Исправляем табель рабочего времени в 1С ЗУП без расхождений в расчёте

Табель в 1С:ЗУП 3.1 — это не таблица, которую правят вручную по клеткам, а отчёт. Он собирается из графика работы и документов-отклонений (отпуск, больничный, командировка). Чтобы скорректировать табель, меняют именно эти источники, а программа пересобирает форму Т-13 заново.

Поэтому первый вопрос при исправлении — не «где отредактировать табель», а «какой документ ввёл неверное время». Разберём, где эти данные хранятся, как их поправить за текущий и за уже закрытый месяц и что проверить в расчёте и отчётности после правки.

Когда табель приходится править и почему его нельзя просто перепечатать

Корректировка нужна, когда фактическое время сотрудника разошлось с тем, что попало в программу. Частые ситуации:

• 📄 забыли ввести больничный или отпуск — дни стоят как рабочие;
• 🔁 отклонение ввели, а сотрудник в эти дни вышел на работу;
• 🕐 неверный график — не те смены, не та норма часов;
• ✈️ командировку оформили не на те даты;
• ➕ не отражены сверхурочные, работа в выходной или ночные часы.

Во всех случаях бесполезно открывать печатную форму Т-13 и исправлять цифры в ячейках. Печатная форма — это результат, а не место хранения данных. При следующем переформировании она снова подтянет значения из графика и документов. Менять нужно источник.

Источников всего четыре, и важно понимать, какой за что отвечает:

Что проверить перед корректировкой

Прежде чем что-то менять, определите две вещи: за какой месяц правим и каким методом в базе ведётся учёт времени. От метода зависит, где лежат фактические часы.

В настройках расчёта зарплаты (раздел Настройка) задаётся способ учёта времени — по отклонениям или по фактически отработанному времени. При учёте по отклонениям время берётся из графика, а документы вводят только по дням, которые отличаются от плана. При учёте по фактически отработанному времени в базе появляется документ «Табель», и часы заносят в него.

Как исправить данные табеля в ЗУП 3.1

Порядок зависит от того, что именно разошлось. Ниже — сценарии от самого частого к редкому.

1. Забыли документ-отклонение. Если день стоит рабочим, а сотрудник болел или был в отпуске, не трогайте график — просто введите нужный документ. Больничные, отпуска, командировки и отсутствия находятся в разделе Зарплата. Документ проставит правильный вид времени на свои даты и вытеснит рабочие часы. Табель подтянет изменения автоматически.

2. Лишнее отклонение. Сотрудник вышел, а в базе стоит, например, неявка. Откройте документ и либо исправьте даты, либо отмените (пометьте на удаление, если он больше не нужен). Рабочее время вернётся по графику.

3. Неверные часы при учёте «по факту». Откройте документ «Табель» за нужный месяц (раздел Зарплата) и поправьте количество часов по сотруднику и дате. Если документ уже проведён и по нему рассчитана зарплата — см. раздел про закрытый период ниже.

4. Ошибка в графике. Здесь нужна осторожность. Если смены или норма неверны у одного человека — не меняйте общий график, иначе время пересчитается у всех, кто на нём работает. Для одного сотрудника используйте документ «Индивидуальный график»: он переопределяет дни только для выбранных работников. Общий график правьте, лишь когда ошибка действительно касается всех.

Какой путь ваш — подскажет быстрая проверка:

Отдельно про проведение документов. Документ-отклонение влияет на табель только после того, как он проведён. Черновик в статусе записи, но без проведения, время не изменит — это частая причина, когда отпуск введён, а дни в табеле всё ещё рабочие. Проверьте, что у исправленного документа стоит отметка проведения.

После любой правки переформируйте табель Т-13 — он лежит в отчётах по зарплате (раздел Зарплата, группа отчётов). Если данные встали верно, источник исправлен правильно. Дополнительно сверьте норму и факт: когда учёт ведётся по отклонениям, фактическое время должно совпадать с плановым везде, кроме дней с документами-отклонениями. Любое расхождение в «обычный» рабочий день — сигнал, что где-то остался лишний или незакрытый документ.

Массовое заполнение и загрузка данных табеля

Когда исправлять приходится не одного человека, а подразделение или весь табель за месяц, ручной ввод по одному документу неудобен. Есть несколько штатных приёмов.

• 👥 Групповые документы. Больничные, отпуска, командировки и работу в выходные можно вводить сразу на список сотрудников — в документе добавляется несколько строк.
• 📥 Загрузка из файла. Если в организации время собирают в Excel (например, выгрузка из СКУД — системы контроля доступа), часы переносят в документ «Табель» через загрузку из табличного документа. Для этого нужна внешняя обработка загрузки; она подключается в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
• 🧮 Пересчёт по графику. Кнопка заполнения в документе «Табель» заполняет часы по плановому графику, а вы корректируете только отклонившиеся дни — это быстрее, чем набирать всё вручную.

Исправление табеля за уже закрытый период

Если месяц рассчитан, зарплата начислена и выплачена, табель за него правят не «поверх», а через механизм перерасчёта. Прямое редактирование старых документов задним числом опасно: рассчитанные суммы разъедутся, а в отчётности останутся старые цифры.

Правильный порядок:

1. Введите или исправьте документ-основание той датой, к которой относится время (больничный — своим месяцем, исправление графика — тем периодом, где была ошибка).
2. ЗУП зарегистрирует, что за прошлый месяц нужен перерасчёт. Проверить список можно в сервисе перерасчётов раздела Зарплата.
3. Перерасчёт отразится в документе «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц — на отдельной вкладке с доначислениями и перерасчётами. Разница (доплата или удержание) войдёт в расчёт текущего периода.

Не удаляйте и не перепроводите закрытые начисления ради правки одного дня. Это сбивает уже сданную отчётность и выплаченные суммы. Разница всегда должна проходить текущим месяцем.

Если в базе настроена дата запрета редактирования , система не даст изменить документы прошлого периода, пока дату не сдвинет ответственный. Это защита от случайной правки закрытых месяцев — не отключайте её самовольно. Для исправления времени за прошлый период она и не нужна: документ-основание вводят своим месяцем, а деньги корректируются текущим, который редактировать не запрещено.

Перерасчёт зарплаты после правки времени

Любое изменение времени почти всегда меняет и деньги. Табель связан с начислениями напрямую: оклад делится на норму часов, сдельные и почасовые виды считаются от отработанного времени, средний заработок — от отработанных дней.

Что пересчитывается при корректировке табеля:

• оплата по окладу или тарифу — пропорционально новой норме;
• доплаты за ночные, вечерние, сверхурочные часы;
• средний заработок для отпускных и больничных, если сменилось число отработанных дней в расчётном периоде;
• НДФЛ и страховые взносы — следом за изменением суммы начислений.

Порядок в текущем месяце простой: исправили время → заново заполнили и провели «Начисление зарплаты и взносов». Суммы встанут по новым данным. За прошлый месяц разница придёт перерасчётом, как описано выше.

Небольшой пример. Оклад сотрудника — 60 000 ₽, норма месяца — 20 рабочих дней, то есть один день стоит 3000 ₽. В закрытом месяце забыли ввести больничный на 3 дня, и они прошли как отработанные. После ввода листка программа пересчитает оклад на 17 дней: 60 000 ÷ 20 × 17 = 51 000 ₽. Разница 9000 ₽ уйдёт в сторно прошлого месяца, а отдельно начислится пособие по больничному. Итоговая сумма и удержанный НДФЛ встанут по факту отработанного времени.

Проверить связку «время → деньги» удобно расчётными листками: сравните количество отработанных дней и часов в листке с табелем. Если часы совпадают, а сумма кажется неверной — ищите причину не в табеле, а в настройке вида начисления.

Отчётность после корректировки: Т-13, НДФЛ и взносы

Исправление времени затрагивает не только внутренний табель, но и сданные отчёты. Пройдитесь по цепочке.

• 📊 Табель Т-13. Переформируйте отчёт за исправленный месяц и подшейте актуальную версию вместо прежней.
• 🧾 6-НДФЛ. Если из-за перерасчёта изменилась сумма дохода или налога прошлого периода, может понадобиться уточнённый расчёт. Текущий перерасчёт обычно попадает в отчёт того периода, в котором фактически пересчитан.
• 💰 РСВ. Изменение облагаемой базы за прошлый квартал — повод проверить, нужна ли корректировка расчёта по взносам.
• 📅 ЕФС-1. Если правка сдвинула периоды работы или виды времени, влияющие на стаж (отпуск за свой счёт, простой), проверьте подраздел по стажу. Взносы на травматизм администрирует СФР (бывший ФСС) — это один раз стоит учитывать при сверке.

Не на каждую правку табеля нужна уточнёнка. Если изменились только внутренние часы без влияния на суммы прошлых периодов, достаточно переформировать табель и пересчитать текущий месяц.

Ошибки, из-за которых табель расходится с расчётом

Эти промахи встречаются регулярно и дают расхождение между табелем и начисленной суммой — проверьте их, если цифры не сходятся.

• ❌ Правят печатную форму, а не документ. Исправленные вручную ячейки Т-13 исчезают при переформировании. Менять нужно график или отклонение.
• ❌ Меняют общий график вместо индивидуального. Время пересчитывается у всех сотрудников на этом графике, а не у одного. Для одного — только «Индивидуальный график».
• ❌ Два документа на одни даты. Больничный и командировка на одни и те же дни конфликтуют — время задваивается или вытесняется не тем видом. Проверяйте пересечение дат.
• ❌ Перепроводят закрытый месяц ради одного дня. Это ломает сданную отчётность. Разницу проводят текущим периодом через перерасчёт.
• ❌ Забывают пересчитать начисление. Табель поправили, а «Начисление зарплаты и взносов» не перезаполнили — суммы остались старыми.

Частые вопросы