Смена абонента в 1С:Фреш: переключение, новый владелец и перенос базы

Сменить абонента в 1С:Фреш можно тремя способами, и выбор зависит от задачи. Если вы работаете в нескольких организациях под одним логином — переключитесь на нужного абонента в личном кабинете сервиса, это занимает секунды. Если меняется руководитель или ответственный — передайте абонента новому владельцу через обслуживающую организацию. Если базы нужно перевести в другой аккаунт — выгрузите данные и загрузите их у нового абонента.

Типичная ситуация: главбух ведёт три фирмы во Фреше, заходит под своим логином и видит не ту базу. Или директор уволил бухгалтера, который когда-то регистрировал аккаунт, и теперь никто не может оплатить тариф или добавить пользователя . Обе проблемы называют «сменить абонента», но решаются они по-разному.

Что такое абонент в 1С:Фреш и чем отличаются виды смены

Абонент — это учётная запись клиента в сервисе. Обычно одна организация или группа компаний. К абоненту привязаны:

• 📦 приложения — информационные базы (Бухгалтерия, ЗУП, УНФ и другие);
• 👥 пользователи и их роли;
• 💳 тариф, оплата и договор с обслуживающей организацией;
• 🧾 история счетов и заявок.

Логин пользователя и абонент — разные сущности. Один человек с одним логином может состоять в нескольких абонентах. Например, приходящий бухгалтер подключён к абонентам пяти клиентов и сам ни одним из них не владеет.

У каждого абонента есть владелец — пользователь, который отвечает за аккаунт. Чаще всего это тот, кто регистрировал абонента. Кроме владельца, бывают администраторы абонента (управляют пользователями и приложениями) и обычные пользователи (работают только в выданных базах).

Подготовка: что сделать до смены владельца или абонента

Переключение между абонентами не требует подготовки. А вот смена владельца и перенос базы затрагивают доступ всех сотрудников, поэтому сначала соберите данные.

1. Узнайте, кто сейчас владелец. Это видно в личном кабинете в списке пользователей абонента. Если доступа нет, спросите у обслуживающей организации — она есть в договоре или в счетах на оплату.
2. Составьте список пользователей. Логин, ФИО, роль в абоненте, к каким базам есть доступ. После переноса базы его придётся восстанавливать вручную.
3. Проверьте оплату. Задолженность по тарифу может ограничить операции с абонентом. Закройте долг заранее.
4. Сделайте резервную копию каждой базы. Сохраните выгрузку данных у себя на диске, а не только внутри сервиса.
5. Подготовьте документы для заявки. Реквизиты организации, ФИО и контакты нового владельца, письмо руководителя с просьбой о смене.

Что дать новому владельцу заранее:

• 📧 рабочую почту, а не личную — к ней будут приходить письма сервиса и восстановление пароля;
• 📱 действующий телефон для подтверждения входа;
• 🔑 собственный логин во Фреше — если его нет, пусть зарегистрируется как пользователь до подачи заявки.

Как переключиться на другого абонента в 1С:Фреш

Если вы состоите в нескольких абонентах, сервис показывает только один из них — активный. Остальные доступны в списке абонентов.

1. Войдите на 1cfresh.com под своим логином.
2. Откройте личный кабинет (менеджер сервиса).
3. Найдите в верхней части страницы название текущего абонента — оно стоит рядом с именем пользователя.
4. Нажмите на название и выберите нужного абонента из списка.
5. Сервис перестроит список приложений: появятся базы выбранной организации.
6. Запустите нужное приложение.

Если абонент всего один, списка выбора не будет. Это значит, что вас не подключили к другим абонентам. Попросите администратора нужной организации добавить вас по логину или почте.

Если вы приходящий бухгалтер

При работе с десятком клиентов удобнее не переключать абонентов, а сразу открывать базы по прямым ссылкам. Скопируйте адрес каждого приложения из адресной строки после запуска и сохраните в закладки браузера с названием клиента.

Ссылка ведёт в конкретную базу, но доступ по-прежнему проверяется по вашему логину. Если клиент отключит вас от своего абонента, ссылка перестанет работать.

Как сменить владельца абонента в 1С Фреш

Владельца нельзя «отжать» изнутри сервиса, просто войдя под чужим паролем. Смена владельца — юридически значимое действие: владелец отвечает за договор и оплату. Поэтому процедура идёт через заявку.

Шаг 1. Определите, кто обслуживает абонента

Во Фреше абонента сопровождает обслуживающая организация — партнёр фирмы «1С» или сам сервис, если вы подключались напрямую. Её название указано в договоре, в счетах и в личном кабинете в сведениях об абоненте.

Шаг 2. Подготовьте заявку

В заявке укажите:

• наименование и ИНН организации-абонента;
• код или название абонента в сервисе;
• ФИО и логин текущего владельца;
• ФИО, логин, почту и телефон нового владельца;
• причину смены (увольнение, смена директора, реорганизация).

Приложите письмо за подписью руководителя. Если заявку подаёт не директор, нужна доверенность на этого человека.

Шаг 3. Передайте заявку и дождитесь подтверждения

Отправьте заявку партнёру или в поддержку сервиса через форму обращения. Срок зависит от обслуживающей организации — обычно от одного до нескольких рабочих дней.

Когда смену проведут, новый владелец увидит в личном кабинете полный набор функций управления: пользователи, тариф, заявки.

Шаг 4. Решите судьбу старого владельца

После передачи прав прежний владелец остаётся обычным пользователем абонента. Если человек уволился:

1. Новый владелец заходит в личный кабинет.
2. Открывает список пользователей абонента.
3. Отключает прежнего владельца от абонента или снимает с него роль администратора.

Сам логин человека при этом не удаляется — он принадлежит ему, а не организации. Пропадает только доступ к вашим базам.

Как перенести базу к другому абоненту

Перенос нужен, когда база должна оказаться в чужом или новом аккаунте: при смене юрлица, при уходе к другому партнёру, при разделении бизнеса.

Выгрузка у старого абонента

1. Попросите всех пользователей завершить работу в базе.
2. Запустите приложение под администратором.
3. Выгрузите данные в файл — команда выгрузки есть в разделе Администрирование приложения, в группе обслуживания. Для конфигураций в сервисе сохраняется файл архива, предназначенный для загрузки во Фреш.
4. Сохраните файл на компьютер и проверьте его размер: файл в несколько килобайт означает, что выгрузка не прошла.

Альтернатива — резервная копия приложения из личного кабинета. Её тоже можно скачать и использовать для создания базы у другого абонента.

Загрузка у нового абонента

1. Войдите в личный кабинет нового абонента под владельцем или администратором.
2. Добавьте новое приложение той же конфигурации.
3. Выберите создание приложения из файла выгрузки и укажите сохранённый архив.
4. Дождитесь окончания загрузки — для базы в несколько гигабайт это может занять часы.

Сверьте релизы до загрузки. Выгрузка из более нового релиза в приложение с более старым релизом не загрузится: сначала дождитесь, пока у нового абонента конфигурация обновится до того же релиза.

Если перенос делает партнёр, он может перевести приложение между абонентами средствами сервиса, без выгрузки через ваш компьютер. Уточните эту возможность у обслуживающей организации: она бережёт время на больших базах.

Права доступа пользователей после смены абонента

Пользователи не переезжают вместе с базой автоматически. Пользователь информационной базы связан с логином сервиса, а логин — с абонентом. После переноса связь нужно восстановить.

Добавление пользователей в абонент

1. Владелец или администратор открывает в личном кабинете список пользователей абонента.
2. Добавляет сотрудника по логину или приглашает по электронной почте.
3. Назначает роль в абоненте: администратор или пользователь.
4. Отмечает приложения, к которым сотруднику нужен доступ.

Права внутри базы

Доступ к приложению ещё не означает права на документы. Права внутри конфигурации задаются отдельно, в самой базе: Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Там проверьте:

• ✅ профиль групп доступа — «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик» и так далее;
• ✅ ограничения по организациям, если в базе их несколько;
• ✅ дату запрета изменения данных — после переноса она сохраняется из старой базы.

Ошибки при смене абонента и как их решить

Отдельно о блокировке. Если тариф закончился, доступ к базам ограничивают, но данные не удаляют сразу. Поэтому не стоит в спешке регистрировать нового абонента и начинать учёт с нуля: сначала свяжитесь с партнёром и выясните, как вернуть доступ к старой базе.

Проверка после смены абонента

Когда процедура завершена, пройдите короткую проверку. Лучше сделать её в тот же день, пока старый доступ ещё можно восстановить.

Обмены требуют отдельного внимания. Настройки клиент-банка, 1С:ЭДО и отчётности привязаны к базе и сертификатам. После загрузки базы у другого абонента проверьте их вручную: отправьте тестовый запрос выписки и убедитесь, что входящие документы ЭДО приходят.

Сверить данные удобнее всего оборотно-сальдовой ведомостью за весь период. Сформируйте её в старой и новой базе на одну дату и сравните итоговые строки. Расхождение даже на одну копейку означает, что выгрузка была неполной.

Частые вопросы