан ниже.

Где находится список пользователей в разных программах:

Способ 1. Копируем карточку пользователя-образца

Подходит, когда новый сотрудник ещё не заведён в базе. Это самый быстрый вариант: одна операция переносит всё членство в группах доступа.

Шаг 1. Создайте копию

1. Откройте список пользователей по пути из таблицы выше.
2. Выделите строку сотрудника-образца.
3. Нажмите F9 или выберите «Скопировать» в контекстном меню (правая кнопка мыши).

Откроется новая карточка. Часть полей уже заполнена, но пароль и учётная запись Windows не копируются — это сделано намеренно, чтобы не появилось двух одинаковых входов.

Шаг 2. Заполните данные нового сотрудника

1. В поле Полное имя укажите ФИО нового сотрудника. Именно это имя видно в журналах и в поле «Ответственный» документов.
2. Свяжите карточку с физическим лицом, если в форме есть такое поле.
3. Установите флажок Вход в программу разрешен.
4. Задайте Имя для входа — оно должно быть уникальным в базе.
5. Включите нужный способ аутентификации:
   • для входа по паролю — Аутентификация 1С:Предприятия, затем кнопка установки пароля;
   • для входа через домен — Аутентификация операционной системы и учётная запись в виде \\DOMAIN\ivanova.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 3. Сверьте группы доступа

Откройте карточку нового пользователя и перейдите по ссылке Права доступа на панели навигации формы. Там список групп доступа с отметками. Отметки должны совпасть с образцом.

Сверка займёт минуту: откройте ту же ссылку у образца в соседнем окне и сравните списки построчно. Если какой-то группы не хватает — отметьте её здесь же и запишите.

Способ 2. Даём существующему пользователю права коллеги

Если сотрудник уже есть в базе, копировать карточку не нужно — получится дубль. Права переносят через группы доступа.

Через карточку пользователя

1. Откройте карточку образца → Права доступа. Выпишите отмеченные группы.
2. Откройте карточку сотрудника, которому нужны те же права → Права доступа.
3. Отметьте те же группы, снимите лишние.
4. Запишите изменения.

Через группы пользователей — если таких сотрудников много

Когда в отделе пять кладовщиков с одинаковыми правами, раздавать права каждому по отдельности неудобно. В БСП есть справочник Группы пользователей (флажок «Группы пользователей» включается в настройках пользователей и прав).

Схема такая:

1. Создайте группу пользователей, например «Склад».
2. Включите в неё всех кладовщиков.
3. В нужных группах доступа добавьте участником не отдельных людей, а всю группу «Склад».

После этого новому кладовщику достаточно попасть в группу «Склад» — права он получит автоматически. Уволенного убирают из группы, и права пропадают у него сразу во всех группах доступа.

Профили, группы доступа и роли: что на самом деле переносится

Чтобы копирование не дало сюрпризов, полезно понимать, как устроены права в типовых конфигурациях на БСП. Уровней три:

Пользователь получает роли не напрямую, а через участие в группах доступа. Поэтому копируете вы именно участие в группах. Роли подтянутся сами.

Отсюда важное следствие. Если вы правите профиль группы доступа, права меняются у всех её участников разом. Нужно «то же самое, но плюс одна возможность» для одного человека — не трогайте общий профиль. Скопируйте его, добавьте роль в копию и создайте под неё отдельную группу доступа.

Если конфигурация без БСП

В самописных и старых конфигурациях групп доступа нет, права раздаются ролями. Копирование делается в Конфигураторе:

1. Откройте базу в Конфигураторе → Администрирование → Пользователи.
2. Выделите пользователя-образца и скопируйте его (кнопка копирования на панели или F9).
3. На вкладке «Основные» задайте новое имя и пароль, на вкладке «Прочие» проверьте роли, основной интерфейс и язык.
4. Нажмите «ОК».

Роли копии совпадут с образцом. Монопольный режим для этого не нужен: список пользователей можно править при работающих сотрудниках.

Ограничения на уровне записей: организации, склады, подразделения

Роли говорят, что пользователь может делать: проводить реализации, смотреть кассу. Ограничения на уровне записей (их называют RLS) говорят, с какими данными: только по ООО «Альфа», только по складу «Основной».

Включает их флажок Ограничивать доступ на уровне записей в разделе Настройки пользователей и прав. Если флажок выключен, разрешённые значения в группах доступа не действуют, и сотрудник видит данные всех организаций.

Значения ограничений хранятся в группе доступа, а не в карточке человека. Это и хорошо, и опасно:

• ✅ при копировании прав ограничения переходят автоматически: новичок попал в те же группы — получил те же организации и склады;
• ⚠️ если новичку нужна другая организация, правка значений в общей группе откроет её всем участникам этой группы.

Правильный порядок, когда нужна другая организация:

1. Откройте список групп доступа (Настройки пользователей и прав → Группы доступа).
2. Скопируйте группу образца, например «Бухгалтер — Альфа», и назовите копию «Бухгалтер — Бета».
3. На вкладке с ограничениями доступа выберите вид доступа «Организации» и укажите разрешённую организацию.
4. Уберите из участников копии всех, кроме нового сотрудника.
5. Исключите сотрудника из исходной группы «Бухгалтер — Альфа».

На больших базах изменения ограничений применяются не мгновенно: программа обновляет служебные данные доступа в фоне. Если сразу после настройки сотрудник видит лишнее или не видит нужного, подождите несколько минут и попросите его перезайти.

Проверяем права скопированного пользователя

Копия выглядит правильно в карточке — это ещё не гарантия. Проверьте права тремя способами.

Отчёт по правам

В карточке пользователя на странице Права доступа есть команда отчёта по правам доступа. Сформируйте его для образца и для нового сотрудника. Отчёт покажет, к каким объектам и с какими действиями открыт доступ. Расхождения сразу бросятся в глаза.

Вход под новым пользователем

Самая надёжная проверка — зайти в базу под новой учётной записью. Для этого:

1. Запустите базу ещё раз из окна запуска, на рабочем месте администратора.
2. Войдите под именем нового сотрудника с временным паролем.
3. Пройдите по его обычной работе: откройте 2-3 нужных журнала, создайте черновик документа, сформируйте отчёт.
4. Удалите тестовый документ, если создавали его в рабочей базе.

Если используется вход через Windows, проверьте с компьютера самого сотрудника, под его доменной учётной записью.

Что смотреть в первую очередь

Права применяются при входе. Если вы поменяли группы, пока сотрудник работал, ему нужно закрыть программу и зайти заново.

Ошибки при копировании прав и как их не допустить

Скопировали администратора. Образцом взяли руководителя или главбуха с группой «Администраторы». Новичок получает полные права, включая удаление данных и управление пользователями. Перед копированием посмотрите группы образца: если среди них «Администраторы», лучше выбрать другой образец или снять эту группу у копии сразу.

Поправили общий профиль под одного человека. Добавили в профиль «Кладовщик» роль для работы с банковскими документами — и все кладовщики получили доступ к банку. Под индивидуальные права нужен отдельный профиль или отдельная группа доступа.

Карточку скопировали, а уволенного не отключили. Часто новичка заводят копией ушедшего сотрудника и забывают выключить старую учётную запись. Снимите у старой карточки флажок «Вход в программу разрешен». Удалять её не надо: в документах остаются ссылки на автора и ответственного.

Две карточки для одного человека. Пользователя уже заводили, но под другой фамилией или с опечаткой, а затем сделали копию образца. В итоге в «Ответственном» документов появляются два разных пользователя. Перед копированием найдите сотрудника поиском по списку.

Роли раздали в Конфигураторе. В конфигурации на БСП это даёт временный эффект: при следующем изменении прав роли пересчитаются по профилям, и сотрудник «внезапно» потеряет доступ.

Совпадает учётная запись Windows. Если у копии указали ту же доменную учётную запись, что и у образца, программа не даст записать карточку или впустит не того человека. Для каждого сотрудника — своя запись.

Частые вопросы