Сотрудник вышел замуж: как отразить новую фамилию в 1С, чтобы не испортить старые документы и отчёты

Чтобы сменить фамилию сотрудника в 1С, не перепечатывайте ФИО поверх старого. В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте карточку сотрудника, перейдите в историю изменения ФИО (гиперссылка рядом с полем ФИО) и добавьте новую запись с датой, с которой действует новая фамилия. Затем так же, через историю, внесите новый паспорт. Документы до этой даты останутся со старой фамилией, после — пойдут с новой.

Номер СНИЛС и ИНН при смене фамилии не меняются. Пересчитывать зарплату тоже не нужно: сумма начислений, НДФЛ и взносы от фамилии не зависят. Меняются только печатные формы, отчёты и платёжные данные банка.

Что подготовить до правки карточки

Основание для изменения — документы от работника, а не устная просьба. Без них кадровик вносит данные, которые потом не совпадут с паспортом в СФР и банке.

📄 Что запросить у сотрудника:

• письменное заявление об изменении персональных данных (в свободной форме или по шаблону компании);
• копию свидетельства о браке (расторжении брака) или о перемене имени;
• новый паспорт — после его получения. До замены паспорта человек работает по старому;
• при необходимости — новые банковские реквизиты, если банк перевыпустил карту на новое имя.

Что делает кадровая служба помимо 1С:

1. Оформляет внутренний приказ или распоряжение об изменении учётных данных — по правилам компании, единой формы нет.
2. Вносит запись в бумажную трудовую книжку, если работник её ведёт: старая фамилия зачёркивается одной чертой, новая пишется рядом, на основании документа. Порядок ведения — в приказе Минтруда № 320н.
3. Исправляет личную карточку Т-2 и, при необходимости, заключает дополнительное соглашение к трудовому договору (часто ограничиваются приказом — это решает компания).

Как изменить фамилию сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП ФИО хранится у физического лица с историей. Это главное, что нужно знать: у каждой записи своя дата начала действия.

Пошагово через историю ФИО

1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите сотрудника.
2. В карточке рядом с полем ФИО нажмите гиперссылку истории изменения.
3. В открывшемся окне добавьте новую строку.
4. Укажите дату, с которой действует новая фамилия.
5. Заполните фамилию, имя и отчество полностью — даже если поменялась только фамилия.
6. Нажмите ОК и запишите карточку.

После записи программа предложит обновить наименование сотрудника в списке. Соглашайтесь: иначе в списке и в документах-основаниях долго будет «висеть» старая фамилия, и коллеги будут искать человека по ней.

Когда ФИО можно править без истории

Есть один случай, когда история не нужна: в фамилии была опечатка при приёме. Тогда исправляйте запись прямо в истории (меняете саму строку, а не добавляете новую). Документы за все периоды перепечатаются с верным написанием — это и нужно.

Новые паспортные данные и СНИЛС в карточке

Паспорт после смены фамилии подлежит замене, поэтому новый документ сотрудник обычно приносит через несколько недель после свидетельства о браке. В 1С паспорт, как и ФИО, хранится с историей.

Паспорт

1. В карточке сотрудника найдите блок документа, удостоверяющего личность.
2. Откройте его историю и добавьте новую запись.
3. Укажите вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения.
4. Дату действия ставьте равной дате выдачи нового паспорта.
5. Запишите карточку.

Старый паспорт удалять не нужно. Он останется в истории и попадёт в отчёты за периоды, когда был действующим.

СНИЛС и ИНН

• 🔢 СНИЛС — номер остаётся прежним. В карточке ничего не правите.
• 🔢 ИНН — тоже не меняется. Налоговая обновит сведения сама по данным МВД и ЗАГС.
• 🏦 Сведения в СФР — индивидуальный лицевой счёт должен содержать новую фамилию. Работник может обновить данные сам через клиентскую службу фонда, либо работодатель передаёт анкету на изменение анкетных данных застрахованного лица (форма АДВ-2) по просьбе сотрудника.

Смена фамилии в 1С:Бухгалтерии 3.0

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, порядок тот же, что в ЗУП, только путь другой.

Важный момент для связки ЗУП + Бухгалтерия. Физические лица в такой схеме обычно переносятся из ЗУП обменом. Если поправить фамилию в Бухгалтерии вручную, следующая синхронизация может её перезаписать или создать расхождение. Меняйте только в ЗУП и запускайте обмен.

Отдельно проверьте контрагентов. Если сотруднику выдавали подотчёт или займ, он мог быть заведён ещё и контрагентом. Наименование контрагента обновляется вручную — оно не связано с карточкой физлица.

Что будет с зарплатой, НДФЛ и банком

Расчёт зарплаты от фамилии не зависит. Оклад, начисления, удержания, стандартные вычеты по НДФЛ остаются как были. Перерасчёт делать не нужно.

Что реально меняется:

• 📃 Расчётные листки — с даты из истории печатаются на новую фамилию.
• 🏦 Зарплатный проект — банк знает человека по старой фамилии. Если отправить ведомость с новой фамилией до перевыпуска карты, банк может вернуть деньги из-за несовпадения данных.
• 💳 Лицевой счёт — номер счёта обычно не меняется, но уточните у банка. Если счёт новый — заведите его в карточке сотрудника и укажите в ведомости.
• 📑 Исполнительные листы и алименты — если сотрудник получатель алиментов по другим делам или плательщик, проверьте реквизиты получателей отдельно.

Порядок действий с банком

1. Работник сообщает в банк о смене фамилии и меняет данные по своему счёту.
2. Банк подтверждает перевыпуск карты или изменение данных.
3. Только после этого бухгалтер отправляет ведомость в банк с новой фамилией.
4. Если зарплатный проект работает через обмен файлами, проверьте, что в файле реестра ушла новая фамилия, а не закэшированная старая.

Отчётность в ФНС и СФР после смены фамилии

Отчёты берут ФИО на дату формирования или на конец периода. Поэтому важно, чтобы история ФИО была внесена до сдачи ближайшей отчётности.

С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд (СФР), поэтому сведения о стаже и персучёте уходят туда.

Как проверить данные до отправки

1. Сформируйте отчёт за период, в котором сменилась фамилия.
2. Найдите сотрудника в разделе 3 РСВ: ФИО и паспорт должны быть новыми, СНИЛС — прежним.
3. Прогоните встроенную проверку отчёта и проверку через сервис отправки (1С-Отчётность или внешний оператор).
4. Если пришёл отказ по несовпадению ФИО и СНИЛС — уточните у работника, обновил ли он данные в СФР. Если нет — сначала подайте анкету, затем сдайте корректировку.

Подписи, электронная подпись и пользователь 1С

Чаще всего это забывают, если фамилию меняет руководитель, главный бухгалтер или кассир.

• ✍️ Ответственные лица организации. В карточке организации есть подписи и ответственные лица (руководитель, главбух, кассир). Там тоже ведётся история по датам: добавьте запись с новой фамилией, иначе в печатных формах останется старая расшифровка подписи.
• 🔐 Сертификат КЭП. Квалифицированная подпись выпускается на конкретное ФИО. После смены фамилии подписывать старым сертификатом нельзя — нужно получить новый и прописать его в 1С-Отчётности и ЭДО.
• 📎 Машиночитаемая доверенность. Если сотрудник подписывает документы по МЧД, её придётся выпустить заново на новое ФИО.
• 👤 Пользователь 1С. Имя пользователя программы (Администрирование → Пользователи) отдельно от физлица. Переименуйте, чтобы в журнале регистрации и в поле «Ответственный» отображалась актуальная фамилия. Имя для входа меняйте только предупредив человека.

Типичные ошибки и как их исправить

Почти все ошибки здесь — от спешки: фамилию поменяли «в поле», не дожидаясь паспорта, или в двух базах разом.

Частые вопросы