Кто видит, сколько товара на складе: закрываем остатки ограничением доступа в УТ, ERP и УНФ

Скрыть остатки в 1С надёжно можно только правами доступа: включить флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав (в БП 3.0 — Администрирование → Настройки пользователей и прав), а затем в профиле группы доступа запретить нужные склады. Тогда сотрудник не увидит остаток закрытого склада ни в списке, ни в отчёте, ни в подборе товаров.

Частое заблуждение — что достаточно убрать колонку «Остаток» из формы через Ещё → Изменить форму. Это косметика: пользователь вернёт колонку за десять секунд или откроет регистр через «Все функции». Для учёта на складе, защиты коммерческой тайны и спокойствия руководителя нужен механизм, который работает на уровне данных, а не интерфейса.

С чего начать: что именно и от кого прячем

Перед настройкой ответьте на три вопроса. От ответов зависит, какой механизм выбрать.

• 🏬 Что скрываем. Весь склад целиком (например, «Ответхранение» или «Склад руководителя»), отдельные позиции или только точное количество, а факт наличия оставляем.
• 👥 От кого. Менеджеры по продажам, кладовщики других складов, операторы интернет-магазина, контрагенты через прайс-лист.
• 🔍 Где остаток может «утечь». Отчёты, подбор в документах, карточка номенклатуры, перемещения между складами, выгрузки в Excel и на сайт.

Обычно ответ сводится к одной из ситуаций.

Как скрыть остатки в 1С правами доступа

Права в УТ 11, ERP 2 и Комплексной автоматизации устроены одинаково: пользователь входит в группу доступа, группа построена на профиле, профиль задаёт роли и виды доступа. Именно виды доступа отвечают за «какие записи видно».

Шаг 1. Включите ограничение на уровне записей

1. Откройте Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
3. Программа может предложить обновить служебные данные доступа. Дождитесь окончания: на базе с сотнями тысяч документов это займёт от нескольких минут до часа.

Шаг 2. Настройте профиль группы доступа

1. Перейдите в Профили групп доступа и скопируйте типовой профиль, например «Менеджер по продажам». Типовые профили не правьте: при обновлении их перезапишут.
2. В копии откройте вкладку видов доступа. Найдите вид доступа, связанный со складами (в УТ 11 он называется «Склады»).
3. Выберите режим «Все запрещены, исключения назначаются в группах доступа». Так каждый новый склад по умолчанию будет закрыт.
4. Сохраните профиль.

Шаг 3. Назначьте разрешённые склады в группе доступа

1. Откройте Группы доступа и создайте группу на новом профиле, например «Продажи — Центральный склад».
2. На вкладке ограничений укажите склады, которые сотрудник видит: «Центральный», «Шоурум».
3. На вкладке участников добавьте пользователей.
4. Записать и закрыть.

Теперь менеджер не увидит остаток склада «Ответхранение» ни в ведомости, ни в подборе. Для него этого склада в базе как бы нет.

Шаг 4. Проверьте под пользователем

Настройка считается проверенной, только когда вы зайдёте в базу под тестовым пользователем с тем же профилем. Проверьте отчёт «Остатки и доступность товаров», «Ведомость по товарам на складах», подбор в заказе клиента и карточку номенклатуры.

Пользователи с профилем «Администратор» и ролью «Полные права» видят всё, ограничения на них не действуют. Если менеджеру по старой привычке выдали полные права, никакие склады его не остановят.

Отдельный склад и обособление товаров

Когда нужно скрыть не склад сотрудника, а конкретную партию — товар под крупный заказ, резерв руководителя, комиссионный товар, — работают два приёма.

Закрытый склад

Самый простой и прозрачный способ.

1. Создайте склад, например «Резерв (закрытый)», в справочнике складов.
2. Переместите на него нужный товар документом перемещения.
3. В группах доступа рядовых сотрудников этот склад не указывайте. При режиме «Все запрещены» он закроется автоматически.

Товар остаётся в учёте, в инвентаризации и в отчётах бухгалтерии. Его не видят только те, кому это не положено.

Обособленное обеспечение

В УТ 11.4 и ERP 2.4 есть обособленное обеспечение заказов. Товар закрепляется за конкретным заказом (назначением) и перестаёт считаться свободным остатком. Другие менеджеры видят, что товар физически на складе, но продать его не могут — в колонке доступного остатка его нет.

Опция включается в настройках раздела склада в НСИ и администрирование. Подходит, когда цель — не дать «перехватить» товар, а не скрыть его существование.

Скрытие колонок и полей в формах 1С

Настройка формы — не защита, но полезный инструмент, если пользователю просто мешают цифры. Например, оператору склада не нужна колонка цены, а консультанту в зале — точный остаток на дальнем складе.

Как убрать колонку из формы

1. Откройте нужную форму: список номенклатуры, подбор, документ.
2. Нажмите Ещё → Изменить форму.
3. Снимите флажок у колонки «Остаток» или «Доступно».
4. Нажмите «ОК».

Как распространить настройку на других

Чтобы не настраивать каждого вручную, используйте копирование настроек в Настройки пользователей и прав: настройте форму у одного пользователя и скопируйте внешний вид другим.

Почему это не защита:

• 🔓 пользователь сам вернёт колонку через ту же команду «Изменить форму»;
• 🔓 через «Все функции» он откроет регистр накопления с остатками напрямую;
• 🔓 те же данные покажет любой складской отчёт.

Цены и прайс-лист: показать наличие без цифр

Частая задача — менеджеры и клиенты должны знать, что товар есть, но не должны видеть точное количество. Конкурент может узнать объём закупки по прайс-листу с остатками, а покупатель — начать торговаться, увидев 2 000 штук.

Есть два рабочих подхода.

Градация вместо количества

В отчётах на системе компоновки данных (это почти все отчёты УТ и ERP) можно добавить пользовательское поле. В настройках отчёта перейдите в расширенный режим и создайте поле-выражение с условием «Выбор». Логика такая:

Выбор
  Когда [Свободный остаток] > 50 Тогда "Много"
  Когда [Свободный остаток] > 0 Тогда "Есть"
  Иначе "Под заказ"
Конец

Имя поля в квадратных скобках подставьте из списка доступных полей отчёта. Затем уберите из колонок исходное поле с количеством, оставьте только новое и сохраните вариант отчёта.

Прайс-лист по отдельному виду цен

В УТ 11 прайс-лист формируется по выбранным видам цен. Заведите отдельный вид цен для внешних клиентов и формируйте прайс-лист по нему без колонок остатков. Прайс отражает наличие только через сам факт присутствия позиции в списке — без цифр.

Отчёты по остаткам с ограничениями

Отчёт показывает ровно то, что разрешено пользователю на уровне записей. Это главный аргумент в пользу RLS: не нужно делать отдельные отчёты для разных отделов.

Как это выглядит на практике. В базе три склада: «Центральный» — 1 200 шт., «Шоурум» — 40 шт., «Ответхранение» — 800 шт. Менеджер с доступом к двум первым складам в ведомости по товарам увидит итог 1 240 шт. Руководитель с полным доступом — 2 040 шт.

Что учесть при работе с отчётами:

• 📊 Итоги считаются только по доступным записям. Сотрудник не узнает про скрытый склад даже по разнице итогов, если не знает общей цифры из другого источника.
• 📊 Видимость отчётов задаётся ролями в профиле. Если отчёт сотруднику не нужен вовсе, не давайте роль на него, а не прячьте его в меню.
• 📊 Рассылки отчётов проверьте отдельно: если рассылку настроил администратор, отчёт может сформироваться с его правами и уйти получателям с полными остатками.
• 📊 Внешние отчёты и обработки могут выбрать данные произвольным запросом. Право открывать их давайте только доверенным сотрудникам.

Ошибки при настройке конфиденциальности остатков

Эти промахи встречаются чаще всего, и каждый сводит настройку на нет.

• ❌ Флажок ограничения на уровне записей не включён. Виды доступа в профиле заполнены, но без флажка они не действуют.
• ❌ Режим «Все разрешены» в профиле. Новый склад создали — и он сразу виден всем. Для конфиденциальных складов используйте «Все запрещены».
• ❌ Сотрудник состоит в двух группах. Права в 1С складываются: если одна группа закрывает склад, а другая открывает, сотрудник склад видит.
• ❌ Правка типового профиля. После обновления конфигурации изменения пропадают. Работайте с копией.
• ❌ Кладовщику закрыли его же склад. Он не сможет провести приёмку и отгрузку. Ограничение должно оставлять доступ к складам, с которыми человек работает.
• ❌ Обмены и выгрузки не проверены. Выгрузку на сайт или в торговую площадку запускает регламентное задание под отдельным пользователем — у него свои права, и они обычно полные.

Частые вопросы