Передача прав администратора 1С новому сотруднику без потери доступа к базе

Чтобы сменить администратора в 1С 8.3, войдите в программу под текущим администратором и откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Создайте карточку нового сотрудника, включите ему вход в программу, задайте пароль и добавьте в группу доступа «Администраторы». Затем зайдите под новой учётной записью, проверьте права и только после этого отключите старого администратора. Путь одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11.

Главный риск — остаться без единого пользователя с полными правами. Тогда базу не сможет обслуживать никто, а восстановить доступ без старого пароля бывает трудно. Поэтому порядок такой: сначала новый администратор, потом проверка, потом отключение прежнего.

Когда приходится менять администратора 1С

Поводов немного, и от повода зависит, насколько срочно и глубоко нужно всё менять.

• 👋 Увольнение сотрудника, который вёл базу. Самый частый случай. Доступ надо закрыть в день ухода.
• 🔄 Смена подрядчика. Обслуживающая фирма уходит, новая просит полные права.
• 🔐 Утечка пароля. Пароль администратора записан на стикере, в общем чате или в скрипте резервного копирования.
• 🏢 Реорганизация. Обязанности переходят от главного бухгалтера к ИТ-отделу или наоборот.
• 👥 Общая учётка «Администратор». Под одним логином работают трое. Нужно развести их по личным учётным записям, чтобы журнал регистрации показывал, кто что делал.

При увольнении не тяните с отключением: бывший сотрудник с полными правами может изменить любые данные, и в журнале это будет выглядеть как обычная работа.

Подготовка к передаче прав администратора

Перед началом выясните, где ещё используется учётная запись прежнего администратора. Сам пользователь в базе — только верхушка. Чаще ломается то, что было завязано на его логин и пароль.

Разберём неочевидные пункты.

Скрипты с паролем в открытом виде

Резервное копирование и пакетное обновление часто запускают командой вида:

"C:\Program Files\1cv8\8.3.24.1586\bin\1cv8.exe" DESIGNER /F"D:\Base\Buh" /N"Администратор" /P"пароль" /DumpIB"E:\Backup\buh.dt"

Параметры /N (имя пользователя) и /P (пароль) хранятся прямо в файле. Если сменить пароль или отключить пользователя , ночная копия перестанет создаваться, и об этом никто не узнает до первого сбоя. Найдите такие файлы в планировщике заданий Windows и на сервере заранее.

Интернет-поддержка и электронные подписи

Логин Интернет-поддержки подключается к базе отдельно от пользователей 1С. Если это был личный логин ушедшего сотрудника, переподключите на логин организации: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Сертификаты подписи для отчётности и ЭДО выпускаются на конкретного человека. С правами администратора базы они не связаны, но при увольнении ответственного их тоже придётся заменить.

Способы сменить администратора в 1С: пошагово

Способ выбирают по ситуации. Короткое сравнение:

Способ 1. Новый администратор в режиме 1С:Предприятие

Подходит для всех типовых конфигураций на интерфейсе «Такси».

1. Войдите в базу под текущим администратором.
2. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
3. Нажмите Создать. Укажите полное имя сотрудника. Если сотрудник есть в справочнике «Физические лица», выберите его в карточке.
4. Отметьте флажок «Вход в программу разрешен».
5. В блоке аутентификации задайте имя для входа и нажмите Установить пароль. Пароль — не короче 8 символов, с цифрами и буквами разного регистра.
6. Если в организации домен Windows, можно дополнительно включить аутентификацию операционной системы и указать доменную учётку ДОМЕН\Логин. Тогда пароль 1С при входе не спрашивается.
7. Запишите карточку.
8. Откройте Права доступа в карточке пользователя и включите группу «Администраторы» (в упрощённом режиме прав — профиль «Администратор»). Запишите.

Во многих конфигурациях права можно назначить и с другой стороны: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, открыть группу «Администраторы» и добавить туда сотрудника.

Способ 2. Расширить права действующего сотрудника

Если новый администратор уже работает в базе, например главный бухгалтер, новую карточку не создают. Откройте его пользователя и добавьте группу «Администраторы».

Посмотрите, в каких группах он состоял раньше. Профиль администратора даёт полный доступ, поэтому ограничительные группы вроде «Только просмотр» он перекроет. Но при следующей ревизии прав такие «хвосты» запутают. Лучше оставить одну группу.

Способ 3. Срочно закрыть доступ сменой пароля

Если администратор уходит сегодня, а разбираться с учётками некогда, сначала поменяйте пароль. Откройте его карточку, нажмите Установить пароль, введите новый. Это займёт минуту.

После этого всё равно разведите людей по личным учёткам по способу 1. Общий логин — источник следующей проблемы.

Способ 4. Через Конфигуратор

В Конфигураторе список пользователей открывается через Администрирование → Пользователи. Новому администратору нужны роли «Полные права» и «Администратор системы» (так они называются в типовых конфигурациях на БСП).

В типовых конфигурациях этот путь — запасной. Пользователь информационной базы связан с элементом справочника «Пользователи». Если создать его только в Конфигураторе, карточка в справочнике может не появиться или не получить групп доступа, и часть механизмов прав будет работать неверно.

Конфигуратор для смены администратора в типовой БП, ЗУП или УТ используйте только когда режим 1С:Предприятие недоступен.

Что делать со старым администратором

Пользователя, который работал в базе, не удаляйте. Он указан ответственным в документах, автором изменений в журнале регистрации, исполнителем задач. Удаление оставит битые ссылки.

Правильно так:

1. Снимите флажок «Вход в программу разрешен».
2. Исключите его из группы «Администраторы».
3. Если в карточке есть флажок «Недействителен», отметьте его: пользователь пропадёт из списков выбора.

Кто ещё считается администратором: сервер, СУБД, облако

В клиент-серверном варианте «администратор 1С» — это несколько разных ролей. Смена пользователя внутри базы не трогает остальные.

Администратор кластера

Если старый администратор знал пароль администратора кластера, поменяйте и его. В консоли администрирования серверов 1С откройте кластер, узел «Администраторы», создайте новую запись и удалите старую. Сначала проверьте, что под новой записью консоль подключается.

Если пароль администратора кластера утерян, кластер не пересоздавайте: так можно потерять регистрацию баз. Обратитесь к администратору сервера. Обычно восстанавливают конфигурационные файлы кластера из резервной копии, предварительно остановив службу «Агент сервера 1С:Предприятия».

Облачная 1С

В облаке права делятся на две части.

• ☁️ Администратор приложения — пользователь внутри базы. Назначается так же, как в коробке, через Администрирование → Настройки пользователей и прав.
• 🧾 Владелец или администратор абонента — роль в личном кабинете сервиса. Она решает, кто приглашает пользователей, подключает приложения и оплачивает тариф.

У большинства провайдеров пользователей приглашают и права абонента меняют в личном кабинете, а не в базе. Смену владельца абонента часто оформляют только через техподдержку провайдера по письму от организации. Если прежний администратор был единственным владельцем кабинета, напишите провайдеру до его увольнения: так быстрее, чем доказывать права потом.

Как проверить, что новый администратор получил полные права

Проверку делайте под новой учётной записью, а не под старой. Закройте все окна 1С и запуститесь заново.

1. Вход. База открывается под новым логином без ошибок.
2. Раздел «Администрирование». Он виден в панели разделов, внутри доступны «Настройки пользователей и прав».
3. Работа с пользователями. Новый администратор может открыть карточку любого пользователя и нажать Установить пароль.
4. Журнал регистрации. Открывается через Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, в нём видны события других пользователей.
5. Конфигуратор. Если администратор будет обновлять базу, проверьте вход в Конфигуратор под его логином.
6. Старый администратор. Попробуйте войти под старым логином. Вход должен быть запрещён.

Если смена администратора прошла неудачно

Худший сценарий — старого администратора уже отключили, а новый не работает. Варианты зависят от того, остался ли в базе хоть один пользователь с полными правами.

Есть другой пользователь с полными правами

Войдите под ним и исправьте карточку нового администратора: вход, пароль, группу доступа. Это самый простой случай. Поэтому полезно заранее иметь две административные учётки, например у главного бухгалтера и у ИТ-специалиста.

Права есть только в Конфигураторе

Если в Конфигуратор пускает пользователь с ролью «Полные права», зайдите в Администрирование → Пользователи и включите вход старому администратору или добавьте роли новому. Затем запустите Предприятие и приведите в порядок карточку в справочнике «Пользователи», чтобы права совпадали.

Полных прав нет ни у кого

Тогда ни один пользователь не может управлять другими. Порядок действий:

1. Найдите резервную копию, сделанную до смены администратора. Восстановите её в отдельную копию базы, проверьте вход и перенесите изменения.
2. Если копии нет, обратитесь к обслуживающей организации или партнёру фирмы 1С. Доступ к собственной базе восстанавливают легально, но это работа специалиста.

Откатить изменения

Если вы сделали выгрузку .dt перед началом, откат занимает несколько минут. Загрузка информационной базы из .dt требует монопольного режима и заменит все данные, внесённые после выгрузки. Предупредите пользователей и выберите время, когда в базе никто не работает.

Частые вопросы