Новый руководитель организации: что поменять в Бухгалтерии, ЗУП и отчётности 1С

Сменить директора в 1С — значит добавить нового руководителя в историю ответственных лиц организации с датой начала полномочий, а не переписать ФИО поверх старого. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это делается в карточке организации (Главное → Организации, блок подписей), в 1С:ЗУП 3.1 — в карточке организации в Настройка → Организации плюс кадровыми документами. После этого обновляют подписанта в 1С-Отчетности и получают на нового директора КЭП.

Если затереть старую запись, все документы задним числом «подпишет» новый руководитель: акты, счета-фактуры, приказы за прошлые периоды. Правильная запись с датой этого не допускает: документ до даты смены печатается со старым директором, после — с новым.

Подготовка: документы и дата, с которой меняется руководитель

До работы в базе соберите бумаги. Дата смены в 1С берётся из них, а не из дня, когда вы дошли до компьютера.

📄 Что нужно на руках:

• решение участника или протокол общего собрания о назначении нового директора и прекращении полномочий прежнего;
• приказ о вступлении в должность нового руководителя;
• трудовой договор с новым директором (особенности — глава 43 ТК РФ);
• лист записи ЕГРЮЛ после подачи формы Р13014 в налоговую.

📅 Какую дату ставить. В учёте используют дату вступления в должность из приказа. Налоговая внесёт запись в ЕГРЮЛ позже, но полномочия руководителя возникают с даты решения участников, а не с даты регистрации. Подать сведения в ЕГРЮЛ нужно в срок, который задаёт статья 5 Закона № 129-ФЗ, — он короткий, считанные рабочие дни.

✅ Проверка полномочий. Убедитесь, что новый руководитель есть в справочнике физических лиц базы и его паспортные данные, ИНН и СНИЛС заполнены. В ЗУП это понадобится для приёма на работу, в Бухгалтерии — для выбора в подписях.

Смена директора в 1С:Бухгалтерии 3.0 — ответственные лица организации

Руководитель, главный бухгалтер и кассир в БП хранятся в периодических сведениях. У каждой записи есть дата «Действует с».

Пошагово

1. Откройте Главное → Организации и вашу организацию.
2. Разверните блок Подписи. В старых релизах вместо него — ссылка «Ответственные лица» в карточке.
3. Рядом с полем руководителя откройте историю изменений (ссылка «История» или кнопка выбора с часами).
4. Добавьте новую строку: дата — день вступления в должность, физическое лицо — новый директор, должность — как в приказе («Генеральный директор», «Директор»).
5. Сохраните запись и закройте карточку командой Записать и закрыть.

Не редактируйте существующую строку прежнего директора — создавайте новую. Иначе он пропадёт из всех старых документов.

Если прежний руководитель был и главным бухгалтером

В малых ООО директор часто ведёт учёт сам. Тогда в истории главного бухгалтера тоже добавьте запись с той же датой. Если бухгалтера нет и учёт ведёт новый руководитель, укажите его и в этой роли — иначе в печатных формах поле подписи останется пустым.

Зарплата в Бухгалтерии

Если зарплата ведётся прямо в БП, оформите кадровые документы в разделе Зарплата и кадры: прием нового директора и увольнение прежнего. Без приёма на работу физическое лицо можно выбрать в подписях, но начислить ему зарплату не получится.

Смена руководителя в 1С:ЗУП 3.1 — кадровые документы и ответственные лица

В ЗУП смена директора — две независимые части: кадровая (приём и увольнение) и справочная (кто подписывает приказы и отчёты).

Кадровая часть

Для директора — единственного участника ООО без трудового договора порядок выплат и взносов отдельный, это решается с бухгалтером до оформления.

Ответственные лица

1. Откройте Настройка → Организации и карточку организации.
2. Найдите блок ответственных лиц: руководитель, главный бухгалтер, кассир, ответственный за кадры.
3. По ссылке истории добавьте новую запись с датой вступления в должность.
4. Выберите сотрудника или физическое лицо и должность.
5. Запишите карточку.

Сразу проверьте подписи в приказах. Многие печатные формы ЗУП берут руководителя на дату документа, поэтому приказ на увольнение прежнего директора, датированный днём до смены, подпишет он сам.

Подписи в первичке и банковских документах

После правки ответственных лиц печатные формы подтягивают нового директора сами. Это касается:

• 🧾 счетов на оплату, актов, УПД и товарных накладных;
• 🏦 платёжных поручений, если в них печатается подпись;
• 💰 кассовых документов — ПКО, РКО, кассовой книги;
• 📑 доверенностей на получение ТМЦ.

Факсимиле и логотип

Если в счетах на оплату стоит скан подписи прежнего директора, замените его. Изображение подписи загружается в карточке организации, в блоке логотипа и факсимиле. Новый файл — подпись нового руководителя на белом фоне в PNG.

Документы, где подписант выбирается вручную

В части документов подписант хранится в самом документе. Пример — доверенности, некоторые договоры и формы, где поле «Руководитель» заполняется при создании. Шаблоны и ранее созданные, но не распечатанные документы откройте и проверьте поле подписи.

Банк и обмен с банком из 1С

Банк узнаёт о смене директора не из 1С, а из ваших документов: решения о назначении и новой карточки с образцами подписей или её электронного аналога. Пока банк не обновил право подписи, платёжки с подписью нового руководителя он не исполнит.

Если платёжные поручения уходят из 1С через прямой обмен с банком, настройку обмена после смены директора проверьте отдельно:

• 🔑 сертификат прежнего руководителя удалите из настроек подписи;
• 🆕 добавьте сертификат нового директора, выданный или зарегистрированный банком;
• 🧪 отправьте одну небольшую платёжку и убедитесь, что банк её принял.

Контрагенты: когда директор сменился у партнёра

Обратная ситуация: директор поменялся не у вас, а у покупателя или поставщика. Тогда меняются данные в справочнике Справочники → Контрагенты.

1. Откройте карточку контрагента.
2. Обновите реквизиты из ЕГРЮЛ командой заполнения по ИНН — она работает при подключённой интернет-поддержке и сервисе 1С:Контрагент.
3. Перейдите к контактным лицам контрагента и добавьте нового руководителя. Прежнему поставьте отметку о неактуальности или удалите роль руководителя.
4. Если в договорах с контрагентом указан подписант с их стороны, обновите его в карточке договора.

Сам по себе новый директор партнёра не требует перезаключать договор. Но в новых допсоглашениях и актах сверки подписантом будет новое лицо.

Отчётность после смены директора: 1С-Отчетность, КЭП и МЧД

Здесь смена руководителя влияет сильнее всего. Отчёты в ФНС, СФР и Росстат подписывает электронной подписью директор или бухгалтер по доверенности.

КЭП нового директора

КЭП для руководителя юрлица выдаёт удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица. Подпись прежнего директора после ухода использовать нельзя. Получите новую КЭП до ближайшего срока сдачи отчётности.

Замена подписанта в 1С-Отчетности

1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. В настройках 1С-Отчетности найдите заявление на изменение параметров подключения.
3. Укажите нового руководителя и новый сертификат.
4. Отправьте заявление и дождитесь его обработки оператором.

До одобрения заявления отправлять отчёты с подписью нового директора через этот документооборот не получится.

МЧД бухгалтера

С сентября 2023 года бухгалтер, подписывающий отчётность своей КЭП, работает по машиночитаемой доверенности. Её подписывает руководитель. Смена директора по ГК РФ сама не прекращает выданную доверенность, но в ФНС и у операторов на этот счёт бывают свои требования. Практичный вариант — выпустить новую МЧД за подписью нового директора и зарегистрировать её до сдачи отчётов.

Титульные листы отчётов

Регламентированный отчёт берёт подписанта из ответственных лиц на дату заполнения. Если отчёт за квартал создан до смены, а сдаётся после неё, перезаполните титульный лист или поменяйте подписанта вручную. Подписывает отчёт тот, кто руководит компанией в день отправки.

Как проверить, что смена директора в 1С прошла корректно

Проверка занимает несколько минут и ловит почти все ошибки ввода.

Две печатные формы

Сформируйте любой счёт на оплату или акт двумя датами: днём до смены и днём после. В первом должен стоять прежний руководитель, во втором — новый. Если в обоих новый, значит, вы отредактировали старую запись вместо добавления новой.

История ответственных лиц

Откройте историю в карточке организации. Записей должно быть несколько, по одной на каждого руководителя, отсортированных по дате. Дубли с одной датой удалите — программа возьмёт одну из них непредсказуемо.

Кадровые данные

В ЗУП откройте список сотрудников с отбором по должности руководителя. На дату после смены там должен быть один действующий директор. Если их два, прежний не уволен или не переведён.

Отчётность

Откройте черновик ближайшей декларации и проверьте на титульном листе подписанта, ФИО и ИНН. Затем отправьте тестовое заявление или проверьте статус заявления в 1С-Отчетности.

Частые вопросы